Top.Mail.Ru
Настоящую статью хотелось бы предложить тем руководителям служб ДОУ, в подчинении которых оказался архив научно-технической документации (произойти это «радостное» событие может по-разному: вы можете устроиться на работу в такую организацию либо получить документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации). Начнем с азов: какие виды научно-технических документов бывают? как по названию организации можно определить виды создаваемых ею документов? чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих? на какие Основные правила работы и ГОСТы нужно опираться?

Управленческая документация (УД) – документация общего делопроизводства, организационно-распорядительная, планово-отчетная, документация по личному составу – в значительной степени отличается от научно-технической документации (НТД): у нее свои разновидности, свои ГОСТы, которыми следует руководствоваться, а система хранения может быть отлична от системы хранения УД.

Какие архивы бывают?

Допустим, вы столкнулись с тем, что архив технической документации в вашей организации уже имеется (вы можете устроиться на работу в такую организацию или получить ее документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации).

Обратимся к определению, что же такое «архив» и каковы его функции. В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1 говорится следующее: архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Итак, архивы могут быть структурными подразделениями организации, в т.ч. внутриведомственными, а также самостоятельными учреждениями, имеющими различный статус и различную систему подчинения:

  • федеральные архивы (непосредственно подчиняющиеся Росархиву);
  • государственные архивы (архивы субъектов РФ);
  • архивы муниципалитетов (органов местного самоуправления);
  • архивы ведомств, заключившие договор (соглашение) с Росархивом на осуществление депозитарного хранения документов, образующихся в их подведомственных организациях.

Но каким бы ни был архив, функции его всегда остаются неизменными:

  • хранение и обеспечение сохранности документации;
  • учет (при приеме на хранение в архив документация должна быть учтена: зафиксирована в инвентарных книгах, базах данных, указателях и т.п.);
  • комплектование (архив должен принимать на хранение документы от передающих структурных подразделений / организаций);
  • использование (расположить документацию необходимо так, чтобы легко и быстро впоследствии отыскать требуемый документ).

Нас с вами интересует архив как структурное подразделение, хранящее научно-техническую документацию своей организации.

Какие виды НТД хранит архив?

Как определить, какой вид НТД хранит архив? Это можно сделать по названию организации.

Допустим, к вам попали документы научно-исследовательского института, в аббревиатуре названия которого есть НИИНИИА, НИИТ и др.), следовательно, эта организация разрабатывает научно-исследовательскую документацию. В ее архиве вы встретите отчеты по научно-исследовательским работам, технические отчеты, отчеты по темам, могут быть регламенты, методики, рецензии, аннотации и др.

Система хранения научно-исследовательской документации мало чем отличается от хранения управленческой документации. Хранение традиционно осуществляется по видам документации (УД отдельно от НТД, научно-исследовательская документация отдельно от других видов НТД), далее документы должны располагаться по хронологии. Внутри годовых разделов система хранения может быть выбрана организацией самостоятельно: по направлениям деятельности организации, по лабораториям...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).