Возникли затруднения в поисках информации по вопросу организации архива представительства организации. Возможно, ваши эксперты смогут помочь и раскрыть эту тему.
ГБУ (далее – организация), не являющаяся источником комплектования, открывает представительство в другой стране. В связи с чем возникает необходимость создания архива представительства этой организации. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 года (далее – Правила 2015) не регулируют этот вопрос. В пункте 2.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – Правила 2020) говорится о том, что архивные документы представительств, филиалов и иных обособленных подразделений организации включаются в архивный фонд организации. Но опять-таки информации об организации данного процесса нет.
Исходя из пункта 3 статьи 55 Гражданского кодекса представительства не являются юридическими лицами и действуют на основании утвержденных положений. Следует ли из этого вывод, что организация разрабатывает и утверждает для представительства порядок организации и хранения документального и архивного фондов (далее – Порядок), номенклатуру дел?
В связи с тем, что организация несет полную ответственность за представительство, возможно ли указать в Порядке, что представительство обязано после оперативного хранения направлять документы постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу в организацию. И каким образом осуществлять такую передачу (с учетом, что личные дела содержат персональные данные)?
Также возможно ли ссылаться на пункт 4.18 и примечание в приложении № 26 Правил 2015 при вопросах создания экспертной комиссии непосредственно в представительстве для решения вопросов по выделению документов временного срока хранения (до 10 лет включительно) к уничтожению и об их дальнейшем фактическом уничтожении.
На какое еще законодательство можно опираться при создании архива представительства организации?
