В программе MS Word есть удобные инструменты для быстрого поиска однотипных слов, фраз, знаков и их автоматической замены на другие слова, фразы, знаки. Это позволяет быстро вычищать длинные тексты от замеченных вами однотипных ошибок форматирования и содержания. Причем вы можете производить такую замену, что называется, «не глядя». А можете просматривать каждый найденный «косяк» и решать, где исправлять, а где оставить как было.
Для начала давайте посмотрим, как можно быстро искать рассыпанные по тексту «косяки».
Начиная с версии MS Word 2010 команды «Найти», «Заменить» или только «Выделить» представлены в группе «Редактирование» на закладке «Главная» (Рисунок 1). Кликнув мышкой по любой из этих команд (текст предварительно выделять не нужно), вы вызовете диалоговое окно с соответствующим набором опций.
Диалоговое окно команды «Найти и заменить» состоит из 3 закладок (см. Рисунок в Примере 1).
Хотя есть и более быстрый способ открытия диалоговых окон и выполнения команд – использование быстрых клавиш:
Рисунок 1. Группа команд «Редактирование» в верхнем меню MS Word
Пример 1
Допустим, вы получили длинный документ (регламент, инструкцию или приложение к договору) на окончательное оформление после его разработки (согласования) группой специалистов. А у каждого из них был свой «стиль», поэтому в полученном документе вы видите «смешение стилей», которое и надо «причесать».
Например, кто-то писал букву «ё», а кто-то заменял ее в словах на «е». Вы могли бы не вычитывать внимательно весь текст, когда заметили этот казус, а автоматически заменить все оставшиеся буквы «ё» на «е», но в фамилиях такую замену делать не стоит – это будет недопустимое искажение.
Вызываете диалоговое окно «Найти и заменить» любым из описанных выше способов и переходите на закладку «Заменить»:
Если вы уверены, что Ф.И.О. с буквой «ё» в документе нет, то запускайте автоматическую замену:
Если все же хотите глянуть на контекст, в котором присутствует каждая буква «ё», чтобы решить, где делать замену, а где оставить букву «ё», то действовать надо так:
Крайняя правая кнопка диалогового окна просто закрывает его. Она в зависимости от ранее проделанных команд может именоваться «Отмена» (как на Рисунке выше) или «Закрыть».
Поэтому если вы захотите отказаться от последней сделанной корректировки, то сделать это можно стрелочкой в верхнем левом углу экрана или сочетанием клавиш Ctrl+Z.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.
При составлении каких документов надо ставить точку после номера пункта (раздела) для его отделения от текста, а в каких документах этого делать не стоит. Почему для разных документов эти правила различаются (рассматриваем стандарты, организационно-распорядительные документы, конструкторскую документацию и общие правила русского языка). Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.
Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Во второй части статьи читайте ответы на следующие вопросы: как оформлять абзацы? надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? в каких документах принято оформлять этикетную рамку? в каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной буквы, а в каких со строчной? что пишется с заглавной и что со строчной буквы в названиях организаций, праздников и массовых мероприятий? В этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения с примерами вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в методички и памятки для них... и для себя :)
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
