Как передать на хранение в архив документы прошедших лет, обнаруженные в подразделении, если даже в номенклатуре дел за эти годы они не значатся?
Рассматриваем ситуацию на живом примере из вопроса нашего подписчика (о табелях учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, нарядах): кто и как определяет их ценность, каков срок хранения, как документировать передачу в архив (показываем пример оформления дополнения к описи дел по личному составу).
Вопрос в тему
Обнаружили табели (табели учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, наряды, табели работников, получающих компенсацию в виде молока) начиная с 2013 года. В имеющихся сводных утвержденных номенклатурах дел на 2008–2016 годы они не фигурируют. Их внесли в номенклатуру дел только на 2022 год в первый раз. Как их принять в архив для хранения на 75 лет согласно статье 586 Перечня от 2010 года?
Экспертиза ценности
Необходимо провести экспертизу ценности этих табелей и нарядов с участием кадровой службы (с уведомлением руководителя, которому советуем направить служебную записку).
Кадровая служба должна проверить и подтвердить, что те наименования профессий и должностей, которые указаны в случайно найденных нарядах и табелях, действительно относятся к работам с вредными и опасными условиями труда.
Производства, работы, профессии и должности в конкретной организации могут быть отнесены к тяжелым и вредным условиям труда на основании постановления Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 (с изменениями), которым утверждены списки № 1 и № 2 соответствующих наименований. Тяжелые и вредные условия труда дают право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, поэтому в своей организации вы в будущем с большой вероятностью будете получать запросы граждан о подтверждении стажа работы в данных условиях.
При этом организация (работодатель) утверждает приказом перечни / списки работ с вредными и опасными условиями труда с указанием наименований соответствующих должностей и профессий. Наименования должностей и профессий в утвержденных перечнях должны соответствовать наименованиям, закрепленным штатным расписанием. Для сверки рекомендуем найти и ксерокопировать эти приказы, возможно, они уже обработаны, сформированы в дела с приказами по основной деятельности за соответствующие годы (2008–2016 гг.) и переданы на архивное хранение.
В зависимости от количества обнаруженных табелей учета рабочего времени и нарядов на выполнение работ, от правильности ведения и заполнения табелей, которые являются «сводными» документами по отношению к нарядам на выполнение работ, и от степени сохранности нарядов в процессе экспертизы ценности документов может...
