Копии и выписки из документов

Современное программное обеспечение и технические средства позволяют неоднократно воспроизводить, моделировать, повторять, копировать и даже фальсифицировать информацию и документы, поэтому особую ценность приобретают не только подлинники документов, но и удостоверенные, идентифицированные копии документов.

Экспертное сообщество признает, что в условиях цифровизации документ в бумажной форме имеет бόльшую ценность, чем его графический отсканированный образ – копия. Но при применении копий документов в электронной форме (особенно в СЭД) не требуются массовое ксерокопирование и рассылка документов на исполнение, обеспечиваются очень быстрые коммуникации внутри организации и с контрагентами, значительно оптимизируется документооборот, формируется электронный фонд пользования архивных документов и т.п.

В практической деятельности служб делопроизводства мы обращаем внимание прежде всего на соответствие документа установленной форме / формуляру и действующим правилам оформления, а также на соответствие полномочий должностного лица, подписавшего документ от имени организации-автора.

Но работа с электронными копиями бумажных документов и, наоборот, с бумажными копиями электронных документов, просто с электронными копиями, на которую ориентируют действующие нормативные правовые акты (например, п. 2.8, 3.3, 3.7, 3.19, 3.24 и др. Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), вызывает некоторые вопросы и трудности в обеспечении их статуса и юридической силы.

Что такое копия и выписка?

Обратимся к основополагающим определениям терминов и проанализируем примеры из практики.

Заметьте, что определения терминов основаны на опыте работы с документами прежде всего в бумажной форме. Надеемся, что в новой версии терминологического стандарта найдет отражение и опыт работы с подлинниками и копиями документов в электронной форме, поскольку проблема их доказательной силы становится все более актуальной.

Как заверить копию

Бумажная копия бумажного подлинника

Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.

Правила удостоверения копий и выписок, которые были установлены Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», до сих пор являются актуальными (см. п. 1 Указа). Обратите внимание: в п. 5 данного документа подчеркивается, что и выписки из документов, касающихся законных интересов граждан, выдаются (удостоверяются) в таком же порядке.