В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

В целях расширения поля своей деятельности организации создают филиалы и представительства. Они, в свою очередь, осуществляют собственную деятельность в интересах головной организации в пределах полномочий, закрепленных в положении о филиале (представительстве). Территориально филиалы и представительства могут находиться как в пределах региона места нахождения головной организации, так и в другой местности. Филиалы и представительства создают собственные документальные фонды, из которых далее образовываются архивные фонды. И рано или поздно встанет вопрос об организации архивного фонда (фондировании) конкретного представительства или филиала, а в дальнейшем возникнет вопрос о передаче документов на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (далее – архивное учреждение).

Фондирование – это процесс организации документов в условиях конкретного архивного фонда. В процесс фондирования входит выявление границ архива каждого фонда совместно с определением принадлежности конкретных документов к определенному фонду. В процессе определения границ конкретного архивного фонда прежде всего необходимо учитывать юридическую самостоятельность фондообразователей.

Здесь, казалось бы, все просто: обращаемся к нормативной базе. Правилами архивов организаций 2023 года ¹ установлено, что документы филиалов и представительств поступают в архив головной организации (п. 35). Это нововведение, т.к. в действовавших ранее Правилах архивов организаций 2015 года ² не было указаний на этот счет.

Аналогичная позиция изложена в Правилах архивных учреждений 2020 года ³.

И те и другие правила являются нормативными документами и подлежат безусловному исполнению. То есть ни те, ни другие правила не предусматривают вариантов: документы филиалов и представительств должны поступать в архив головной организации, а затем в соответствующее архивное учреждение (источником комплектования которого является головная компания). Но «складно было на бумаге»…

На практике при определении, источником комплектования какого архивного учреждения является представительство или филиал, зачастую ключевыми становятся такие факторы, как:

• место организации во властной иерархии;
• разветвленность структуры (количество представительств и филиалов);
• фактическое местонахождение представительства или филиала;
• количественно-качественный объем документооборота и архивных фондов.

Связано это, скорее всего, с тем, что в период с 2020 по 2023 год (когда одновременно действовали еще не отмененные Правила 2015 года для организаций и...