Как знакомить работников с кадровыми приказами

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении)

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении), пожалуй, самый уважаемый вид приказа. Работодатель обязан его издавать во всех случаях прекращения трудовых отношений (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Приказ об увольнении всегда имеет привычную бумажную форму: в отношении этого приказа не действует общая возможность ведения электронного документооборота (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ), а если цифровой формат используется для общения с дистанционным работником, то ему необходимо направить заверенную копию приказа (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Теперь подробнее остановимся на правилах ознакомления работников с данным приказом.

Как видим, работодатель должен иметь подтверждение ознакомления с приказом о прекращении трудового договора в виде «живой» (собственноручной) подписи работника (либо электронной, если увольняется дистанционный работник и ознакомление осуществляется в форме электронного документа).

И только если получить заветную подпись невозможно по объективным причинам, на приказе необходимо сделать соответствующую запись. Одна из таких причин прямо названа в законе: работник отказывается оставить автограф. Также работодатель не может ознакомить с приказом увольняемого работника, если он отсутствует на работе. Особый случай – когда приказ о прекращении трудовых отношений издается в связи со смертью работника. В последнем случае из содержания приказа вполне понятно, почему отсутствует подпись сотрудника. Но несмотря на всю абсурдность ситуации, запись о невозможности ознакомления тоже придется сделать, ведь исключений в ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ не установлено.

А вот вариант, когда работодатель просто забыл ознакомить работника с приказом об увольнении, законом не предусмотрен. Также не будет оправданием, если приказ и другие документы, предназначенные для увольняемого работника, находятся в головном офисе, а работник трудится на другом конце города или вовсе в другой местности. Здесь работодатель должен либо обеспечить явку работника в центральный офис в установленный срок, либо своевременно передать документы к рабочему месту увольняемого сотрудника.

Как может выглядеть «соответствующая запись»? Формально будет достаточно просто переписать подходящую формулировку из ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ:

• «Приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника» или
• «Работник отказался ознакомиться с приказом о прекращении трудового договора под подпись».

На практике, чтобы не возникало лишних вопросов или сомнений, в записи указывают конкретные причины, помешавшие ознакомить с приказом:

• «Приказ невозможно довести до сведения работника в связи с его отсутствием на рабочем месте» или
• «Приказ невозможно довести до сведения работника в связи с его нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске и неявкой к работодателю в день увольнения».

Напомним, что работника нельзя уволить в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске только по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем)¹. А вот увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по иным причинам допустимо.

Следующий вопрос, который возникает у новичков кадрового дела, касается заверения записи на приказе об увольнении. Запись непосредственно производит то должностное лицо, в чьи полномочия входит ознакомление работников с кадровыми документами. Рекомендуем не оставлять ее безликой. Подпись ответственного лица (с указанием должности и расшифровки подписи) и дата внесения удостоверят и саму запись, и то, что он добросовестно и вовремя исполнял свои обязанности (был готов ознакомить с приказом, но не смог).

Иногда запись о причинах неознакомления работника с приказом об увольнении дополняют другими сведениями:

• о направлении работнику копии приказа;
• попытках связаться с работником посредством телефонной связи, электронной почты, мессенджера;
• зачитывании текста приказа вслух в присутствии работника и свидетелей,

что также сопровождается подписями присутствовавших при описанных событиях лиц и т.д.

Это допустимо. И более того, целесообразно. Такие подробности помогут вспомнить вам (или подскажут «потомкам») обстоятельства расставания с работником. А в случае спора поспособствуют формированию у проверяющих и судей представления о достоверности документа и изложенных в нем фактов.

Отдельно стоит сказать о приказе о применении меры дисциплинарного взыскания, в том числе в виде увольнения. Если работник отказывается его подписать, то помимо записи на самом приказе необходимо составить акт, как того требует ч. 6 ст. 193 ТК РФ. Рассмотрим этот вид приказа отдельно.

Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания

Это второй вид приказов, для которых ТК РФ прямо указывает порядок действий работодателя.

Здесь, как мы видим, предусмотрено составление отдельного документа – ​акта. Причем поводом для его оформления является только отказ работника ознакомиться с приказом. Отсутствие сотрудника на работе лишь отодвинет срок ознакомления (о нюансах мы еще скажем ниже).

Подробностей составления акта ТК РФ тоже не дает, лаконично называя его «соответствующим». Если подходить к делу формально, то для выполнения норм ч. 1 ст. 193 ТК РФ подойдет любой документ с названием «акт», где будет зафиксирован отказ работника от ознакомления с данным конкретным приказом о применении к нему дисциплинарного взыскания, с датой – ​в течение 3 рабочих дней от даты издания приказа. Однако такое пренебрежительное отношение может выйти для работодателя боком: не исключено, что спор перейдет в суд, а судьям не очень-то понравится простая отписка.

При составлении акта стоит ориентироваться на общие правила делопроизводства и нормы ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Так, в акте указывают:

• наименование работодателя (полное и сокращенное, при его наличии),
• наименование вида документа (акт),
• дату документа (акт обычно составляется незамедлительно после отказа),
• место его составления,
• регистрационный номер.

Далее следует подробное описание события и подписи участников, свидетелей.

Кем составляется акт? У работодателя может быть постоянно действующая комиссия по ознакомлению работников с кадровыми документами. Комиссия может быть создана и временно – ​для доведения до сведения работника конкретного приказа и фиксации его отказа. Случается, что состав членов никак не регламентирован и они просто подбираются из числа присутствующих на работе (лучше, чтобы это было не менее 2 сотрудников, кому по должностным обязанностям разрешен доступ к персональным данным, которые несут ответственность за их разглашение: работники кадровой службы, бухгалтерии).

Однако допустим и вариант, когда комиссия не создана, а акт составляется ответственным кадровым работником в присутствии свидетелей, которые своими подписями удостоверяют соответствие его содержания имевшим место в их присутствии событиям.

При актировании отказа стоит описывать произошедшее событие максимально подробно:

• где именно (адрес, кабинет) и когда (дата и время) было предложено ознакомиться работнику (какому именно) с приказом о применении дисциплинарного взыскания (не забудьте указать реквизиты приказа);
• кто при этом присутствовал;
• был ли зачитан текст приказа вслух (а это лучше делать, даже если работник вдумчиво его прочитал);
• известны ли мотивы отказа поставить подпись в ознакомлении и каковы они, а также другие заслуживающие внимания подробности.

Кстати, при отказе работника подписать «дисциплинарный» приказ кадровики иногда идут на хитрость и предлагают работнику прямо так и написать на приказе – ​«не согласен» – ​и поставить подпись. В итоге на приказе есть подтверждение, что работник приказ все же прочитал (ведь он с ним не согласился, значит, понял суть приказа), и его собственноручная подпись об ознакомлении тоже получена. А само по себе согласие или несогласие с решением работодателя решающей роли уже не играет.

Теперь о нюансах.

У работодателя для ознакомления сотрудника с приказом о применении дисциплинарного взыскания есть 3 рабочих дня после издания этого приказа. Если сотрудника нет на работе, срок продлевается на дни его отсутствия. Бывает, что работодатель наказывает сотрудника аккурат накануне увольнения (чтобы, например, не начислять ему премию или начислить поменьше). Тогда надо успеть ознакомить работника с приказом до его ухода.

А если дисциплинарным взысканием является увольнение и работник отказывается от ознакомления с приказом, то необходимо соблюсти:

• и требования ч. 1 ст. 193 ТК РФ (составить акт);
• и нормы ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ (сделать на приказе запись об отказе от ознакомления). Запись может содержать отсылку к акту.

Другие кадровые приказы и распоряжения без подписи работника

В ТК РФ также упоминаются приказы (распоряжения):

• о приеме на работу;
• назначении лица, ответственного за организацию работы по охране труда;
• создании комиссии по расследованию несчастного случая, внесении изменений в ее состав;
• о приостановлении действия трудового договора мобилизованного работника или работника-добровольца
• и некоторые другие.

Кроме того, на практике в распорядительном порядке сотрудники привлекаются к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, направляются в служебные командировки, с них взыскиваются суммы причиненного ущерба, не превышающие среднего месячного заработка, и т.д. При этом правил доведения этих приказов (распоряжений) до сведения работников в законе нет. Не говоря уже о приказах о предоставлении отпуска, о перемещении и многих других, которые встречаются еще чаще, но вовсе позабыты ТК РФ.

Означает ли это, что знакомить работников с издаваемыми приказами не требуется? Ведь если нет обязывающей нормы, значит, и нарушить ее нельзя…

Не все так просто. Мы ведем кадровое делопроизводство не для труд­инспекции, а для выстраивания понятных и законных взаимоотношений между работниками и работодателем. И если изданный документ затрагивает интересы работника, его стоит проинформировать об этом. А уж если приказ или распоряжение требуют от сотрудника совершения каких-либо действий – ​так обязательно. Иначе как потом спрашивать с него исполнение?

Например, необходимо потрудиться в выходной день для выполнения внезапной сверхсрочной работы: работодатель получил от сотрудника согласие, издал приказ, но работника с ним не ознакомил, а тот благополучно уехал на рыбалку. Работа не выполнена, а наказать сотрудника при таких обстоятельствах вряд ли получится. Ну и что, что дал согласие, – ​может, работодатель в последний момент передумал или выбрал другого сотрудника для внеплановой работы.

Конечно, есть приказы, которые носят чисто справочный характер (а некоторые, ранее обязательные, и вовсе теперь можно не издавать). Так, из приказа о приеме на работу ничего нового работник не почерпнет: его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Подавляющее большинство приказов о переводе на другую работу тоже не играют для работника большой роли, т.к. все изменения уже закреплены в письменном соглашении к трудовому договору. В то же время, если работодатель издает эти приказы по форме, в которой есть графа для ознакомления работников, значит, он взял на себя обязательство получать в них подпись!

Иногда порядок ознакомления работников с кадровыми документами, в т.ч. с приказами, закрепляется в локальных нормативных актах. В таком случае работодателю придется выполнять свои же правила.

Безопаснее доводить все кадровые приказы до сведения упоминаемых в них лиц. При сопротивлении работника требованию поставить подпись лучше действовать по аналогии с дисциплинарными приказами – ​составлять акт об отказе ознакомиться с документом. Также в дополнение копия приказа может быть направлена работнику почтой (лучше ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении), на электронную почту, в мессенджер и т.д.

А если некоторые приказы действительно бесполезные и необязательные (как тот же приказ о приеме на работу), лучше вовсе отказаться от их издания.