Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.

Показываем, как создать оглавление в начале локального нормативного акта в виде системы гиперссылок, чтобы пользователи потом, нажимая на нужный раздел, могли сразу «перелетать» на него. Вы сможете установить отдельные гиперссылки внутри вордовского файла на любые его фрагменты, а также настраивать их на внешние ресурсы: файлы, веб-сайты, электронную почту. В каком формате лучше размещать итоговый нормативный документ для использования работниками организации.

Для перевозки какой продукции с 1 сентября 2025 года будет необходима электронная транспортная накладная (ЭТрН), прежде законодатель устанавливал дату «старта» на 1 марта 2025 года! Какие послабления действуют до 1 марта 2027 года. Где и сколько хранить ЭТрН. Требования каких нормативных актов следует учитывать. Один из первопроходцев внедрения ЭТрН в ритейле делится своим опытом. Какие решения есть на рынке, по каким критериям из них лучше выбирать. Как организовать работу, чтобы внедрить ЭТрН в информационные системы организаций холдинга (поставщиков, торговых точек, др.), а также сторонних перевозчиков. Какие «узкие» места пока есть и как их можно «расшивать».

Какой функционал системы электронного документооборота не только повышает удобство ее использования, но и работает на информационную безопасность организации: как организовать распределение прав доступа, что дает протоколирование действий пользователей, что помешает удалить нужный документ, когда поможет штрихкодирование и шифрование документов, зачем сохранять все версии проекта документа, какими электронными подписями снабдить пользователей.

1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.

Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.

09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.