Рекомендуем в плановом порядке разработать локальный нормативный акт – Правила формирования и ведения личных дел государственных гражданских служащих в зависимости от их категорий и работников типовых вспомогательных подразделений. Основой для разработки подобных документов в государственных органах и органах местного самоуправления является Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Изменения, внесенные в это Положение, акцентировали внимание кадровых служб на соблюдении правил и порядка обработки персональных данных государственных гражданских служащих и кадрового резерва, которые относятся к сведениям конфиденциального характера.
Но требования к составу документов личного дела и последовательности их расположения внутри дела остались стабильными и в основном соответствующими общим архивным правилам обработки дел и ведения дел-досье (п. 16 Положения), в которых документам присваиваются очередные порядковые номера по мере их включения в дело. Обратите внимание, что в соответствии с п. 17 Положения в состав обязательных документов необходимо включить лист ознакомления с документами личного дела, а п. 18 прямо закрепляет, что документы личного дела нумеруются и к личному делу прилагается опись.
Под этой описью понимается внутренняя опись документов дела, в которую вносятся номера листов документов, которыми пополняется личное дело (каждый том). Документы в деле (в каждом его томе) располагаются в хронологической последовательности и нумеруются в валовом порядке. Таким образом, первыми документами в каждом томе личного дела гражданского служащего будут:
- лист ознакомления с документами личного дела;
- внутренняя опись документов личного дела.
Кадровая служба министерства «А»:
- после завершения 1-го тома личного дела (250 листов + листы внутренней описи) оформляет лист-заверитель к 1-му тому дела, чтобы отразить особенности его формирования, и прошивает дело на 4 отверстия. Документы, возникающие в ходе продолжения службы, продолжают формироваться в составе 2-го тома личного дела в хронологическом порядке и фиксироваться во внутренней описи 2-го тома;
- а после увольнения гражданского служащего ко 2-му тому личного дела в таком же порядке оформляется свой отдельный лист-заверитель (фиксируются 100 листов дела + листы внутренней описи).
То есть в кадровой службе министерства «А» ведется одно личное дело в нескольких томах. Заметьте, что индекс и заголовок дела освобожденного от занимаемой должности служащего должны быть включены в опись дел по личному составу или в отдельную опись личных дел не ранее, чем через 1 год и не позднее чем через 3 года, следующего за годом увольнения. Личные дела и опись личных дел продолжают хранится в кадровой службе в зоне ответственности сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению и учету личных дел и возложена ответственность за обработку и защиту персональных данных, содержащихся в документах личного дела.
Когда государственный служащий вновь поступает на гражданскую службу в министерство «Б», то его кадровая служба:
- самостоятельно формирует его личное дело в соответствии со ст. 16 Положения, поскольку при приеме требуется актуальная информация и сведения, достоверные на дату заключения служебного контракта. Оформляются лист ознакомления и внутренняя опись документов дела, в которую вносятся документы, полученные и подписанные / удостоверенные на дату заключения служебного контракта. Заметьте, что последовательность расположения документов в любом личном деле – логически-хронологическая;
- кадровая служба министерства «Б» письменно запрашивает в министерстве «А» личное дело служащего, которое уже в обработанном виде находится на хранении. Прием-передача личного дела оформляется актом, форму которого самостоятельно разрабатывает кадровая служба по типовому формуляру данного вида документа, т.к. какая-то утвержденная единообразная форма такого акта в Положении отсутствует;
- получив 2 тома личного дела из министерства «А», кадровая служба министерства «Б» проверяет его полноту по внутренним описям к каждому тому, делает отметку об их получении (дата получения и номера дел) в журнале учета личных дел, в котором уже зарегистрировано новое личное дело нового служащего с номером, присвоенным в министерстве «Б» (условный том 3), и вносит необходимые изменения на обложку каждого тома полученного дела.
В Примере 1 мы показали, какие изменения необходимо сделать сотрудникам министерства «Б» на каждом полученном томе личного дела из министерства «А» (см. оранжевый текст): старые данные берутся в скобки и рядом добавляются новые. Здесь отражена ситуация, когда:
- в номенклатуре дел министерства «Б» дело «Личные дела государственных служащих» имеет индекс 04-18;
- а личное дело Добровольского П.С. по журналу учета личных дел в министерстве «Б» получает порядковый номер 28;
- при этом служащий продолжает трудиться в отделе с таким же наименованием, которое было у него по предыдущему месту работы, поэтому данные сведения на обложке дела не корректируются.
Архивный шифр на деле может быть проставлен только после его включения в опись, а личное дело в опись отдел кадров министерства «А» включает в течение 1-3 лет после увольнения (поэтому архивный шифр в Примере 3 пока не заполнен, см. «!»).
Пример 1. Изменения на обложке дела после его передачи в Министерство «Б»
