Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Одна из важнейших задач делового общения – создание благоприятного имиджа компании, который складывается в результате многочисленных контактов с деловыми партнерами. Нередко допущенная ошибка, непродуманное действие или неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного впечатления о компании, и как результат – провалу переговоров. Избежать подобных ситуаций поможет знание правил делового этикета и протокола.

Следует отметить, что переговоры собственно начинаются уже с предложения одного из партнеров о встрече. Когда же другой партнер отвечает согласием, наступает очень важный этап – подготовка к деловой встрече.

Подготовка переговоров

Организационные вопросы

Если хотите, чтобы все было на высшем уровне, то заранее надо будет:

• составить программу приема деловых партнеров,
• сформировать переговорную команду,
• определить место и время проведения переговоров,
• составить повестку дня для каждого переговорного раунда,
• при необходимости согласовать встречу с заинтересованными организациями или ведомствами.

В программе приема партнеров необходимо подробно и четко обговорить все детали встречи, чтобы постараться избежать непредвиденных ситуаций. Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации – это может быть помощник руководителя или специалист службы протокола.

При разработке программы пребывания необходимо согласовать с приглашенной стороной следующие вопросы:

• категорию гостиницы, количество и тип бронируемых номеров;
• если оплату за проживание осуществляет приглашенная сторона, то форму оплаты (наличными, кредитными картами, безналичным расчетом);
• если проживание оплачивает принимающая сторона, необходимо согласовать предварительную информацию о размещении в гостинице: адрес гостиницы, условия проживания и т.д.;
• убедиться в наличии въездных виз для зарубежных гостей. В случае их отсутствия, помощь с подготовкой необходимого пакета документов для оформления въездных документов;
• способ передвижения (на машине, самолет, ж/д проезд) и удобное время приезда и отъезда гостей;
• пожелания приглашенной стороны к культурной программе пребывания. При составлении культурной программы целесообразно заранее составить списки лиц, желающих посетить конкретные мероприятия, которые предлагает приглашающая сторона.

В программу пребывания делегации как «итоговый организационный» документ лучше включить следующие сведения:

• о встрече и проводах делегации;
• состав участников переговоров;
• размещение в гостинице;
• питание, обслуживание, транспорт;
• проведение деловой части;
• культурная программа;
• ответственные за проведение мероприятий.

После согласования программы пребывания с приглашенной стороной, она утверждается руководителем организации. См. образец оформления этого документа в Примере 1.

За 2–3 рабочих дня до приезда гостей ответственному за прием делегации необходимо:

• проверить информацию о приезде / отъезде делегации: место, точное время прибытия / убытия, номер рейса / поезда. Если оплата проезда была сделана приглашающей стороной, то убедиться, что билеты выкуплены и получены;
• уточнить список официальных членов делегаций с обеих сторон, а также списки сопровождающих их лиц;
• подтвердить бронирование гостиницы и проверить качество номеров, если бронирование было сделано со стороны принимающей стороны;
• уточнить маршрут передвижения и график перемещения транспорта, при необходимости проинформировать водителя об изменениях;
• подготовить помещения для проведения встреч и переговоров;
• проверить комплектацию и наличие информационных и рекламных материалов, канцтоваров;
• закупить напитки и угощения для участников переговоров;
• предоставить окончательную информацию по приему делегации всем сотрудниками, участвующим в протокольных мероприятиях;
• заказать дополнительные визитные карточки для участников переговоров (если у кого-то они закончились);
• проинформировать своего руководителя о выполненной работе.

Протокольные аспекты приема делегации

Остановимся на некоторых моментах более подробно.

Если деловые партнеры приезжают к нам впервые, то встречать делегацию должен представитель компании, имеющий тот же ранг и должность, что и глава прибывающей делегации. Если это наши постоянные партнеры, то допустимо, чтобы гостей встречал помощник руководителя или другое доверенное лицо.

Главу встречающей делегации сопровождают 2–3 человека. И, наконец, если гость будет с супругой, то и глава встречающей делегации должен быть со своей женой.

Если возможно, то партнеров лучше встретить у трапа самолета или вагона поезда, что свидетельствует об особом внимании к гостям.

Протокольная практика предполагает следующий порядок представления:

• глава принимающей стороны;
• супруга главы принимающей стороны (в случае ее приезда);
• глава приглашенной стороны;
• супруга главы приглашенной стороны (в случае ее приезда);
• члены встречающей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам);
• члены прибывшей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам).

Что касается визитных карточек, то обмениваться ими следует в офисе в начале переговоров, а не на вокзале или в аэропорту.

Следует обратить внимание и на количественный состав делегаций. Число членов делегации приглашающей стороны не должно значительно превышать количество гостей.

Еще один важный вопрос – проводы приглашенной делегации. Хотя церемонии встречи и прощания схожи, во избежание возможных недоразумений все детали лучше продумать заранее. Уже в первый день после прибытия гостей необходимо обсудить данный вопрос с лицом из приглашенной делегации, курирующим организационную часть переговоров.

Правила поездки на автомобиле. Гостей необходимо доставить к месту назначения. Следует помнить, что места в автомобиле делятся на почетные и менее почетные:

• самое почетное место – на заднем сиденье справа по ходу движения: здесь садится глава приехавшей делегации (см. «1» на Рисунке 1),
• а сзади слева – принимающей стороны («2» там же);
• рядом с водителем садится помощник руководителя или переводчик гостей («3»).

Данное правило распространяется и на поездку в такси.

Человек, который будет сидеть на самом почетном месте, первым входит в автомобиль и выходит из него.

В случае использования для поездок личного автомобиля, водитель которого – руководитель встречающей делегации, самым почетным будет считаться место рядом с ним.

Когда приглашенная делегация состоит из 3–4 человек, для передвижения можно использовать 2 автомобиля.

Так как самое почетное место находится справа по ходу движения, то и автомобиль для удобства гостя желательно подать к тротуару с правой стороны. При невозможности выполнения водителем данного требования посадка на первое почетное место осуществляется через левую дверцу.

По прибытии автомобиля к месту назначения он должен быть припаркован таким образом, чтобы выход был с правой стороны.

Один из представителей встречающей делегации, а также водитель или переводчик должны сами при посадке и высадке гостей открыть им дверцу машины и закрыть ее.

Если вы сопровождаете делегацию в гостиницу, то вам следует проводить ее только до стойки ресепшена. Вы можете спокойно уехать лишь в том случае, когда будете уверены, что не возникло никаких осложнений с заселением гостей. Прощаясь со своими партнерами, обязательно договоритесь о дальнейших действиях, например когда и куда должен быть подан автомобиль.

Сами переговоры

Перед началом переговоров организаторы должны четко знать должность и ранг членов приглашенной делегации. В противном случае возможно неоправданное занижение или завышение статуса переговоров, оба варианта могут привести к нарушению хода переговоров или даже к их негативным результатам.

Начальный этап переговоров, как и весь переговорный процесс, требует строгого выполнения определенных действий:

• взаимное приветствие;
• официальное представление и обмен визитными карточками;
• знакомство гостей с программой переговоров;
• обмен мнениями;
• согласование программы переговоров.

Время пребывания деловых партнеров, как правило, ограничено, поэтому график проведения переговоров желательно делать насыщенным. Это выгодно обеим сторонам.

Назначать деловые встречи целесообразно с 10.00 до 13.00 и с 15.00 до 18.00 часов, чтобы после 13:00 и 18.00 можно было начать совместный обед и ужин соответственно. При этом все члены приглашающей стороны должны знать, что они обязаны быть на переговорах за 5–7 минут до их начала.

Чтобы ускорить процесс переговоров, в которых участвует ограниченное количество компаний, программа их проведения может быть отправлена партнерам заранее или предоставлена сразу же по их прибытии (в аэропорту, на вокзале). Она может выглядеть так, как показано в Примере 2.

Три часа – оптимальное время на проведение одного раунда переговоров, между раундами объявляются перерывы, обычно используемые для подготовки документов. За 10–15 минут до начала перерыва подводятся предварительные итоги заседания и уточняется график дальнейшей работы.

По окончании переговоров принято делать коллективные фотографии, обмениваться подарками. Участники переговоров могут рассказать об итогах работы представителям СМИ (если это не запрещено соглашением о конфиденциальности). Завершает переговоры, как правило, торжественный прием – обед или ужин, в редких случаях – фуршет.

Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации. Подготовка переговорных комнат мало чем отличается от подготовки помещения к совещанию. Подробно об этом мы уже писали в ноябрьском номере журнала.

Деловой этикет предусматривает определенную рассадку за столом переговоров – по правилу «правой руки»:

• главы делегаций («1» на Рисунке 2) сидят друг против друга, каждая делегация занимает свою сторону стола;
• справа от главы делегации сидит второе по значимости лицо, далее – остальные члены переговорных команд по рангу или должностям;
• переводчик («П» на Рисунке 2) может находиться слева от главы делегации или справа, немного сзади;
• если люди аналогичного профиля есть с обеих сторон, то по возможности их стараются посадить друг напротив друга (им будет, что обсудить, и рядом разговаривать легче, чем общаться «с разных концов» стола).

Невежливо усаживать гостей спиной к двери. Если встречаются малознакомые люди, полезно заранее расставить на столах карточки с именами и фамилиями всех участников. Стоит позаботиться и о том, чтобы между сидящими было достаточно свободного места: оптимальное расстояние – 1,5 метра.

Чтобы обезопасить участников переговоров от возможности заражения COVID-19 сейчас в международной практике стали использовать пластиковые прозрачные перегородки, установленные на столе между участниками встречи. Также стоит позаботиться о запасе защитных масок для всех участников переговоров и специальных конвертах, в которые на время мероприятия можно положить свою маску.

Деловые переговоры – это диалог, который дает возможность обеим сторонам максимально обоснованно и эффективно изложить свою позицию. Убедительность сказанного значительно повышается, если при этом используется справочный материал: таблицы, слайды и т.д.

Во время переговоров рекомендуется вести протокол переговоров или протокол записи деловой беседы, который впоследствии готовится в 2 экземплярах – по одному для каждой стороны. В случае необходимости принимающая сторона должна обеспечить перевод на иностранный язык. Запись беседы ведется в открытую и может быть зафиксирована как на бумажном носителе, так и на диктофон. Если вы намерены вести запись на диктофон, в обязательном порядке согласуйте это со своими партнерами.

Продолжительность беседы планируется принимающей стороной. Если во время беседы предлагаются чай и кофе, желательно спросить гостей, что они предпочитают – это входит в обязанности помощника руководителя или секретаря. Такие напитки подаются через несколько минут после начала встречи. Вода должна стоять на столе заранее. Более подробно о тонкостях офисного гостеприимства читайте в следующих выпусках журнала.

Переговоры начинаются с представления сторон. Первыми представляются члены делегации принимающей стороны.

Переговоры с той и другой стороны от начала и до конца должны вести одни и те же лица. Ни в коем случая нельзя вмешиваться в действия своего руководителя, прерывать его и т.д. Если у ведущего переговоры что-то прозвучало не так, то рекомендуется написать ему записку и в ней сделать замечание в очень корректной форме.

Другое дело, когда глава делегации дает право выступить отдельным ее представителям по некоторым аспектам (проблемам) и сам подводит итоги. Иногда вызывается консультант. Его приглашают, консультант дает разъяснение и затем покидает помещение. Если кто-то опоздал на переговоры, глава делегации должен извиниться перед присутствующими, объяснив причину опоздания, представить его как члена делегации, коротко объяснить суть дела, а затем продолжить переговоры.

При переговорах не допускается никаких посторонних разговоров. Если что-то случилось, то секретарь должен молча зайти, передать записку участнику встречи и удалиться.

Началу переговоров предшествует предварительная беседа, которая способствует созданию непринужденной атмосферы. Продолжительность такой беседы не превышает 5–10 минут. Возможные темы:

• Как долетели?
• Какое первое впечатление о стране, городе?
• Какая погода в вашей стране? и т.п.

Эти фразы, включая приветственные, помогают установить атмосферу, необходимую для ведения переговоров.

Если возникает затруднение при ответе на непредвиденный вопрос, следует говорить:

• «По этому вопросу мне необходимо провести дополнительные консультации с господином…»,
• «К сожалению, в данную минуту я не готов дать вам ответ на этот вопрос» и т.д.

Не торопитесь с ответом, особенно в том случае, если ваши партнеры – представители азиатских стран.

Нужно соблюдать основные требования к стилю ведения переговоров: вести себя доброжелательно, быть внимательным и вежливым, уметь слушать; свои мысли нужно выражать кратко и четко.

Документальное оформление преддоговорных отношений

Часто заключению какого-либо договора предшествует долгая и кропотливая работа по согласованию будущих условий сделки. Для документального оформления каждой стадии договоренностей (фазы сближения сторон) есть свои виды преддоговорных документов, которые обеспечивают заключение договора в будущем.

Документы, фиксирующие факт встреч и ведения переговоров. Основным документом на этом этапе является протокол записи деловой беседы (показан в Примере 3). Он имеет целью зафиксировать:

• факт встречи конкретных представителей сторон и
• круг обсуждаемых проблем, вопросов (даже без принятых решений по ним, если пока ни о чем договориться не смогли).

Документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров:

• протокол о намерениях (Пример 4);
• соглашение о сотрудничестве (Пример 5) и
• протокол о результатах проведения переговоров.

Эти документы обычно¹ не налагают на участников переговоров каких-либо финансовых и юридических обязательств. Однако во избежание противоречий это лучше прямо указать непосредственно в тексте документа (см. «1» в Примерах 4 и 5).

Такие документы составляются на языке переговоров: если они ведутся в России на русском языке, то и документы составляются на нем; а если на иностранном, то документы делают двуязычными (язык каждой стороны переговоров в своей колонке).

Образцы протокола и соглашения из Примеров 4 и 5 заточены под западную практику, это особенно видно в преамбуле документа.

У многих западных и азиатских компаний печати отсутствуют и подтверждение документов происходит за счет проставления личной или электронной подписи. В российском правовом поле в силу ст. 160 ГК РФ печать тоже не является обязательной при оформлении сделки в письменном виде (просто не все об этом знают или воспринимают наличие оттиска печати как дополнительное подтверждение «легитимности» договора). Таким образом, печать на договоре, и уж тем более на документах, показанных в этой статье, не является обязательным атрибутом как для российских, так и для иностранных компаний.

Документы из Примеров 4 и 5 очень часто выступают прообразом предварительного договора, который уже точно имеет юридическое значение, т.к. стороны берут на себя обязательства.

О тонкостях офисного гостеприимства читайте в следующей статье.