Использование работодателем простой электронной подписи при утверждении любых локальных нормативных актов (ЛНА), в том числе положений о подразделениях и должностных инструкций, трудовым законодательством не предусмотрено. Работодатель не вправе хранить ЛНА, в том числе положения о подразделениях и должностные инструкции, исключительно в виде преобразованных в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением их реквизитов.
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (КЭДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Порядок введения КЭДО и взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота, установленные ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ, применяются к документам, в отношении которых трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты предусматривают их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работниками и лицами, поступающими на работу, в письменной форме. Исключение составляют трудовые книжки (бумажные и электронные), акты о несчастных случаях на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении работников, документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Электронный документооборот вводится работодателем на основании ЛНА (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) и содержит:
- перечни электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО;
- сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять КЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Таким образом, кадровые документы, для которых закон не устанавливает обязательность соблюдения письменной формы и не требуется физических манипуляций (прошивка, опломбировка и т. п.), могут существовать в электронном виде и быть подписаны электронной подписью в порядке, установленном ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ (в зависимости от вида документа и используемой для ведения электронного документооборота системы).
Так, работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ):
1) при заключении: трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений;
2) при подписании: приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя.
При подписании иных электронных документов в информационной системе работодателя он может использовать (ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ):
- УКЭП;
- усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), порядок проверки которой определяется соглашением сторон;
- УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
А при подписании электронных документов посредством цифровой платформы «Работа в России» работодателем могут использоваться (ч. 6 ст. 22.3 ТК РФ):
- УКЭП;
- УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Таким образом, при любой системе ведения электронного документооборота использование работодателем простой электронной подписи при утверждении любых ЛНА, в т. ч. положений о подразделениях и должностных инструкций, трудовым законодательством не предусмотрено.
При этом хранение и использование работодателем электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) предусмотрено лишь в исключительных случаях, установленных ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ, при условии, что работодатель и работник не осуществляют взаимодействия посредством электронного документооборота.
Следовательно, в данном случае работодатель не вправе хранить ЛНА, в том числе положения о подразделениях и должностные инструкции, исключительно в виде преобразованных в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением их реквизитов, для целей соблюдения требований в отношении кадровых документов, которые предусмотрены разделом 7 «Трудовые отношения» и разделом 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
