Top.Mail.Ru
Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя, который спрашивал о необходимости применения положений Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х при заверении копий личных заявлений о выдаче (замене) паспортов граждан Российской Федерации. В связи с этим мы стали разбираться, чем могут регламентироваться делопроизводственные операции, выполняемые в рамках оказания госуслуг (на примере ситуации из вопроса). А потом объяснили общие правила заверения копий документов в коммерческой организации: в каких случаях это стоит делать по упрощенному образцу, а когда по упомянутому Указу (т.е. с добавлением местоположения оригинала документа, копия которого заверяется). Продемонстрировали, что по этому поводу «думают» уходящий ГОСТ Р 6.30-2003 и вступающий в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. И порекомендовали оптимальное решение.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Подскажите, пожалуйста, применяются ли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» при выдаче сотрудниками миграционной службы копий личных заявлений граждан о выдаче (замене) паспортов граждан Российской Федерации?

При оказании госуслуги

Выдача или замена паспорта гражданина Российской Федерации является государственной услугой, которая оказывается в территориальных органах МВД России и в многофункциональных центрах. Административные регламенты подробно и пооперационно описывают порядок действий должностных лиц и устанавливают контроль за реализацией административной процедуры. Должностное лицо территориального органа МВД России или уполномоченный сотрудник многофункционального центра (МФЦ) принимает необходимые документы, осуществляет проверку их комплектности и удостоверение копий персональных документов граждан, действуя на основании нового Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 13.11.2017 № 851). В нем устанавливаются требования к оформлению заявления и исчерпывающий перечень документов, необходимых для выдачи/замены паспорта, но о порядке удостоверения копий заявлений ничего не говорится.

А правила оформления документов устанавливаются всегда в инструкциях по делопроизводству, которые обязательны для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления. Несмотря на то что Федеральная миграционная служба (ФМС России) упразднена (на основании Указа Президента РФ от 05.04.2016 № 156), ее функции переданы МВД России. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России (утверждена еще в 2010 году, действовала в редакции 2015 года) формально до сих пор не отменена. В данной инструкции приводится такой пример оформления отметки о заверении копии:

Фрагмент документа

Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России (утв. приказом ФМС России от 08.11.2010 № 400, последняя редакция от 13.07.2015)

Отметка о заверении копии

56. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) №______ за______ г.

Верно

Ведущий специалист     Подпись     И.О. Фамилия

Дата   Печать

56.1. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии_____л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

56.2. Печати органов ФМС России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и геральдического знака – эмблемы ФМС России – ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам (приложение № 1).

56.3. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, подпись и вся информация на оттиске печати должна быть четкой.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?