Кто может быть «уполномоченным работодателем лицом»? Какие права работодателя можно делегировать? Какими документами оформить? Как составить приказ о передаче полномочий? Возможна ли передача прав на подписание кадровых документов и осуществление кадровых действий по доверенности? Кто может быть представителем работодателя в социальном партнерстве (коллективные переговоры, заключение коллективного договора, соглашений и пр.)? Как можно передать кадровые полномочия управляющей организации или управляющему? Как будет оформляться реквизит «Подпись» в таком случае?
В крупных компаниях часто встает вопрос возможности делегирования прав работодателя (которым корреспондируют соответствующие обязанности) иным лицам, чем руководитель организации. Из-за большого количества работников и объема документации руководитель просто не успевает выполнять свои прямые обязанности, связанные с подписанием кадровых документов и осуществлением отдельных действий в рамках работы с персоналом. Еще чаще с такой проблемой сталкиваются территориально удаленные филиалы и представительства организации-работодателя, ведь руководитель самого юридического лица может быть и в другом регионе.
Некоторые полномочия действительно можно делегировать. В ТК РФ неоднократно встречается понятие «уполномоченные работодателем лица» или «представители работодателя». При этом никакой конкретики нормы не содержат.
Давайте разбираться:
1) кто может представлять интересы работодателя в отношениях с работниками:
- при проведении коллективных переговоров, заключении коллективного договора, разрешении трудовых споров (ч. 1 ст. 33 ТК РФ);
- заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении трудовых договоров и прочих соглашений с работниками (ст. 56, 72, 78 ТК РФ и др.);
- ведении, учете и хранении бумажных трудовых книжек, выдаче их заверенных копий (а также заверенных копий иных документов, связанных с работой в данной организации) и дубликатов, а также составлении отчетов по формам СЗВ-ТД, СТД-Р и пр. (ст. 66, 66.1 ТК РФ);
- фактическом допущении к работе (ч. 3 ст. 16 ТК РФ) и др.;
2) а также какими документами закрепить передачу полномочий.
Кто может быть представителем работодателя
Для прояснения рассматриваемого нами вопроса в первую очередь обратимся к ч. 6 ст. 20 ТК РФ.
Фрагмент документа
Часть 6 статьи 20 «Стороны трудовых отношений» ТК РФ
Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.
Итак, изначально законным представителем работодателя является руководитель организации (единоличный исполнительный орган), который может именоваться генеральный директор, директор, президент, председатель и пр. Именно он, как правило, наделен всем объемом кадровых полномочий, если учредительными документами организации не оговорено иное. Однако логично, что в крупных компаниях руководителю единолично подписывать все необходимые кадровые документы в рамках трудовых и непосредственно связанных с ними отношений невозможно. Ведь это не простое механическое действие, подписант оценивает содержание каждого документа, на котором ставит свой росчерк (если мы говорим о бумажном кадровом документообороте) либо который удостоверяет своей электронной подписью (если внедрен электронный документооборот), зачастую подписание документа являет собой принятие решения о возникновении, изменении или прекращении трудовых отношений.
И это, кстати, касается, не только кадровой, но и других сфер деятельности. Поэтому первое, что делает грамотный руководитель организации, приступая к исполнению своих обязанностей, это издает приказ о распределении полномочий (предоставлении полномочий) и предоставлении права подписи документов отдельным должностным лицам согласно их компетенции. А уже потом соответствующие установления конкретизируются в локальных нормативных актах и/или изменениях к ним (ПВТР, положении о персонале, инструкции по кадровому делопроизводству, положениях об обособленных и внутренних структурных подразделениях, должностных инструкциях), трудовых договорах. При необходимости могут вноситься изменения и в учредительные документы.
Далее по тексту статьи, говоря о делегировании полномочий работодателя в кадровой сфере, мы будем подразумевать их передачу иному, чем руководитель организации, представителю, по воле этого руководителя или уполномоченного органа управления организации-работодателя.
Требования к представителям обычно различаются в зависимости от передаваемых полномочий. Передача основного объема полномочий в кадровой сфере возможна, как правило, только работнику при соблюдении процедуры, закрепленной на локальном уровне организации. При этом нужно учитывать, что передаваемые полномочия должны вытекать из выполняемой работником трудовой функции (см. письмо Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1). То есть будет неправильным передать право подписи трудовых договоров, например, офис-менеджеру, поскольку в его трудовую функцию вообще не входит работа с трудовыми договорами. Если поручить офис-менеджеру подписание кадровой документации, то это может быть расценено как фактический перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ) или совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ), которые возможны только с письменного согласия работника. При этом в случае совмещения придется еще и доплатить.
Таким образом, по общему правилу уполномоченный представитель должен изначально отвечать двум критериям:
1) быть работником организации;
2) иметь соответствующую передаваемым полномочиям трудовую функцию.
Обычно уполномоченным представителем работодателя является...
