Все виды инструктажей по охране труда организуются работодателями и проводятся на основании постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, которым утверждены Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда (далее – Правила). В соответствии с Правилами на каждый вид инструктажа разрабатываются программа, а дополнительно – и инструкция по его проведению, в которой обычно фиксируются все организационные аспекты: полномочия (ответственный / заместитель), сроки, время и место проведения, форма журнала и его оформление (нумерация листов, прошивка, удостоверение и т.п.).
Когда отдел охраны труда вашей организации будет актуализировать программу вводного инструктажа по охране труда в соответствии с Правилами или разрабатывать соответствующую инструкцию, постарайтесь во взаимодействии со специалистами по охране труда регламентировать и архивную технологию работы с журналом, о которой вы задаете вопрос.
Покажите коллегам п. 4.28 действующих пока Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года). В ведении журнала, который представляет собой дело, важное значение имеет точная датировка записей, на основании которой оформляется заголовок журнала и даты начала и окончания его ведения. Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; п. 1.2) прямо устанавливают, что «если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале». Таким образом, год внесения последней записи в журнал будет годом его исполнения как документа журнальной формы (и одновременно соответствующего дела). Срок хранения журнала будет исчисляться с 1 января года, следующего за годом внесения в него последней записи.
Таким образом, вы совершенно правильно предполагаете, что соответствующий журнал может быть подготовлен для передачи на архивное хранение. Только имейте в виду, что каждый журнал вводного инструктажа ведется как «переходящее» дело до тех пор, пока не закончится (а не по томам), что необходимо отразить в номенклатуре дел и в соответствующих годовых разделах описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, которые составляются в отделе охраны труда.
Срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда – 45 лет по ст. 423 а) Перечня типовых управленческих архивных документов:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
А в нашей статье, которую вы упоминаете в вопросе, речь шла о совершенно иной ситуации, когда необходимо вводить утвержденную новую форму журнала инструктажей по пожарной безопасности, а записи в старой форме журнала будут актуальными / действительными до проведения новых периодических инструктажей, которые будут документироваться в журнале новой формы.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).
Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?
Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.
Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
