Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

22 ноября 2021 года был принят Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»¹, а фактически о введении электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Электронные кадровые документы и раньше использовались в отдельных случаях, а также  для дистанционных работников. Революционность данного момента заключается в том, что теперь электронные документы можно использовать для всех работников (правда, при соблюдении определенных правил, в которых и будем разбираться). Этот кардинальный шаг готовился несколько последних лет.

Активная работа началась в 2017 году с принятием «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы»².

В 2018 году Минтрудом России был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений³, в котором приняли участие ряд крупных российских компаний. В ходе данного эксперимента был опробован механизм ведения кадровых документов в электронном виде и сделаны выводы о возможных проблемах. При этом документы, которые работодатели оформляли в электронном виде, должны были обязательно дублироваться на бумажных носителях.

На следующем этапе был осуществлен более масштабный проект, к реализации которого был привлечен широкий круг работодателей и который допускал ведение кадровой документации только в электронном виде (т.е. без дублирования на бумажном носителе). Этот эксперимент регулировался федеральным законом⁴ и Положением о порядке проведения эксперимента Минтруда⁵. Тут работодатели могли вести в электронном виде большинство кадровых документов, в т.ч. трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении работников, заявления, уведомления, график отпусков, локальные нормативные акты и пр. В ходе эксперимента работодатели могли использовать либо собственную информационную систему, либо систему «Работа в России». В ходе этого эксперимента была опробована методология перехода на кадровый электронный документооборот (далее – КЭДО).

Сделанные во время экспериментов выводы и вылились в новые возможности и правила работы для «широких масс».

Для кого актуально внедрение КЭДО

Ноябрьские изменения в ТК РФ существенно повлияли на всю сферу управления персоналом и ее документационное обеспечение.

Однако многие работодатели уже давно ждали принятия закона, который позволил бы перейти на электронный документооборот с работниками без необходимости дублирования кадровых документов на бумажном носителе. Многие работодатели еще до проведения эксперимента и принятия ФЗ-377 активно применяли элементы ЭДО в отношении ряда менее значимых документов и процессов, например:

• ознакомление с локальными нормативными актами и изменениями в них (не при заключении трудового договора, а в ходе работы);
• ознакомление работника с расчетными листками и др.

Конечно, в первую очередь к внедрению полномасштабного КЭДО готов крупный бизнес, IT-сфера, медиа-компании, банки. То есть те организации, которые давно и плотно автоматизируют все основные бизнес-процессы с использованием различного ПО. Вместе с тем, средние и небольшие компании все чаще задумываются о преимуществах взаимодействия с работниками в электронном формате. Ведь он:

• позволяет поддерживать удаленный режим работы (что важно в современных реалиях);
• обеспечивает высокую скорость обмена документами;
• позволяет оптимизировать процессы и формализовать документы в сфере управления персоналом;
• сокращает издержки на ведение бумажного делопроизводства;
• упрощает коммуникацию «работник-работодатель».

Вместе с тем важно подчеркнуть, что переход на ведение электронного документооборота в сфере трудовых отношений – это не обязанность работодателей, а их право (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Равно как и работники, а также трудоустраиваемые лица имеют право отказаться от взаимодействия с работодателем посредством КЭДО (ч. 4–6 ст. 22.1 ТК РФ). Поэтому компании могут подойти взвешенно к принятию такого решения, оценить преимущества и сложности перехода на КЭДО, учитывая свои финансовые и технические возможности. И в случае, если решение будет принято, соответствующим образом подготовиться к его внедрению.

Что изменил закон

Программы, позволяющие автоматизировать процессы кадрового учета, в практике работы организаций применяются достаточно давно. Однако до недавнего времени трудовое законодательство не предполагало возможности ведения кадровой документации исключительно в электронном виде. То есть документы, созданные в системе, распечатывались, подписывались работодателем и работником собственноручной подписью и помещались на хранение в виде документов на бумажном носителе.

ФЗ-377 установил возможность ведения электронного документооборота со всеми работниками организации, которые дадут на это согласие. При этом кадровые документы не будут дублироваться на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Работники вправе отказаться от ведения КЭДО в отношении документов, связанных с их работой (ч. 6 ст. 22.2 ТКРФ), кроме работников, поступающих на работу впервые после 31 декабря 2021 года. Для «отказников» работодатель будет обязан составлять документы в бумажном виде. По письменному заявлению работника заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, должны быть выданы ему не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). Обязанность предоставления документов, связанных с работой, на бумажном носителе работникам, отказавшимся от взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота, отдельно оговаривается в ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ.

КЭДО распространяется на все документы, которые в соответствии с трудовым законодательством должны вестись в бумажном виде или с которыми работник должен знакомиться под роспись. Исключением являются:

• трудовые книжки,
• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказы (распоряжения) об увольнении работников,
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Данные документы должны быть оформлены на бумажном носителе и подписаны собственноручной подписью.

Сведения о трудовой деятельности ведутся и передаются в Пенсионный фонд РФ в установленном ранее порядке, т.е. электронно.

Кроме того, приказ о приеме на работу перестал быть обязательным кадровым документом. Работодатель может его оформлять, но не обязан (ч. 1 ст. 68  ТК РФ).

Для КЭДО работодатель может использовать информационную систему (далее – ИС):

• собственную, которая должна обеспечивать подписание электронных документов, их хранение, а также фиксацию факта получения сторонами трудовых отношений;
• федеральную государственную цифровую платформу «Работа в России», доступ к которой может быть получен в т.ч. через Единый портал государственных и муниципальных услуг (далее – Единый портал гос­услуг).

Обратите внимание, что взаимодействие и ИС работодателя, и цифровой платформы «Работа в России» с Единым порталом госуслуг станет возможным только после 1 сентября 2022 года.

В зависимости от выбранной ИС и вида документа, работодатель и работник могут применять различные виды электронной подписи (эти варианты мы систематизировали в Таблице 1).

Расходы на получение и использование электронной подписи работником оплачиваются работодателем (теперь это четко сказано в ст. 22.2 ТК РФ). Однако если работник или поступающий на работу имеет ранее полученную усиленную квалифицированную электронную подпись, он может использовать ее при подписании документов и взаимодействии с работодателем в КЭДО.

Документы, направленные работником работодателю посредством ИС работодателя или цифровой платформы «Работа в России», считаются полученными работодателем на следующий день после их направления.

Момент получения документов, направленных работодателем работнику, так же как и сроки ознакомления или направления согласия работником законодательно не установлены, поэтому работодатели должны урегулировать этот вопрос на локальном уровне.

Документы, предоставляемые работниками при поступлении на работу и указанные в ст. 65 ТК РФ, могут быть переданы ими в традиционной форме или в форме электронных документов. Данный вопрос следует отразить в соглашении между работником и работодателем. Пока не все из перечисленных в ст. 65 ТК РФ документов могут быть предоставлены в электронной форме, однако после интеграции ИС работодателя или портала «Работа в России» с Единым порталом госуслуг, вероятно, такая возможность появится с отдельными очевидными исключениями (например, в отношении бумажных трудовых книжек).

Ознакомление поступающего на работу с локальными нормативными актами до заключения трудового договора может быть осуществлено в электронной форме.

Как внедрять

ФЗ-377 частично определил порядок перехода на взаимодействие с работниками посредством КЭДО, назвав обязательность уведомления работника, получения его согласия, разработки соответствующих локальных нормативных актов. Однако процедура предполагает более широкий список действий. Рассмотрим пошагово мероприятия, некоторые необходимо осуществить работодателю для внедрения КЭДО.

1. Создание рабочей группы приказом руководителя

На первом этапе рекомендуем создать рабочую группу. В нее можно включить следующих специалистов и/или руководителей соответствующих структурных подразделений:

• кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
• по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
• службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
• отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.

Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.

В частности, выбор ИT-решения, подготовка технического задания для разработчика или самостоятельное проектирование ПО должно быть возложено на подразделение, обеспечивающее ИТ-поддержку компании. Конечно, участвовать в составлении техзадания должны и специалисты ДОУ, и кадровики. Просто ИТ-подразделение можно назначить ответственным исполнителем по этой задаче (либо эти бразды правления можно отдать кадровой службе, т.к. автоматизируется ее участок работы).

На кадровую службу возлагаются:

• анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
• определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
• подготовка локальных нормативных актов и
• обеспечение взаимодействия с сотрудниками.

В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей ИС или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.

2. Разработка плана перехода на КЭДО

Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.

При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.

Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:

• подготовить список автоматизируемых процессов,
• по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
• установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).

Выбор ИT-решения лучше делать после того, как станут понятны потребности в автоматизации. Конечно, цена вопроса тоже важна, оценка стоимости проекта может снизить первоначальные аппетиты либо организация может решить поэтапно расширять этот проект.

Выбор информационной системы зависит от масштабов компании, количества и состава работников, количества документов, образующихся в деятельности подразделений по управлению персоналом, территориальной распределенности структурных подразделений компании и наличия дистанционных сотрудников.

Организации могут выбрать вариант ИС для КЭДО:

• сегодня на рынке есть поставщики систем электронного документо­оборота. Однако заказчики могут столкнуться с тем, что готового продукта, отвечающего всем потребностям, пока нет. Систему придется дорабатывать с учетом нужд заказчика. То есть разработчики ПО тоже хотят, чтобы им эту работу кто-то оплатил, вместе с ними продумал логику и обкатал при внедрении. И вот уже эти наработки потом начнут появляться в «коробочных решениях»;
• компании могут самостоятельно разработать ИС для КЭДО. Однако, скорее всего, это увеличит стоимость и время разработки;
• государственная цифровая платформа «Работа в России» будет бесплатной для всех пользователей, однако она начнет полноценно функционировать с 1 сентября 2022 года (пока для КЭДО она работает в ограниченном режиме). Кроме того, использование «Работы в России» позволит сократить издержки на приобретение усиленных квалифицированных электронных подписей для работников. Наличие УКЭП работодателя в любом случае будет обязательным.

До марта 2023 года планируют утвердить и внедрить обязательные для всех работодателей форматы электронных кадровых документов, они будут едины и для «Работы в России», и для «самодельных» систем КЭДО. Пока они не утверждены, можно использовать любые. Какой из этого можно сделать вывод? Либо подождите утверждения, либо потом надо быть готовыми к необходимости доработок ПО.

После выбора системы КЭДО нужно будет решить вопросы организации доступа к ней. Доступ может осуществляться только из помещений работодателя или быть удаленным. Второй вариант предпочтительнее, поскольку в основе КЭДО лежит идея именно удаленного взаимодействия работодателя и работников.

Следует задуматься о разработке мобильных приложений для смартфонов, создания корпоративного портала организации, как единого окна входа для работников в определенные ИС компании, включая и электронное взаимодействие с работодателем.

Кстати, ТК РФ подразумевает взаимодействие ИС для КЭДО не только с работниками организации, но и с поступающими на работу.

Вопрос хранения данных также может быть решен по-разному. Продумать его важно. Обязанность хранения и несения расходов на это возложена на работодателя (ст. 22.1 и 22.3 ТК РФ).

Чтобы внедрить КЭДО, надо еще утвердить локальный нормативный акт (ЛНА) о КЭДО, а также разработать формы документов, которые потом будут подписываться с работниками, организовать наличие необходимых электронных подписей у участников КЭДО. Только после этого можно внедрять в работу новую систему путем издания приказа.

3. Разработать локальный нормативный акт

Вы можете разработать комплексный документ, в котором отразить все аспекты по ведению и применению КЭДО, или подготовить комплект из нескольких ЛНА. Вот какие вопросы следует раскрыть (курсивом в этом списке мы выделили то, что ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ требует включить в ЛНА):

• права и обязанности работника и работодателя;
• информационная система (или несколько ИС), с помощью которой (которых) работодатель будет осуществлять КЭДО;
• дата введения КЭДО;
• срок направления уведомления работникам, в котором указывается день перехода на КЭДО;
• порядок и способы получения работодателем согласия или отказа работников от перехода на КЭДО;
• категории работников и документов, в отношении которых применяется КЭДО;
• порядок доступа работника к информационной системе для КЭДО и соответствующему виду электронной подписи;
• процедура идентификации сторон;
• порядок доступа работника к личному кабинету;
• защиту персональных данных;
• порядок хранения электронных документов;
• сроки и периодичность подписания работниками электронных документов;
• сроки и периодичность ознакомления работников с электронными документами с учетом рабочего времени;
• порядок проведения инструктажа работников;
• порядок направления работодателем уведомлений работникам;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия работодателя и представительного органа работников, выборного органа первичной профсоюзной организации, комиссий по трудовым спорам (если таковые имеются).

С точки зрения классического подхода к разработке инструкций по делопроизводству, эти пункты могут быть дополнены разделами о составе документов, формах и форматах документов, согласовании и подписании отдельных видов документов, регистрации, учете документации, организации информационно-справочной работы и организации хранения кадровой документации.

Удобно, если отдельный ЛНА будет разработан адресно для работников, в котором будет четко прописан порядок взаимодействия с работодателем в электронной среде.

Окончание статьи с описанием полного алгоритма перехода на КЭДО и примерами оформления документов читайте в следующем номере журнала.