Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Терминология

Толковый словарь русского языка определяет слово «срок» так:

«1. Отрезок, промежуток времени, обычно определенный, назначенный для чего-л. Срок службы в армии. Испытательный срок. Аренда сроком на пять лет…

2. Момент исполнения или наступления чего-л. Назначить срок отъезда. Последний срок сдачи экзамена…»¹.

Из словарной статьи следует, что слово «срок» в русском языке имеет 2 значения:

1) промежуток времени и

2) конкретный момент времени (например, дата или дата и время).

В терминологическом стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013² общее понятие «срок» отсутствует, но есть 3 понятия, обозначающие конкретные разновидности сроков:

• типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;
• индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;
• срок хранения документов: период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Первые два понятия соотносятся с общим понятием «срок исполнения», определения которому терминологический стандарт не дает, поскольку его можно отнести к дефинитивным понятиям, т.е. не требующим определения: понятие «срок исполнения» и его разновидности – типовой и индивидуальный сроки соотносятся со значением второго общелитературного понимания слова «срок» – конкретный момент времени.

Понятие «срок хранения документов» в ГОСТ определяется как «период времени», т.е. соотносится с первым общелитературным значением слова «срок».

Следовательно, в делопроизводстве слово «срок» тоже может означать и период времени, и конкретный момент.

Общие правила в Гражданском кодексе РФ

Общие положения об исчислении сроков в гражданских правоотношениях³ установлены главой 11 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

В статье 190 ГК РФ тоже зафиксировано (как в толковом словаре), что общее понятие «срок» может обозначать не только какой-то период или момент времени (календарную дату), но и событие, которое должно наступить.

Правила для госорганов и госорганизаций

Установленные ГК РФ положения о сроках реализованы в нормативных правовых актах по делопроизводству:

• Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) (далее – Примерная инструкция);
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) (далее – Правила делопроизводства).

Разработчики этих нормативных документов сделали это сознательно, чтобы синхронизировать правила (автор статьи входила в их число).

Рассмотрим, какие положения о сроках и порядке их исчисления установлены теперь этими документами. Причем мы:

• будем рассматривать сроки, относящиеся к сфере документирования и организации документооборота (согласование документов, регистрация и учет документов, исполнение документов) и
• не будем рассматривать сроки хранения документов (которые, как правило, исчисляются годами, и отсчет которых начинается с года, следующего за годом, в котором документы были закончены (завершены) делопроизводством).

Сравнительный анализ положений о сроках в Примерной инструкции и Правилах делопроизводства в Таблице 1 показывает, что эти положения соответствуют нормам ГК РФ:

• сроки исчисляются в календарных днях;
• исчисление срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (например, с даты, следующей за датой регистрации документа, или с даты, следующей за датой проведения заседания / совещания);
• при окончании срока в нерабочий день, документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Несмотря на четкость и однозначность установленных норм исчисления сроков (особенно сроков регистрации и исполнения документов), на практике нередко возникают сложные ситуации, к примеру, при организации работы с обращениями граждан и организаций и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. Федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (статья 8) и от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (статья 18) установлено, что письменные обращения и запросы о предоставлении информации регистрируются в течение 3 дней с момента (со дня) поступления.

Как в этом случае (с какой даты) отсчитывать срок исполнения письменного обращения или запроса? Чтобы правильно рассчитать сроки регистрации и исполнения документов, нужно исходить из того, что 3 дня на регистрацию – это календарные дни, т.е. субботы и воскресенья включаются в расчет. Но при этом мы не должны забывать положение статьи 193 ГК РФ, которая говорит о том, что если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Правила делопроизводства и Примерная инструкция предназначены для применения их в качестве основы для разработки инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления или, соответственно, государственной организации. Об этом сказано:

• в пункте 1.12 Примерной инструкции («На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации») и
• в пункте 1.8 Правил делопроизводства («На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления»).

Следовательно, все положения о сроках, установленные нормативными документами по делопроизводству, должны применяться в инструкциях по делопроизводству, разрабатываемых на их основе госорганами и госорганизациями.

Правила для негосударственных организаций

Нормативные документы по делопроизводству, утвержденные Росархивом, не распространяются на негосударственные организации, поэтому «обычные» коммерческие организации вправе самостоятельно решать, применять или не применять Правила делопроизводства или Примерную инструкцию при разработке своих индивидуальных инструкций по делопроизводству, но нарушать Гражданский, Трудовой, Налоговый и другие кодексы РФ они не имеют права (как и любые законы Российской Федерации). По этой причине все положения о сроках, установленные нормативными документами по делопроизводству и соответствующие рассмотренным нами в настоящей статье нормам ГК РФ, должны применяться и в негосударственных организациях.

Правила для федеральных органов исполнительной власти

В состав нормативной базы, регулирующей деятельность федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), входят типовые регламенты:

• Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 45; действует в свежей редакции от 18.03.2022);
• Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30; действует в свежей редакции от 06.03.2023).

На основании этих документов разрабатываются индивидуальные регламенты федеральных органов исполнительной власти. В этих документах есть положения, противоречащие нормам ГК РФ и Правилам делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, например:

• в п. 4.13 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти имеется положение: «…Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день»;
• а сроки исполнения поручений Правительства РФ исчисляются «с даты подписания поручения» (а не регистрации в организации-получателе!). Аналогичное положение есть и в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 6.1: «Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения»).

Типовые регламенты разработаны и утверждены Правительством РФ, следовательно, с точки зрения юридической силы эти акты выше нормативных документов по делопроизводству, утвержденных Росархивом.

Кроме того, у юристов есть правило, которое явно не сформулировано в законодательстве, но закрепилось в юридической практике: если один и тот же предмет регулируют одновременно общая и специальная нормы (содержащиеся в одном или разных нормативных правовых актах), применяется норма, имеющая более специальный характер (т.е. при противоречии общей и специальной норм применяется специальная норма). Если руководствоваться этим правилом, то типовые регламенты регулируют деятельность более узкого круга госорганов, поэтому они и применяются в ФОИВ.

Однако такие расхождения в нормативных правовых актах порождают вопросы у специалистов, занимающихся делопроизводством, и не способствуют эффективной работе.