Любая организация старается расширить сферу своей деятельности, заявив о себе и за пределами территории своего основного местоположения. Для представления интересов в других регионах организация открывает обособленные структурные подразделения: филиалы и представительства. Так как функции филиала включают в себя и функции представительства, в статье мы поговорим о способах ведения кадровой документации в филиале организации и о том, как головная организация контролирует ведение филиалом кадровой документации, а именно проводит ее аудит.
Как правильно оформить право руководителя филиала на прием и увольнение работников филиала? Какие документы подлежат проверке при проведении кадрового аудита в филиале? В какой форме зафиксировать результаты проверки кадровых документов? Как оформить акт о результатах проверки филиала? На эти вопросы мы и ответим в статье.
Выбираем способ ведения кадровой документации
После открытия филиала организации у руководителя возникает вопрос: каким способом целесообразнее вести кадровую документацию в филиале?1 Здесь существуют два варианта. Во-первых, централизованно. В данном случае головная организация ведет кадровое делопроизводство и в своем филиале. Во-вторых, самостоятельно, а филиал ведет отдельно.
Как правило, если у организации несколько филиалов в стране, то целесообразнее передать полномочия по ведению кадровой документации им. Таким образом, в каждом подразделении будет либо работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства (например, инспектор по кадрам, секретарь, менеджер по персоналу, бухгалтер), либо отдельное подразделение (например, отдел кадров, отдел персонала). Если работа с кадровой документацией возлагается на одного сотрудника, то его полномочия необходимо должным образом оформить. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства должны быть прописаны в трудовом договоре либо закреплены в должностной инструкции, а также могут быть возложены на работника приказом руководителя.
Как определить полномочия руководителя филиала
Полномочия руководителя филиала определяет головная организация, так как в соответствии со ст. 55 ГК РФ для того чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия, например, в трудовом договоре, доверенности (см. Пример 1).
