Если все проекты доверенностей составляются в электронной форме и вместе с электронным журналом регистрации хранятся их файлы, то в журнале, который ведется в бумажной форме, можно фиксировать только:
Организационно вы можете разделить документопоток доверенностей на 2 части:
Доверенности на представление интересов всего юридического лица и реализацию широкого круга полномочий (занимают 2–3 страницы текста) обычно рассматриваются как генеральные. Их необходимо изготавливать в бумажной форме и регистрировать в бумажном журнале, поскольку срок их хранения – постоянный (например, см. ст. 60, 61, 119, 152 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Форма журнала регистрации генеральных доверенностей может быть такой, как мы показали в Примере. Для удобства контроля срока действия полномочий доверенных лиц в журнале эту информацию лучше разделить на 2 части, включив отдельными графами «Срок действия» и «Дата окончания срока полномочий».
Пример. Журнал регистрации генеральных доверенностей
После подписания доверенности и регистрации ее в журнале вы вполне можете:
Специальные и разовые доверенности можно регистрировать в отдельном электронном журнале (таблице) и хранить их проекты также в электронной форме без изготовления бумажных копий (завести специальную директорию с коллективным доступом и возможностью подписывать доверенности усиленной квалифицированной электронной подписью). Срок хранения таких доверенностей, как правило, не более 5 лет после реализации полномочий (см., например, ст. 60 ПТУД во фрагменте документа выше).
Если организация будет реализовывать проект разработки и внедрения СЭД, рекомендуем для работы с доверенностями предусмотреть самостоятельную базу данных и классификаторы для оформления доверенностей в статусе электронного оригинала, а также для управления ими с учетом электронного взаимодействия с партнерами и контрагентами.
В заключение заметим, что в ряде случаев организации удобнее оставить у себя оригинал доверенности (прежде всего, генеральной), а доверенному лицу выдать ее нотариально заверенную копию. Так поступают обычно в организациях с территориально распределенной структурой, когда руководителям представительств (филиалов) и их заместителям оформляют доверенности на представление интересов головной организации и реализацию определенных направлений деятельности на конкретной территории.
Но в связи с развитием единой базы данных доверенностей, которая формируется в зоне ответственности Федеральной нотариальной палаты, заверение копий генеральных и специальных доверенностей утратит актуальность. В момент нотариального удостоверения подписей доверителя и доверенного лица на доверенности (подлиннике) все сведения о ней, о доверителе, доверенном лице и сроке действия, а также статусе («действующая / отменена / отозвана») будут доступны для проверки в режиме онлайн.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Выясняем, какие квалифицированные электронные подписи можно использовать, а также в каком случае и кому понадобятся машиночитаемые доверенности от компании. Рассказываем, как с их помощью подписывать и пересылать электронные подлинники документов; как проверять действительность машиночитаемых доверенностей; что представляют собой блокчейн-хранилища таких доверенностей.
Управление Ростехнадзора при получении представителем организации документов по результатам регистрации опасного производственного объекта затребовало копию доверенности, заверенную синей печатью организации, хотя у представителя при себе был оригинал доверенности. Законно ли такое требование?
В АО есть несколько акционеров – как физических, так и юридических лиц. Все они дали доверенность другому физическому лицу на представление их интересов на общем собрании акционеров. Может ли это лицо голосовать по вопросу избрания себя в качестве генерального директора?
В статье говорим о том, как правильно оформить обычное и совместное завещание. Разбираем имеющуюся судебную практику по спорным вопросам (например, при каких обстоятельствах можно составить завещание в простой письменной форме без участия нотариуса; возможно ли доказать правомерность притязаний на наследственное имущество, если наследодатель оставил расписку о намерении передать такое имущество определенному лицу). Узнаете также про особенности оформления завещательного распоряжения в кредитной организации, в каком случае поможет расширенная доверенность, а также какое имущество может по определенным причинам не попасть в наследственную массу.
Как правильно и в каком виде сторонам можно обмениваться с контрагентами доверенностями по ЭДО на получение ТМЦ? Если использовать доверенность по унифицированным формам, то там обязательна подпись поверенного, что затруднительно организовать, если получение товара осуществляется водителем транспортной компании, нанятым для перевозки. Как при этом подтвердить факт передачи товара?
Если в доверенности указано несколько человек поверенных и в течение срока действия доверенности у одного из них изменились Ф.И.О. или паспортные данные, то доверенность будет недействительна полностью или только в части данных конкретного человека?
Как руководители организаций, так со своей стороны и юристы регулярно сталкиваются в работе с оформлением доверенностей: на получение товарно-материальных ценностей, представление интересов компании в различных госорганах, в том числе судах и др. В этой статье рассказываем, что учесть при составлении текста судебной доверенности, как сформулировать полномочия для разных судебных дел, отменить доверенность в случае конфликта с представителем и пр. В статье приводится 12 образцов документов, а также формулировок в доверенности и иные связанные с ними документы.
Можно ли выдать доверенность на представление интересов юридического лица в различных инстанциях без указания срока ее действия?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Юридический справочник руководителя»
можно в любом отделении почты:
