Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Когда физлицо или организация сама или курьером направляет в другую организацию документ, то отправителю желательно на своем экземпляре получить отметку о получении от организации-адресата. Вопросы:
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета
В нормативных документах по делопроизводству федерального уровня предусмотрен такой реквизит, как отметка о поступлении документа в организацию. Он обязателен для госорганов, органов местного самоуправления и государственных организаций.
На остальные организации распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016 1, где тоже описывается данный реквизит. Но стандарт – документ добровольного применения. Так что надо еще смотреть ведомственные нормативные документы и Инструкцию по делопроизводству организации, чтобы понять, насколько данный реквизит обязателен для оформления в конкретной компании.
Процитируем документы. Обратите внимание: описание данного реквизита в Инструкции для госорганизаций и ГОСТ идентично, но нигде нет примера его оформления. Поэтому приведем его ниже сами.
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 2
3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст
5.27. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
Если отталкиваться от установленных правил, то отметка о поступлении документа может содержать минимум сведений – как в Примере 1. Если входящий бумажный документопоток большой, то имеет смысл изготовить штамп для этой отметки, включающий постоянную информацию. Дата может проставляться датером.
Эта отметка говорит о получении документа его адресатом, указанным в документе (например, в письме или заявлении). Но многие организации, чтобы внести ясность, добавляют в этот штамп наименование своей организации, кто-то добавляет еще слово «поступило» (Пример 3). Отметим, что это дополнительные атрибуты отметки, о которых ничего не сказано в процитированной нами выше «нормативке», т.е. это может быть инициативой конкретной организации.
А вот про необходимость добавления в эту отметку оттиска печати организации-получателя нигде не говорится и в делопроизводственной практике это не встречается.
Пример 1. Отметка о поступлении документа с минимумом атрибутов (рукописная)
Пример 2. Отметка о поступлении документа с добавлением времени (рукописная)
Пример 3. Отметка о поступлении документа в организацию с дополнительными атрибутами (проставлена с использованием штампа)
Из приведенных нами цитат нормативных правовых актов и ГОСТ следует, что данную отметку надо проставлять «на всех поступивших документах», она «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию», т.е. на получаемом адресатом экземпляре она точно проставляется. Но нет прямого указания о необходимости ее дублирования на экземпляре отправителя (обычно курьер просит ее оформить на остающемся у него экземпляре передаваемого документа). Такое дублирование отметки сложилось в делопроизводственной практике, и, возможно, его подразумевает фраза «служит для подтверждения факта поступления документа в организацию». Однако курьеру могут и отказать в дублировании данной отметки на остающемся у него...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.
В прошлом номере мы рассказали о том, как можно уменьшить зарплату сотрудников и что необходимо при этом учитывать. Сейчас говорим об оформлении документов. Даем образцы, которые понадобятся, если решите уменьшить заработную плату по соглашению с работником или в одностороннем порядке – из-за изменения условий труда. С обоснованием, почему в отдельных ситуациях рекомендуем поступить определенным образом, а не иначе, в том числе со ссылками на практику судов и разъяснения Роструда. Узнаете, как это может быть связано с внесением изменений в локальные нормативные акты работодателя.
Практики не рекомендуют отказываться от личных карточек работников, тем более что их теперь можно вести в электронном виде. В этих документах собрано много важных сведений о работниках, с их помощью удобно отслеживать некоторые изменения, например, касательно учета предоставленных отпусков. Рассматриваем подробно и с образцами заполнения личной карточки по госкомстатовской унифицированной форме № Т-2, как вносить записи в раздел VIII «Отпуск» в различных ситуациях, изменять или исправлять их.
C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.
С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.
C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.
Как узаконить видеозапись, чтобы в дальнейшем можно было ее использовать в качестве доказательства в суде? Что нужно предпринять? Какие документы подписать с работником и как запросить его согласие? Возможно ли использование в суде стихийной видеосъемки на камеру мобильного телефона или аудиозаписи переговоров с работником во время сложного увольнения? Можно ли отказаться от согласия на аудиозапись, чтобы потом суд не принял ее в качестве доказательства? Как составить текст ходатайства? Нужно ли делать расшифровку и пр.?
Разбираем, кому и каким образом должен передать заявление работник в различных ситуациях, чтобы оно считалось поданным надлежащим образом. Как сотрудники обычно доказывают получение документа работодателем в случае конфликтных ситуаций. Узнаете среди прочего, как суд посмотрит на увольнение за прогул работника, который согласовал себе отгул с непосредственным руководителем и сумел это доказать; отзыв заявления об увольнении посредством электронной почты. А также каким образом распределяется бремя доказывания в споре о прогуле, когда работник утверждает, что подавал заявление об отпуске за свой счет.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
