Top.Mail.Ru

Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.

Кто какие перечни разрабатывает

Законом об архивном деле 1 установлено, что для экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организаций, применяются перечни документов со сроками хранения: типовые и ведомственные.

Типовые перечни документов со сроками хранения 2 разрабатываются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (таковым является Федеральное архивное агентство (Росархив)), а ведомственные перечни документов разрабатываются федеральными органами государственной власти и иными государственными органами Российской Федерации.

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

…3. Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней...

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

1. Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства...

Понятие «ведомственные перечни документов» нормативно не закреплено, но оно широко употребляется специалистами для обозначения перечней, которые разрабатываются федеральными государственными органами для установления видового состава и сроков хранения документов, образующихся в деятельности центральных аппаратов этих органов, их территориальных органов в субъектах Российской Федерации (если они имеются) и подведомственных организаций (при их наличии).

В чем отличия перечней документов со сроками хранения:

  • в типовом фигурируют документы по общим для всех организаций функциям;
  • а в ведомственном – характерные для отрасли, регулируемой автором ведомственного перечня. Иначе говоря, именно ведомственные перечни отражают специфику документирования деятельности, которая в одном случае относится к сфере образования, в другом – к сфере труда и трудовых отношений, в третьем – к сфере здравоохранения или иной.
  • В ведомственный перечень включаются документы:

    • как по типовым функциям (из типового перечня);
    • так и документация, характерная только для деятельности ведомства.

    Для типовой документации в ведомственном перечне, как правило, устанавливается тот же срок, что и в типовом перечне. Изменение срока хранения допускается в 2 случаях:

    • если с момента утверждения типового перечня произошли изменения в законодательстве, в соответствии с которыми срок хранения документов был увеличен или сокращен;
    • повышение сроков хранения возможно в случае обоснования его особенностями работы ведомства (уменьшение сроков хранения на этом основании недопустимо).

Если перечни типовых документов разрабатываются Росархивом и регулярно пересматриваются (например, за последние несколько десятилетий сменили друг друга перечни 2000 года, затем 2010 года и действующий сейчас перечень 2019 года), то с ведомственными перечнями у нас все не так благополучно. Разрабатывают и регулярно пересматривают свои перечни лишь отдельные ведомства (Федеральная налоговая служба, Федеральная таможенная служба и некоторые другие), большая часть федеральных органов исполнительной власти в последние десятилетия не разрабатывала новых перечней документов, в связи с чем специалистам в сфере делопроизводства и архивного дела не оставалось ничего другого, как руководствоваться ведомственными перечнями, разработанными еще в 1970–1980-е годы, несмотря на то что они не отражают современной документации. Кроме того, в результате регуляторной гильотины старые ведомственные перечни были отменены, и применять их при проведении экспертизы ценности нельзя просто потому, что они утратили юридическую силу.

Крайние сроки для выпуска ведомственных перечней

Для того чтобы инициировать разработку ведомственных перечней, Правительством РФ было дано поручение от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409, в соответствии с которым федеральные органы исполнительной власти должны разработать и утвердить новые перечни документов со сроками хранения.

Росархивом было направлено письмо в федеральные органы исполнительной власти об организации выполнения этого поручения Правительства РФ 3. В письме сказано, что федеральным органам исполнительной власти:

  • имеющим современные ведомственные перечни документов, необходимо провести их сравнительный анализ с Перечнем типовых управленческих архивных документов 4 (далее – Перечень типовых управленческих документов), подготовить и представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве (далее – ЦЭПК при Росархиве) изменения, вносимые в действующие перечни документов (в срок не позднее IV квартала 2020 г.) или новые редакции действующих перечней документов (в срок не позднее II квартала 2021 г.).
  • не имеющим современных ведомственных перечней документов, было рекомендовано завершить их разработку не позднее 1-го квартала 2022 г. 

Какие ведомственные перечни уже готовы и что на подходе

По данным Росархива, на данный момент большинство федеральных органов исполнительной власти ведут разработку (переработку) перечней документов, однако работа эта ведется с разной интенсивностью. Есть органы власти, которые уже разработали и утвердили новые или обновленные ведомственные перечни, но есть и такие, которые по различным причинам не успевают выполнить эту работу в установленные сроки.

Так, Минпромторг России планирует завершить разработку своего ведомственного перечня документов в 1-м квартале 2023 года, поскольку в его ведении находится большое количество организаций различных видов деятельности, а также торговые представительства Российской Федерации за рубежом, что требует сложной аналитической работы для его подготовки. В связи с наличием большого количества территориальных органов и...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.