Унифицированная форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. До сентября 2021 года (когда вступил в силу новый Порядок ведения трудовых книжек 1) работодатели должны были заводить личную карточку при приеме каждого сотрудника на работу, а затем при любом кадровом событии (приеме, переводе, отпуске, увольнении и т.д.) необходимо было вносить в нее соответствующие записи и знакомить работников с ними под личную подпись. Кстати, до недавнего времени по личным карточкам в организациях осуществлялся и воинский учет граждан.
Минтруд России в письме от 24.12.2021 № 14-6/В-1487 отметил, что работодатель самостоятельно принимает решение, вести личную карточку в целях кадрового учета или нет. Более того, для удобства ее можно вести и в электронном виде. А специалисты Роструда добавили, что с записями в личных карточках работодатель может сотрудников не знакомить 2.
Несмотря на отмену обязательности личных карточек, специалисты в области кадрового делопроизводства не рекомендуют работодателям полностью отказываться от их ведения. Это универсальный документ, где содержится наиболее полная информация о любом сотруднике, и из него удобно брать данные для составления кадровой отчетности. В частности, если говорить о заполнении раздела VIII «Отпуск» личной карточки по унифицированной госкомстатовской форме № Т-2, то можно отслеживать много важной информации из различных документов (согласно указаниям по применению и заполнению этой формы, также утвержденным вышеназванным постановлением Госкомстата России, все записи вносятся именно на основании документов работодателя либо предоставленных работником), собранной в одном месте. Причем если раздел про отпуск в личной карточке бухгалтерская программа заполняет автоматически, то нередко она упускает важные детали, поэтому лучше их отслеживать вручную. Например, в случае с указанием, за какой рабочий год предоставляется отпуск, или в случае досрочного завершения отпуска по уходу за ребенком (подробнее об этом скажем ниже).
Кроме того, работодатель вправе утвердить свою форму личной карточки в установленном порядке и руководствоваться ею вместо госкомстатовской (например, убрав из нее графы, заполнение которых его не интересует, или добавив нужные). Однако на практике мало кто так поступает, поскольку утвержденная постановлением Госкомстата России форма личной карточки за столько лет ее использования стала привычной, содержит много актуальной информации и дорабатывать ее под себя зачастую просто нет необходимости.
Некоторые работодатели утверждают свой собственный порядок ведения личных карточек работников в виде локального нормативного акта или просто устанавливают основные правила в приказе. В этом же документе, как правило, фиксируют, в каком виде ведутся карточки (бумажном или электронном) и кто является ответственным за их заполнение лицом, нужно ли знакомить работников под личную подпись (или в порядке, установленном для внедренного электронного документооборота) с внесенными в эти карточки записями.
Обратите внимание: раздел про отпуска в личной карточке в большинстве случаев кадровик заполняет после оформления приказа о предоставлении отпуска (чтобы потом не пришлось переделывать).
Рассмотрим на конкретных примерах, как отразить в личной карточке, составляемой по госкомстатовской унифицированной форме, разные виды отпусков.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск, согласно ч. 1 ст. 115 ТК РФ, предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Если сотрудник идет в отпуск по графику отпусков, то его заявление в данном случае не требуется. Однако согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Сотрудник вернулся из зоны СВО. Каков алгоритм действий работодателя? Можно ли сразу отправить такого работника в отпуск за все периоды его отсутствия?
Когда работник вправе требовать перенести отпуск? Когда таким правом наделен работодатель? Какую процедуру необходимо соблюсти, чтобы перенести отпуск с запланированных графиком отпусков дат на иные? Как знакомить работника с датами отпуска? В какие сроки? Как документально оформляется фактическое предоставление отпуска? Даем образцы необходимых документов.
Работнику предоставляется отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда продолжительностью 7 календарных дней (минимальное количество дней, предусмотренное ТК РФ). Будет ли зависеть количество дней этого отпуска от времени работы работника на работах во вредных условиях труда? Или же минимальное количество дней (7 дней) отпуска работодатель обязан предоставлять за сам факт того, что условия труда работника являются вредными или опасными? Предоставлять остальную часть отпуска, превышающую 7 календарных дней, работодатель обязан пропорционально времени, отработанному во вредных или опасных условиях труда?
Можно ли предоставить работнику оплачиваемый отпуск начиная с праздничного дня? Если на отпуск попадает нерабочий праздничный день, то он в отпуск не входит. А как этот день помечается в приказе на отпуск?
С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.
Практика показывает, что даже опытные кадровики ошибаются, когда указывают даты в документах. Надо ли ставить 0 в начале даты? В каких случаях нужно добавлять кавычки к числу? Когда можно писать год полностью, а когда желательно сократить? Если событие длится несколько дней, то какой знак должен быть между числами – тире или дефис? Нужно ли ставить пробелы? Каковы особенности указания даты на электронном документе? Можно ли употреблять предлог «со» перед цифрой? Когда используется наращивание при записи чисел? Разъясняем просто и понятно, опираясь на ГОСТ.
График отпусков – это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.
C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
