Top.Mail.Ru

Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства

Если вы уже твердо знаете правила разработки, составления и оформления номенклатуры дел и применяете их, то организационный алгоритм, который рассматривается в данной статье, поможет вам учесть все процедурные аспекты создания этого документа. Вы поймете, как организовать разработку номенклатуры дел так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения!

Номенклатура дел организации в современных условиях является многофункциональным документом, т.к. она:

  • считается основным (и обязательным для государственных органов и органов местного самоуправления) классификационным справочником, т.к. закрепляет систематизацию документов (документального фонда) организации, а классификационная схема (главная таблица номенклатуры) и индексы дел могут использоваться для идентификации и регистрации документов. На основе номенклатуры дел возможна разработка классификатора для предварительного рассмотрения документов, классификатора ответственных исполнителей, ответственных за обеспечение сохранности и уничтожение документов и т.п.;
  • выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело (заголовок) получает в номенклатуре свой индекс (номер), а в конце календарного года в ней фиксируются количественные характеристики документального фонда организации и ее структурных подразделений (после заполнения графы о количестве заведенных дел/томов и итоговых записей);
  • является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые предстоит формировать в следующем календарном году. Не случайно в профессиональной речи архивистов до сих пор используется оборот «в номенклатуре дел намечаются заголовки дел и сроки их хранения»;
  • представляет собой организационный документ, т.к. классификационная схема отражает (но не прямо ей соответствует) схему организационной структуры, все направления и функции деятельности организации, состав и содержание ее документов (заголовки дел и их количество свидетельствуют о степени развития конкретного направления и вида деятельности в конкретном году).

Конкретная номенклатура дел организации является основным инструментом правильного формирования и систематизации документального фонда. Она используется для группировки исполненных документов в дела, обеспечивает формирование и оформление дел по установленным правилам, закрепляет сроки хранения документов организации, облегчает поиск документов, их учет и сохранность. На основе номенклатуры дел осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение, и процесс составления описей дел и актов о выделении документов к уничтожению существенно ускоряется при использовании правильно разработанной номенклатуры дел.

В условиях внедрения систем электронного документооборота (СЭД)правильно разработанная номенклатура дел может играть роль основного организационного документа и классификационного справочника, обеспечивающего типизацию маршрутов документопотоков, идентификацию и управление документами, а также выбор материального носителя информации для создания документов.

И, наконец, если руководство организации понимает, что документы являются активом и единственным доказательством прав собственности, законности принятых решений, передачи прав, наследования, слияния, поглощения и т.п., а также качества управления по показателям, применяемым в корпоративном управлении, то номенклатура дел используется как один из инструментов обеспечения этой доказательной базы.

Разработка по плану

Номенклатура дел как систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения, находится в зоне ответственности службы делопроизводства.

В четвертом квартале каждого календарного года номенклатура дел должна быть уточнена, переоформлена, представлена первому руководителю организации для утверждения, чтобы с 1 января следующего календарного года она вступила в действие и стала нормативным документом. Таким образом, номенклатура дел каждый год переутверждается, а пересматривается и пересоставляется существенным образом 1 раз в 5 лет, а также в случае коренного пересмотра направлений деятельности, функций и структуры организации. Не реже чем раз в 5 лет, а также в случае изменения структуры и функций номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления или организации, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией (центральной экпертно-проверочной комиссией) этих архивных учреждений.

Поскольку руководители организации от всех подразделений, в том числе и от службы делопроизводства, требуют составления планов работы и отчетов об их исполнении, рекомендуем ежегодно планировать организацию работы с номенклатурой дел. Планы работы всех подразделений в современных организациях обсуждаются на производственных совещаниях, транслируются всем сотрудникам, а иногда и во внешнюю среду организации. Поэтому переутверждение и разработка номенклатуры дел в ежегодном и пятилетнем циклах может постепенно стать плановым мероприятием и для других структурных подразделений, поможет сотрудникам и руководителям подразделений реально осознать ответственность за образующиеся в их деятельности документальные фонды и в целом будет способствовать внедрению концепции управления документами в соответствии с требованиями российских и международных стандартов.

Пример 1. Плановые мероприятия, связанные с номенклатурой дел на 2014 год, в четвертом квартале 2013 года

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Работа с номенклатурами дел прошлых лет

Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы