На каком этапе развития сейчас находится Россия – прогноз Льва Гумилева опытный управленец сравнивает с объективной реальностью, которая нас окружает. Какие цели поддерживаются сейчас попутным ветром перемен. Через какие стадии развития проходит человек, прежде чем амбициозные цели станут для него естественными. Почему стоит замахиваться на глобальные цели.
Как начать телефонный разговор? Кто его должен завершать? Как помощнику «созвонить» своего руководителя с другим человеком? Как реагировать на 2-й звонок, если вы еще не завершили разговор с 1-м собеседником? Зачем выключать телефон, когда вы пришли на переговоры? И наоборот, что делать, если при этом вы ждете важный звонок или сообщение? Поясняем эти и другие моменты, с которыми мы постоянно сталкиваемся при деловом общении по телефону.
После новогодних каникул надо «включить» себя и весь коллектив в работу. Руководителям приходится активно мотивировать подчиненных и постоянно стимулировать их к плодотворному труду, наподобие того, как это делают родители по отношению к своим детям. Почему один движется сам, а на другого приходится тратить силы, внимание, время? Ответ на этот вопрос дает теория Маслоу, сформулированная им уже в зрелые годы. Большинство знает ее укороченный вариант, предлагаем ознакомиться целиком, и тогда многое станет понятно. А заодно покажем современный ассортимент иных концепций мотивации.
Что особенного может дать новогодний корпоратив в русском стиле, т.е. сначала отвечаем на вопрос «зачем?» А потом показываем, как организовать такой праздник: примеры игр и секреты успеха этого мероприятия.
Поведение коллег порой нас возмущает, но мы продолжаем молча терпеть, чтобы не испортить отношения, а потом, накопив отрицательные эмоции, все-таки взрываемся! Предлагаем другой подход – перестать терпеть, вместо этого научитесь конструктивно говорить о проблеме. Вам поможет алгоритм такого разговора.
Особенности национального характера китайских партнеров, их манера ведения переговоров (чего делать нельзя ни в коем случае, а что, наоборот, будет воспринято весьма благосклонно, почему китайцы тянут с принятием решений и др.). Как представляться и обращаться, обмениваться визитками. Где «у них» фамилия, а где имя. Как дарить и принимать подарки. Как вести себя за трапезой. Как одеваться. Чем отличаются китайцы материкового Китая и Гонконга. Привели в таблицах самые употребимые фразы (на мандаринском и кантонском наречиях).
Любая женщина уже знает, какие цвета ей идут, но скорее интуитивно. Мы предлагаем вам действовать в этом направлении более осознанно – используя наработки ученых по влиянию цвета на психоэмоциональное состояние человека и даже физиологические процессы организма. Посмотрите таблицы с расшифровкой воздействия на человека цветов и их сочетаний. Побалуйте себя доступными методами цветотерапии. Начните применять золотое правило стилистов по сочетанию цветов. И пусть мир для вас заиграет новыми красками :)
Статья содержит универсальные советы по деловому этикету: как назначать и подтверждать или переносить встречу; как встречать гостей, приветствовать, знакомиться, обмениваться визитками; что должно быть за столом переговоров; как вежливо прощаться. «Ничто не обходится нам так дешево и не ценится так дорого, как вежливость», – точно сформулировал Мигель де Сервантес. Какие-то вещи большинство чувствует интуитивно, а какие-то советы станут для вас новыми и помогут вам сформировать больше доброжелательных деловых контактов.
Как самостоятельно можно собрать информацию об иностранном контрагенте: какие публичные и частные реестры и базы данных в Интернете для этого можно использовать, какие корпоративные документы стоит запросить у партнера, когда потребуется их легализация и как она может быть оформлена. Но можно и заказать за плату сбор информации и ее представление в виде готовой бизнес-справки о контрагенте в ТПП России и у других экспертов.
Бывает, что обстоятельства позволяют наконец отдохнуть, но расслабиться не получается. А вовремя не восполнив силы, потом приходится заставлять себя «включать голову», но она опять «не слушается». Для людей умственного труда это особенно актуально. Есть разные способы помочь себе войти в нужное состояние, один из них – ароматерапия. Подскажем вам несколько секретов. На новогодних каникулах это поможет вам ощутить уют своего гнездышка, а в январе – включиться в работу.
Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.
Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.
Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.
Даем необходимый ликбез по составу сведений об организации на бланке письма. Как правильно написать юридический и почтовый адреса, телефон и факс, сайт и электронную почту, идентификационные коды и банковские реквизиты. Что из этого не могут указывать госорганы и органы местного самоуправления. Что предписывают нормативные документы и какая практика сложилась. Какие сложности с адресом надо учитывать (юридические последствия, порядок элементов адреса, возможные сокращения). Как использовать знаки препинания.
В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.
Главная особенность общих собраний текущего 2024 года – возможность провести их в заочной форме, даже если законом требуется проведение очного собрания. При этом общий порядок созыва собрания сохраняется и требуется учесть время на уведомление участников (акционеров). Увеличен минимальный процент голосующих акций, дающий специальные права акционерам. Также особые правила введены для определения кворума при принятии решений на собраниях некоторых хозяйственных обществ. Продлен срок полномочий совета директоров (наблюдательного совета) АО. Срок действия у перечисленных послаблений разный, так что на это тоже обратите внимание!
Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.
Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в арабском мире и в Иране. У них много общего, но есть и отличия. Вы сразу заметите обилие этикетных фраз и даже уместность обращения к Богу. Зная структуру их письма, вы сможете в нем быстрее ориентироваться. И даже если будете сами составлять письмо на английском языке, сможете вложить в него привычные адресату формулировки. Обратите внимание на отличие их календаря от нашего. Показываем, как перевести «арабские» и «персидские» даты в наши и наоборот. А начинаем разговор с вопроса о том, на каком бланке письма отечественные организации ведут международную переписку и что советует ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!
При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.
Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
