Составляем письмо-отказ соискателю

Поговорим о том, как научиться грамотно отказывать кандидату, не подошедшему на определенную должность. Дадим рекомендации по составлению письма-отказа на стадии получения резюме, а также после собеседования, причем не одного, а нескольких.

Статистика неумолима: абсолютное большинство соискателей, обратившихся к ИП в поисках работы, получают отказ. Рассмотрим стандартные ситуации, когда предпринимателю нужно написать письмо-отказ, в какой форме его ­подготовить и ­каким образом доставить ­несостоявшемуся работнику.

Любой соискатель, которому отказали в трудоустройстве, имеет право обратиться к несостоявшемуся работодателю с вопросом «Почему?». Вопрос должен быть задан письменно. В ответ работодатель в течение семи рабочих дней с момента получения запроса должен представить письменный же ответ (ст. 64 ТК РФ). Загвоздка в том, что ответ должен быть написан таким образом, чтобы, даже отправившись в суд, непринятый кандидат не навлек на бизнесмена проблемы.

Отказ на стадии получения резюме

Это самый безобидный в плане отказа диалог между работодателем и соискателем и одновременно самый редкий. Мало кто из ИП реагирует на поток резюме, который обрушивается на него при публикации вакансии, и большинство отправителей никогда не получат даже сообщения о том, что резюме доставлено. Если же практика ответа, пусть и шаблонного, входит в hr-политику, то он обычно ­направляется в форме ­электронного письма.

Даже отказа как такового здесь можно избежать, особенно если человек ведет «холодный» поиск работы и предлагает свои услуги предпринимателю, который не публиковал интересующую его вакансию. Гораздо проще и эффективнее дать понять соискателю, что его резюме принято и просмотрено и, как только появится подходящая работа, с ним свяжутся. Тем более что такой подход к поиску персонала эффективен и ­способен ­сэкономить массу времени.

Ответ на присланное резюме в этом случае должен обладать следующими характеристиками:

  • быть нейтральным, что означает: мы не приглашаем вас на работу прямо сейчас, но и не отказываем, не исключая сотрудничества в ­будущем;
  • быть доброжелательным – нужно поблагодарить соискателя за проявленный к вакансии или компании интерес;
  • быть завершенным, чтобы в голове соискателя напротив соответствующего потенциального работодателя появилась галочка – резюме ­отправлено, получено, просмотрено.

Приведем пример такого ответа.

Пример 1. Электронное письмо в ответ на присланное резюме

Ответ на резюме соискателей – это процесс, который может быть автоматизирован. Многие размещают открытые вакансии на своих сайтах, и здесь же находится форма для отправки резюме. Такая форма подразумевает сообщение-ответ на получение файла. Обычно это стандартный текст с благодарностью за обращение в духе «мы вам позвоним». Рекомендуем дополнить этот формальный ответ реквизитами подписи ИП, иными словами персонализировать его, чтобы у соискателя не было ощущения, что он общается с сайтом-роботом. ­Фамилия ­«живого человека» в конце короткого текста ­уменьшит это впечатление.

Пример 2. Автоматическое электронное сообщение в ответ на отправку резюме на сайте

Отказ на стадии первого собеседования

Самая распространенная ситуация: человек прислал резюме и явился на собеседование к индивидуальному предпринимателю. Последний, переговорив с соискателем, сделал вывод: он не подходит. На этой ­стадии рекрутеру пропадать уже нельзя: это непрофессионально и, по крайней мере, невежливо по отношению к кандидату. Положительный или ­отрицательный, но ответ ­человек получить должен.

В этой ситуации будет достаточно и электронного сообщения. Только, в отличие от предыдущего письма, здесь будет содержаться именно отказ. Все остальное – благодарность за уделенное время, легкий и доброжелательный тон текста и возможность сотрудничества в будущем – остается без изменений. Причин отказа объяснять не нужно, так же как и не ­нужно вводить в текст письма извинения и обильные сожаления по этому поводу.

Пример 3. Электронное письмо-отказ

Обратите внимание: это письмо не может быть признано письменным объяснением отказа в трудоустройстве по причине того, что прислано по электронной почте, а юридическая сила электронной переписки, по ­мнению российских судов, весьма эфемерна.

Возможно, соискатель в ответ на это письмо потребует настоящего письменного объяснения. Что ж, это его право. О том, как написать ­официальное письмо-отказ, мы поговорим ниже.

Отказ «за секунду» до трудового договора

Пожалуй, это самая неприятная ситуация для обеих сторон. Кандидат успешно прошел первичное собеседование и тут «сверху» приходит указание: отказать. Причины могут быть какие угодно, а результат один: представитель бизнесмена должен сообщить соискателю о том, что ­сотрудничество с ним не состоится.

Первое, что обычно делают кадровые сотрудники в таких случаях – отправляют соответствующее сообщение по электронной почте и только надеются, что оно удовлетворит несостоявшегося коллегу. Как и в предыдущей ситуации, в этом письме не нужны пространные рассуждения и извинения. Достаточно просто озвучить факт: мы не можем ­предложить вам эту должность.

Письменный запрос об объяснении причин отказа в трудоустройстве, скорее всего, поступит именно в этой ситуации, хотя возможен и в ­предыдущей, когда человек получает отказ после первичного ­собеседования.

Официальное письмо-отказ

Единственное и главное требование к письменному отказу – он должен быть законным. А законные основания отказа в приеме на работу – это, во-первых, отсутствие у соискателя необходимых деловых качеств, а, во-вторых, то, что соискатель относится к категории граждан, прием которых именно на эту вакансию запрещен законодательно. Например, с несовершеннолетним гражданином нельзя заключить договор о полной материальной ответственности, следовательно, на вакансию, подразумевающую заключение такого договора, принять его не получится, каким бы идеальным кандидатом он ни оказался.

Что касается отсутствия необходимых деловых качеств, то при отказе на этом основании недостающие качества нужно четко проговорить и, по возможности, сослаться на документ, в котором описаны ­требования к кандидатам на вакансию.

Письмо-отказ оформляется на бланке для писем. Его подписывает индивидуальный предприниматель или должностное лицо, которое уполномочено принимать на работу. Письмо проходит стандартную дело­производственную процедуру для исходящих документов, в частности:

  • готовится в двух экземплярах: основном для адресата и визовом, который будет помещен в дело;
  • ИП подписывает оба экземпляра письма;
  • после подписания письмо проходит регистрацию в общем порядке.

Что касается формы доставки письма адресату, то нужно выбрать такой способ, чтобы в случае суда однозначно можно было доказать: ­письмо было передано несостоявшемуся работнику лично в руки. К таким способам относится, во-первых, личная передача – человек должен прийти, получить письмо и расписаться в этом на визовом экземпляре, во-вторых, отправка заказного письма с уведомлением о вручении. Конверт с ­письмом будет выдан сотрудником почтового отделения при предъявлении получателем паспорта, а бизнесмену вернется подтверждение с его подписью. К услугам экспресс-почты прибегать не рекомендуется главным образом из-за того, что не все компании, оказывающие эти услуги, могут ­подтвердить ­доставку отправления юридически ­значимым ­документом.

Пример 4. Письмо-отказ в трудоустройстве в ответ на запрос соискателя

Отказать с пользой

Цель рекрутера не только закрыть вакансию, но и сформировать собственную базу данных резюме специалистов в различных областях. Будет ли использоваться этот справочник внутри компании или собирается исключительно «для себя», поскольку у рекрутера большие планы на ­собственное профессиональное развитие, не так важно.

Ведь если сегодня мы ничего не можем предложить достойному специалисту в своей области, это не означает, что завтра для него не найдется подходящей работы.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Рина
06.07.2016, 09:04

А как соискатель вообще может доказать, что он был на собеседовании. Кадровик скажет: "Не приходила Маня." И что? Камер нет, свидетелей на стороне соискателя нет, письменно на собеседовании ничего не заполнялось. Как Маня докажет, что была и теперь имеет право что-то требовать и есть ли в этом смысл?
Если на одну линейную вакансию приходит 400 резюме из них встречался на собеседовании со 100 кандидатами и просто физически нет возможности всем письменно (даже формальной отпиской) ответить, т.к. 100 чел*2 мин (время на корректировку и отправку эл. почты каждому соискателю) = 200 мин - это более 3х часов в день!

Рекомендовано для вас

Если сотрудник заболел…

Сотрудник принес после болезни коммерсанту больничный листок. На его основании нужно рассчитать сумму пособия за все дни болезни. Что делать, если в расчетном периоде сотрудник менял работу? Как возместить пособие за счет средств фонда и не ошибиться при заполнении раздела больничного листа? Каков порядок уплаты налогов?

Частые вопросы об оплате неиспользованных отпусков

Практика показывает, что спорных ситуаций, с которыми сталкивается предприниматель, при выплате компенсации за неиспользованный отпуск очень много. Рассмотрим наиболее интересные из них и расскажем, когда платить компенсацию надо, а когда делать этого не нужно.

Как вывести вруна на чистую воду?

Страдать от чужого вранья очень неприятно. Но всем нам регулярно приходится примерять на себя роль обманутого, ведь, по данным научных исследований, врут все. Разница лишь в том, что некоторые делают это постоянно, а другие – время от времени. Поэтому отличать ложь от правды – одно из главных умений, которым должен овладеть каждый. Поговорим о том, с помощью каких признаков можно распознать вруна.

Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился

Разберемся, что делать коммерсанту, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха. В частности, можно ли удержать эту сумму из окончательного расчета? Как быть, если 20% суммы расчета не хватило, чтобы погасить весь долг? Как рассчитывается излишек отпускных? Какие налоги нужно корректировать, а какие нет?

Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился

Разберемся, что делать коммерсанту, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха. В частности, можно ли удержать эту сумму из окончательного расчета? Как быть, если 20% суммы расчета не хватило, чтобы погасить весь долг? Как рассчитывается излишек отпускных? Какие налоги нужно корректировать, а какие нет?

Отстранение от работы

Суть отстранения от работы заключается в том, что работодатель, в силу определенных причин, не допускает работника к исполнению его трудовых обязанностей или препятствует продолжению их исполнения, если работник уже приступил к ним. Трудовым кодексом РФ предусмотрен ряд оснований, обязывающих работодателя отстранить сотрудника от работы независимо от производственной необходимости, личных взаимоотношений или смягчающих обстоятельств. В то же время нередки случаи, когда работодатели злоупотребляют своим правом отстранения сотрудника от работы, используя его как меру для «подталкивания» работника к увольнению или изменению условий трудового договора. В данной статье мы начнем разговор о тонкостях проведения и оформления столь конфликтной кадровой процедуры, подробно остановившись на каждом из оснований для отстранения от работы, предусмотренных действующим законодательством.

Договор с работником: трудовой или гражданско-правовой?

Очень часто работодатели в целях экономии заключают с работником гражданско-правовой договор. Ведь на исполнителя по такому договору не распространяются права и гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. Однако подобный подход в определенных обстоятельствах может повлечь для работодателя неприятности.

Кадровый документооборот предпринимателя

Правильное ведение кадровой документации позволяет индивидуальному предпринимателю с одной стороны юридически грамотно выстроить взаимоотношения со своими работниками, а с другой – избежать возможных рисков в процессе разрешения возникающих с ними трудовых споров. К тому же кадровые документы нередко становятся предметом пристального внимания со стороны контролирующих органов, к числу которых относится не только трудовая инспекция, но и МВД, Пенсионный фонд и др. Некоторые из этих документов могут понадобиться в ходе налоговой проверки: они относятся к первичным учетным документам, которыми должно подтверждаться выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. Поэтому мы подробно рассказали, как вам нужно вести кадровый документооборот, чтобы обезопасить себя от претензий со стороны государства.