Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»1. При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не являются отпускными и не оплачиваются.
Ежегодный оплачиваемый отпуск причитается работнику за каждый рабочий год. В отличие от календарного, рабочий год – это 12 полных месяцев, которые отсчитываются не с 1 января, а со дня поступления на работу к конкретному работодателю. Предположим, работник устроился на работу 15 августа 2000 года, значит, рабочий год у него начинается каждый год с 15 августа и заканчивается 14 августа следующего года.
Уйти в первый отпуск работник, по общему правилу, может после 6 месяцев непрерывной работы на новом месте. В последующие годы даты отдыха определяются графиком отпусков либо трудовым договором – на микропредприятиях и в некоммерческих организациях, отказавшихся от использования локальных нормативных актов.
Оплатить отпуск исходя из среднего заработка работодатель обязан не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. По мнению Роструда, в данном случае речь идет о 3 календарных днях, не включая даты выплаты отпускных и начала отпуска. Если отпуск начинается с понедельника, то крайней датой для выплаты отпускных будет четверг на неделе накануне отпуска. При совпадении даты выплаты отпускных с выходным или нерабочим праздничным днем оплатить отпуск необходимо накануне этого дня (письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
Если к месяцу начала отпуска работник уже трудится у работодателя более 12 месяцев, то в расчет принимается оплата труда, начисленная ему за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска. Из расчетного периода исключаются промежутки времени, когда работник был в отпуске, получал больничные или пособие по беременности и родам, находился в простое не по своей вине или не работал по иным причинам с сохранением за ним среднего заработка в соответствии с ТК РФ.
В соответствии с трудовым законодательством, за каждый день ежегодного оплачиваемого отпуска работнику причитается средний дневной заработок. Если в расчетном периоде были исключаемые промежутки времени, то средний дневной заработок рассчитывается путем деления оплаты труда за расчетный период на количество дней в расчетном периоде. Оно представляет собой сумму количества дней в неполных месяцах и числа 29,3, умноженного на количество полных календарных месяцев.
Пример 1. Расчет отпускных
Менеджер по продажам Петров М.И. работает в ООО «Символ» с 2017 года, при этом в 2021 г. Петров работал удаленно, поэтому не использовал нерабочие дни, вводимые в России в связи с эпидемией коронавируса.
Предположим, что в 2022 году Петров уходит в отпуск по графику с 08.08.2022 на 14 календарных дней. В таком случае расчетным периодом для него является промежуток времени с 01.08.2021 по 01.07.2022.
В течение расчетного периода Петров был в отпуске с 1 по 28 августа 2021 года и проболел 5 дней с 1 по 5 марта 2022 года. В таком случае количество дней в неполных месяцах для расчета среднего дневного заработка составляет:
Поэтому общее количество календарных дней для расчета среднего дневного заработка составляет 320,41 дн. (29,3 дн. × 10 мес. + 2,84 дн. + 24,57 дн.).
Предположим, что оклад Петрова составляет 74 014,71 руб., и в течение расчетного периода он не получал производственных премий. В таком случае при расчете среднего дневного заработка учитывается только оклад и не учитываются отпускные, начисленные за период отдыха в августе 2021 года, а также больничные, начисленные за период временной нетрудоспособности в марте 2022 года.
За неполные месяцы расчетного периода Петров отработал в августе 2021 года 2 рабочих дня из 22, а в марте 2022 года – 17 рабочих дней из 22. Поэтому его оклад за неполные месяцы составляет:
В результате при расчете среднего дневного заработка учитывается оплата труда за расчетный период в размере 804 068,90 руб. (74 014,71 руб. × 10 мес. + 6728,61 руб. + 57 193,19 руб.).
В таком случае средний дневной заработок Петрова для оплаты отпуска в августе 2022 года составляет 2509,50 руб. (804 068,90 руб. / 320,41 дн.). Поэтому отпускные должны быть начислены Петрову не позднее 04.08.2022 в размере 35 133 руб. (2509,50 руб. × 14 дн.).
Отпускные представляют собой доход, облагаемый НДФЛ, если работник является налоговым резидентом РФ, а также если он нерезидент, но получает отпускные при исполнении трудовых обязанностей на территории РФ. Работодатель выступает налоговым агентом и обязан удерживать НДФЛ с отпускных, если работник (налоговый резидент или нерезидент) исполняет трудовые обязанности на территории РФ, то есть доход в виде отпускных считается полученным от источников в РФ. При этом НДФЛ с отпускных перечисляется в бюджет не позднее последнего дня того месяца, в котором выплачивались отпускные.
Страховые взносы на пенсионное, социальное и медицинское страхование (ОПС, ОСС, ОМС) начисляются на сумму отпускных как выплаты, полученной в рамках трудовых отношений, если работник – это гражданин России либо иностранец, который постоянно или временно проживает в России и не считается высококвалифицированным специалистом (ВКС) в соответствии со ст. 13.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115‑ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Если иностранец временно пребывает в России и не является ВКС, то на его отпускные не начисляются взносы на медстрахование, а взносы на соцстрахование по нетрудоспособности и материнству начисляются по пониженному тарифу. При этом страховые взносы с отпускных перечисляются в бюджет до 15 числа месяца, следующего за месяцем их начисления.
Пример 2. Расчет сумм взносов с отпускных
Воспользуемся условиями Примера 1, где отпускные менеджера по продажам за 14 дней отпуска в августе 2022 г. составили 35 133 руб.
Петров – гражданин России и налоговый резидент России. Работает он только в ООО «Символ» и имеет доходы только в виде оплаты труда. В таком случае ООО «Символ» удержит НДФЛ с отпускных по ставке 13% в размере 4567,29 руб. (35 133 руб. × 13%).
Кроме того, работодатель начислит на сумму отпускных обязательные страховые взносы по общеустановленным тарифам:
Если работник отозван из отпуска по производственной необходимости и вернулся к работе раньше срока, значит, он использовал не все оплаченные ему дни отпуска. За отработанное вместо отпуска время он получит заработную плату, а отпускные окажутся выплаченными излишне. Расскажем, как ими можно распорядиться.
Произвести удержание из зарплаты в одностороннем порядке без согласия работника нельзя, поскольку отзыв из отпуска не предусмотрен в ТК РФ как основание для корректировки заработной платы. Поэтому удержать переплату из зарплаты можно только с письменного согласия работника (письмо Роструда от 11.06.2019 № ПГ/13385-6-1).
При наличии согласия удержание переплаты отпускных из заработной платы не является удержанием по смыслу ст. 137 ТК РФ, а рассматривается как результат волеизъявления работника по распоряжению начисленной ему зарплатой (письмо Роструда от 10.10.2019 № ПГ/25776-6-1). Поэтому при удержании из зарплаты, производимом с согласия работника, не обязательно соблюдать 20% ограничение, установленное ст. 138 ТК РФ. Однако по договоренности с работником вы можете удерживать по 20% от зарплаты по частям.
Типовой формы согласия работника на удержание из зарплаты нет, поэтому лучше подготовить собственный шаблон, который работник заполнит и подпишет (Пример 3).
Пример 3. Согласие работника на удержание из зарплаты по причине возникшей переплаты из-за отзыва из отпуска
Решение о перерасчете отпускных и удержании переплаты по отпускным из зарплаты необходимо оформить приказом, который работодатель составляет по разработанной и утвержденной для применения в организации форме (Пример 4).
Пример 4. Приказ об удержании из зарплаты по причине возникшей переплаты из-за отзыва из отпуска
Также необходимо учитывать, что если принято решение удерживать переплату по отпускным из зарплаты работника, то возможны следующие варианты:
В таком случае работодателю удобнее удержать отпускные за неиспользованные дни отпуска при выплате заработной платы за этот месяц. Это избавит от корректировок в бухгалтерском учете по начислению отпускных, НДФЛ и страховых взносов.
Пример 5. Расчет суммы переплаты за неиспользованный отпуск
Воспользуемся условиями Примеров 1 и 2. Менеджер по продажам Петров отозван из отпуска продолжительностью 14 календарных дней, начавшегося 08.08.2022, и вышел на работу 17.08.2022. В таком случае отпускные были начислены и выплачены Петрову не позднее 04.08.2022. При этом Петров не использовал 5 календарных дней отпуска, и переплата отпускных исходя из среднего дневного заработка 2509,50 руб. составила 12 547,50 руб. (2509,50 руб. × 5 дн.).
В то же время Петров в августе 2022 года, включающем 23 рабочих дня, отработал вместо отдыха 3 рабочих дня, за которые ему причитается заработная плата в размере 9654 руб. (74 014,71 руб. / 23 дн. × 3 дн.).
В данном случае излишне начисленный работнику доход в августе 2022 года составляет 2893,50 руб. (12 547,50 руб. – 9654 руб.). После 14 дней отпуска Петров отрабатывал бы последнюю неделю августа, за которую ему причитается зарплата в размере 25 744,25 руб. (74 014,71 руб. / 23 дн. × 8 дн.). Поэтому можно удержать переплату отпускных из заработной платы Петрова за август. В результате показатели для расчета доходов работника за этот месяц будут следующими:
В результате по итогам августа НДФЛ с переплаты отпускных не будет излишне удержанным, а страховые взносы не будут излишне начисленными. Поэтому корректировать бухгалтерские записи не придется.
Отпускные начислены и выплачены в июле, а работника отозвали из отпуска в августе. В таком случае у работодателя возникает переплата по отпускным за июль, а также излишне удержанный НДФЛ за июль и переплата страховых взносов за полугодие.
По мнению Минздравсоцразвития России, пересчитывать страховые взносы в такой ситуации не нужно, поскольку переплата по отпускным, начисленным в июле, обнаруженная в августе, не является ошибкой и не требует изменения данных по взносам за июль. Переплата взносов учитывается в месяце отзыва работника из отпуска, в данном случае – в августе. Также не нужно пересчитывать НДФЛ, удержанный с отпускных в июле. Он считается излишне удержанным и подлежит возврату работнику в августе.
Пример 6. Расчет суммы переплаты за неиспользованный отпуск
Работник отозван из отпуска продолжительностью 14 календарных дней, начавшегося 01.08.2022, и вышел на работу 10.08.2022. В таком случае отпускные были начислены и выплачены работнику не позднее 28.07.2022. При этом сотрудник не использовал 5 календарных дней отпуска, и переплата отпускных исходя из среднего дневного заработка 2509,50 руб. составила 12 547,50 руб. (2509,50 руб. × 5 дн.).
Если принято решение удержать июльскую переплату отпускных из заработной платы работника за август, то показатели для расчета доходов Петрова за август будут следующими:
Как видно из таблицы, излишне удержанный в июле НДФЛ возвращается работнику в августе и на эту сумму уменьшается НДФЛ, подлежащий уплате в бюджет за июль.
Зачет переплаты по отпускным возможен при наличии у работодателя какой-либо задолженности перед работником на момент отзыва из отпуска. Задолженность возникает, например, если работник после отзыва будет направлен в командировку, и ему нужно выдать аванс на командировочные расходы. Или если у работника был перерасход по подотчетным суммам, и этот перерасход работодателем не возмещен.
Кроме того, если работник не дал согласия на удержание переплаты по отпускным из своей заработной платы, то ее можно зачесть в счет оплаты перенесенных неиспользованных дней отпуска. В таком случае средний дневной заработок для оплаты неиспользованных дней отпуска считают заново, исходя из нового расчетного периода, а первоначальные отпускные считаются заранее начисленной оплатой перенесенных на другой период дней отпуска. Поэтому при таком зачете не возникает переплаты по НДФЛ и страховым взносам.
Пример 7. Расчет отпускных в случае переноса отпуска
Воспользуемся условиями Примеров 1 и 5, в которых менеджер по продажам Петров был отозван из отпуска продолжительностью 14 календарных дней, начавшегося 08.08.2022, и вышел на работу 17.08.2022. При этом Петров не использовал 5 календарных дней отпуска, и переплата отпускных исходя из среднего дневного заработка 2509,50 руб. составила 12 547,50 руб. (2509,50 руб. × 5 дн.).
Петров решил использовать оставшиеся 5 дней августовского отпуска начиная с 05.09.2022. В таком случае для расчета среднего дневного заработка по этим 5 дням расчетным периодом считается промежуток времени с 01.09.2021 по 31.08.2022.
В течение расчетного периода Петров проболел 5 дней (с 1 по 5 марта 2022 г.) и был в отпуске 9 дней (с 8 по 17 августа 2022 г.). Тогда количество дней в неполных месяцах для расчета среднего дневного заработка составляет:
Поэтому общее количество календарных дней для расчета среднего дневного заработка составляет 338,36 дн. (29,3 дн. × 10 мес. + 24,57 дн. + 20,79 дн.).
По условиям Примера 1 оклад Петрова составляет 74 014,71 руб., и в течение расчетного периода он не получал производственных премий. В таком случае при расчете среднего дневного заработка учитывается только оклад и не учитываются больничные, начисленные за период временной нетрудоспособности в марте 2022 года, а также отпускные, начисленные за период отдыха в августе 2022 года.
За неполные месяцы расчетного периода Петров отработал в марте 2022 года – 17 рабочих дней из 22, а в августе 2022 года – 16 рабочих дней из 23. Поэтому его оклад за неполные месяцы составляет:
Значит, при расчете среднего дневного заработка учитывается оплата труда за расчетный период в размере 848 828,78 руб. (74 014,71 руб. × 10 мес. + 57 193,19 руб. + 51 488,49 руб.).
В таком случае средний дневной заработок Петрова для оплаты отпуска в сентябре 2022 года составляет 2508,66 руб. (848 828,78 руб. / 338,36 дн.). Поэтому отпускные за 5 неиспользованных дней отпуска составляют в сентябре 12 543,30 руб. (2508,66 руб. × 5 дн.).
В таком случае августовские отпускные за те же 5 дней в размере 12 547,50 руб. считаются начисленной в августе 2022 года оплатой сентябрьского отпуска на период 05.09.2022 по 09.09.2022. Поэтому переплаты по НДФЛ и страховым взносам в августе не возникает, а показатели для расчета отпускных Петрова за сентябрь 2022 года будут следующими:
Чтобы зачесть переплату отпускных в счет последующей оплаты неиспользованных дней отпуска, согласие работника не требуется. Такой вывод следует из письма Роструда от 14.06.2012 № 853-6-1.
Работника необходимо известить о зачете переплаты отпускных в порядке, установленном для выдачи расчетных листков, то есть в соответствии с ч. 1, 2 ст. 136 ТК РФ. Если форма расчетного листка позволяет отразить в нем информацию о зачете, то можно ограничиться выдачей работнику расчетного листка за месяц, в котором произведен зачет.
Что касается зачета переплаты отпускных в счет зарплаты, то в таком случае переплаченные отпускные рассматриваются как аванс по заработной плате. Если с учетом даты выдачи отпускных между выплатами работнику пройдет больше, чем полмесяца, то ситуация будет квалифицироваться как нарушение требования ч. 6 ст. 136 ТК РФ о выплате заработной платы не реже, чем каждые полмесяца. Поэтому безопаснее удерживать переплату отпускных из заработной платы, а не засчитывать ее в счет заработной платы.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Работника вызвал мировой судья повесткой в суд в качестве свидетеля по делу об административном правонарушении. Подлежит ли оплате время отсутствия сотрудника на работе?
Отдельным категориям работников предоставлено право выбирать удобное время ежегодного оплачиваемого отпуска. Как быть работодателю, если у сотрудника появилась льгота уже после утверждения графика отпусков? Что работник сможет потребовать от работодателя, какие требования пойдут вразрез закону? Обязан ли работодатель информировать сотрудников об их правах в рассматриваемой части?
Продлевается ли ежегодный отпуск на период нетрудоспособности, который пришелся на уведомительный срок по сокращению?
Можно ли работнице после отпуска (больничного) по беременности и родам выйти на работу на некоторое время (до 2 месяцев, возможно с перерывами на больничный или отпуск), а после этих двух месяцев снова уйти в отпуск по уходу за ребенком до 3 лет?
На практике встречаются ситуации, когда работодатель устанавливает разные оклады по одинаковой должности (профессии): вводит «вилку» окладов в штатное расписание и (или) просто в индивидуальном порядке прописывает в трудовых договорах оклад каждому работнику. Законно ли это? Как суды в последнее время смотрят на практику установления различных окладов по одной и той же должности (профессии)? Ответим на эти и связанные с ними вопросы в статье.
По общему правилу, с 2023 года лицам, с которыми компания заключила гражданско-правовые договоры, необходимо оплачивать больничные листы. Всегда ли полагается оплата и всем ли исполнителям (подрядчикам, авторам и пр.) по таким договорам? За какие периоды нетрудоспособности? В каком порядке обращаются за выплатами? Как и когнда следует оплачивать дни нетрудоспособности? Какие документы требовать от нетрудоспособного? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы.
График отпусков – это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.
Продлевается ли ежегодный отпуск на период нетрудоспособности, который пришелся на уведомительный срок по сокращению?
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
