Как ввести суммированный учет рабочего времени в организации

В одном из прошлых номеров журнала мы говорили о нюансах оплаты труда работников при суммированном учете рабочего времени. В этот раз рассказываем, с чего начать внедрение суммированного учета. Что включить в Правила внутреннего трудового распорядка? Нужно ли отдельное Положение о суммированном учете рабочего времени? Какие еще документы необходимо составить? Как правильно установить учетный период? Каким образом уведомить работников об изменениях определенных сторонами условий трудовых договоров? Когда нужен график работы, а когда график сменности? Каков порядок их утверждения и как организовать ознакомление с ними работников? Как вести учет рабочего времени при суммированном учете? Приводим образцы формулировок для документов, которые можно использовать в работе, и анализируем судебную практику по спорным вопросам. Почему мы уделяем столько внимания деталям? Потому что проверяющие из трудинспекции чаще всего «копают» именно этот вид учета рабочего времени. Не секрет, что многие работодатели к нему прибегают, именно чтобы сэкономить на персонале. Тем более сейчас, когда бизнес выживает с трудом. Наши образцы документов с выверенными формулировками, проверенными юристами, помогут избежать проблем.

Когда применяется суммированный учет рабочего времени?

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Не все работодатели могут обеспечить еженедельное соблюдение 40-часовой нормы. Например, на одной неделе работник отработал 35 часов, а на другой – 45 часов при норме 40 часов в неделю. Чаще всего подобные трудности возникают при сменной работе, работе с чередованием рабочих и выходных дней по скользящему графику, гибком графике работы и при вахтовом методе. В таких ситуациях чаще всего и применяют суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Он позволяет работодателю соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период. И подсчитывать сверхурочную работу именно по итогу данного периода.

При суммированном учете рабочего времени переработка в течение недели не является сверхурочной работой, если она компенсируется недоработкой в течение других недель в пределах учетного периода – от месяца до года (письмо Роструда от 28.10.2020 № ПГ/49630-6-1).

В обязательном порядке суммированный учет рабочего времени должен быть введен только при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ). В остальных случаях суммированный учет устанавливается при невозможности или нецелесообразности применения поденного либо понедельного учета (ст. 104 ТК РФ). Чаще всего такой учет устанавливают непрерывно работающие промышленные предприятия и организации, сотрудники которых:

работают в две, три или четыре смены (ст. 103 ТК РФ) или с предоставлением выходных по скользящему графику (ст. 100 ТК РФ);
придерживаются гибкого графика работы, при котором продолжительность рабочего дня устанавливается по соглашению сторон и может часто меняться (ст. 102 ТК РФ).

При таких режимах труда количество отрабатываемых часов меняется от недели к неделе, иногда превышая, а иногда не дотягивая до нормы. Такой вид учета рабочего времени, как суммированный учет, применяется для преодоления такого дисбаланса.

В действующем законодательстве отсутствуют какие-либо ограничения для отдельных категорий работодателей при введении суммированного учета рабочего времени. То есть любая компания либо индивидуальный предприниматель может перейти на такой учет, если продолжительность рабочего времени отклоняется от установленной нормы 40 часов в неделю.

Как прописать введение суммированного учета в ПВТР

Порядок введения суммированного учета рабочего времени должен быть прописан в Правилах внутреннего трудового распорядка¹ (ч. 1 ст. 104 ТК РФ). ПВТР утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 104, 190 ТК РФ).

ПВТР – это такой документ, который должен быть в любой организации (ч. 1 ст. 100, ч. 3, 4 ст. 189 ТК РФ). Исключением являются микропредприятия и некоммерческие организации, отвечающие требованиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ. Но в этих случаях надо включать все те условия, которые обязательно должны быть в ПВТР, в трудовые договоры с работниками, которые заключаются на основе типовой формы, утвержденной Правительством РФ² (ч. 1, 2 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

В ПВТР прописать можно общую возможность введения суммированного учета, а устанавливать его в отношении трудящихся по отдельным должностям (профессиям) по мере необходимости. Правомерность такого подхода подтверждается судебной практикой.

Судебная практика

Кассир была не согласна с распространением на нее суммированного учета рабочего времени. Она сослалась на то, что ранее работодатель издавал приказ, в котором указывал о введении суммированного учета рабочего времени гардеробщиков. Поэтому она считала, что раз работает кассиром, а не гардеробщиком, то ее рабочее время нельзя учитывать суммировано.

Суд установил, что согласно ПВТР учет рабочего времени может быть суммированным. Работодатель, действительно, издавал приказ о введении суммированного учета, и в этом приказе не был указан «кассир». Но в последующем истец была уведомлена кадровой службой об изменении условий трудового договора. Согласно данному уведомлению, в соответствии с приказом генерального директора было утверждено «Положение о порядке и условиях применения суммированного учета рабочего времени». По которому при выполнении отдельных видов работ вводился суммированный учет рабочего времени и изменялся порядок оплаты труда. Истица уведомлена о том, что поскольку она относится к категории персонала, для которой по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная (еженедельная) продолжительность рабочего времени, расчет оплаты ее труда будет производиться в соответствии с указанным положением.

Получив уведомление, работница своей личной подписью подтвердила, что ознакомлена с положением и согласна с изменениями трудового договора. В связи с изложенным суд посчитал, что введение суммированного учета было законным, поскольку он уже был установлен в ПВТР (решение Миасского городского суда Челябинской области от 14.06.2017 по делу № 2-1042/2017).

В ПВТР обычно устанавливается только порядок введения суммированного учета. Такой порядок можно прописать в разделе «Режим рабочего времени» (ст. 100 ТК РФ). Чаще всего в нем указывают, что суммированный учет вводится приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения представительного органа работников или без такового.

Пример 1. Формулировка ПВТР о введении суммированного учета рабочего времени

<…>

4. В организации применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом, равным трем месяцам, для работников, трудящихся по сменному графику работы, должности (профессии) которых установлены приказом Работодателя с учетом мнения представительного органа работников (при наличии). Общая продолжительность рабочего времени указанных работников за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.