Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).
Информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающей функцией как управленческой, так и любой другой деятельности организации. От того, как организована работа с документами, во многом зависит результативность работы организации. Для работников компании важно:
- вовремя быстро найти не просто нужный документ, но и всю совокупность взаимосвязанных документов;
- оперативно дать поручения по документу и назначить исполнителей;
- максимально сократить время на доведение документа до исполнителя;
- не затрачивая больших усилий, проконтролировать выполнение документов и поручений;
- в максимально сжатые сроки подготовить протокол совещания;
- обеспечить сохранность документов, образовавшихся в деятельности организации.
Что стоит анализировать
Правила работы с документами устанавливаются нормативными документами организации, или, как их называют, – локальными нормативными актами 1. В составе ЛНА, регулирующих работу с документами, центральное место занимает Инструкция по делопроизводству. Наряду с ней в организации могут быть и другие нормативные документы (например, правила, инструкции, положения, порядки) по конфиденциальному делопроизводству, по организации работы с договорами, альбомы унифицированных форм и др. Все они в совокупности составляют нормативную базу делопроизводства организации.
Если в организации возникает необходимость сделать работу с документами более эффективной, начинать нужно именно с анализа нормативной базы по делопроизводству, а для этого нужно:
- выявить весь комплекс документов, регламентирующих работу с документами;
- провести анализ этих документов на предмет их соответствия законодательным и иным нормативным правовым актам (федеральным и, если такие есть, региональным и отраслевым);
- проверить, знают ли работники организации нормативные документы по делопроизводству, и при необходимости обучить работников правилам работы с документами.
Многие организации в работе с документами применяют системы электронного документооборота 2, поэтому выявляя ЛНА по делопроизводству, ни в коем случае нельзя оставлять в стороне нормативные документы, регламентирующие работу в СЭД. Как правило, это руководства по работе в СЭД, пользовательские инструкции, регламенты, порядки, устанавливающие общие правила работы в системе и/или ориентированные на отдельные категории пользователей в соответствии с ролевой моделью.
При анализе ЛНА по делопроизводству этот комплекс документов нельзя упускать, и первое, на что нужно обратить внимание, – согласованы или нет положения, например, Инструкции по делопроизводству, с нормативными документами, регулирующими работу в СЭД. Не должно быть так, что в Инструкции по делопроизводству устанавливаются одни правила, а при работе в системе полагается действовать по-другому. Напомним, что в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях есть положение о том, что правила работы с документами в СЭД организации и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции 3. В равной мере это положение относится ко всем ЛНА, регламентирующим работу с документами.
Далее разделим весь объем интересующих нас ЛНА на две группы и поясним для каждой из них, на что стоит обратить внимание при анализе:
-
ЛНА, устанавливающие общие правила работы, независимо от применяемой технологии.
- ЛНА, регламентирующие работу с документами в СЭД.
На что обратить внимание при анализе ЛНА по делопроизводству
Нужно выявить все ЛНА организации, регламентирующие работу с документами. Их можно разделить на несколько групп:
- ЛНА организационные:
- приказ о распределении обязанностей между руководством (может называться приказом о делегировании полномочий),
- приказы о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, о назначении лиц, имеющих право свидетельствовать верность копий документов, заверять документы печатью и др.,
- положения о структурных подразделениях, в т.ч. о службе делопроизводства,
- должностные инструкции работников организации, в т.ч. работников службы делопроизводства;
- ЛНА технологические:
- Инструкция по делопроизводству и
- другие ЛНА, регламентирующие работу с документами, а именно: создание документов (документирование), организацию документооборота, организацию текущего хранения документов, использование документов в деятельности организации;
-
ЛНА справочного типа – классификаторы и справочники информации и документов, применяемые на различных этапах работы с документами:
- для организации документооборота (например, номенклатура дел организации) и
- для организации хранения документов в составе документального фонда.
Эта группа ЛНА может применяться в СЭД как часть ее информационного обеспечения.
В данной статье мы будем говорить о тех ЛНА, которые относятся к технологической группе. Это именно те документы, которые регламентируют управление документами на всех этапах их жизненного цикла от создания или поступления документов из других организаций до завершения работы с ними, включения в дела и, в конечном счете, выделения к уничтожению или передачи на дальнейшее хранение в архив.
Основным документом этой группы является Инструкция по делопроизводству. Нужно отметить, что состав ЛНА, относящихся к этой группе, законодательством не регламентирован. Установлено лишь, что в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных организациях разрабатывается Инструкция по делопроизводству 4. Это не исключает того, что отдельные участки работы с документами могут регулироваться отдельными ЛНА, например порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов организации может регулироваться отдельным нормативным документом, а может быть разделом Инструкции по делопроизводству. В рамках данной статьи будем исходить из того, что все основные правила, регламентирующие работу с документами в организации, содержатся в Инструкции по делопроизводству. Итак, на какие ее положения нужно обратить внимание?
1. Необходимость актуализации ссылок на нормативные документы, послужившие основанием для разработки Инструкции по делопроизводству. До сих пор в действующих ЛНА в организациях можно встретить ссылки на нормативные документы, давно утратившие силу, например:
- на Государственную систему документационного обеспечения управления 1988 г. (вместо этого документа сейчас действуют нормативные документы, уже упоминавшиеся в статье: Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 5 и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях 6) или
- на ГОСТ Р 6.30-2003 (вместо него действует ГОСТ Р 7.0.97-2016 7);
- до сих пор можно встретить ссылку на...
