Минимально необходимые учетные документы в архиве организации

Тогда надо назначить ответственным за архивное хранение документов организации наиболее подходящего для этой работы сотрудника¹.

И он должен вести учет документов в архиве по крайней мере, оформляя обязательную часть учетных документов – они перечислены в п. 118 новых архивных Правил 2023 года:

И он должен вести учет документов в архиве по крайней мере, оформляя обязательную часть учетных документов – они перечислены в п. 118 новых архивных Правил 2023 года:

Несмотря на то что организация не является источником комплектования архива и в ней отсутствует и не планируется архив как структурное подразделение, Федеральным законом об архивном деле² на абсолютно каждую организацию возложена обязанность по обеспечению финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов (статья 15), т.е. по организации архивного хранения.

И Федеральный закон об архивном деле, и Правила 2023 года предлагают только вариативность организации архивного хранения в негосударственных компаниях:

• либо как структурное подразделение,
• либо через возложение обязанностей.

Для оформления совмещения или совместительства «должность архивиста» должна быть в штатном расписании, а порой даже этого нет. Потому на практике часто делается просто назначение ответственного за архив «методом тыка» (просто приказом и без допвознаграждения за данную работу). Причем такая ситуация типична и для источников комплектования архивов, и это непроходящая головная боль для нас, архивистов, потому что обязанности ответственного за архив самим назначенным воспринимаются как досадная непонятная нагрузка.

И тем не менее пренебрегать организацией архивного дела в негосударственной организации не следует: с недавнего времени архивные органы субъектов РФ наделены правом осуществления контрольно-надзорной деятельности³. В случае обнаружения проблем с хранением архивных документов, они могут известить об этом органы прокуратуры, в моей практике было несколько таких случаев.