Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – 22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке.
Что поменялось с принятием закона
Изменения, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 22.11.2021 № 377‑ФЗ , разрешают обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Решение о переходе на КЭДО каждая компания принимает самостоятельно – электронный документооборот обязательным не стал. Закон описывает, как вести КЭДО с новыми и ранее принятыми сотрудниками, как оформить переход на КЭДО, какие электронные подписи использовать и в каких сервисах работать.
По сути, законодательная база, регламентирующая оформление и подписание кадровых документов в электронном виде, окончательно сформирована. С 2021 года гл. 49.1 ТК РФ разрешала применять электронные документы только при взаимодействии работодателя с дистанционными работниками. Непродолжительное время такая возможность была у участников эксперимента Минтруда России .
Если же КЭДО применяли компании, не имеющие отношения к эксперименту и без привлечения к труду дистанционных работников, требовалось дублировать на бумаге все значимые документы: договоры, заявления, приказы, локальные нормативные акты.
Перейти на КЭДО с 22.11.2021 могут любые организации. С 01.09.2022 появится возможность размещать документы посредством Госуслуг. Кроме того, документы, оформленные участниками эксперимента Минтруда России электронно, уже с 16.11.2021 имеют юридическую силу. И до 01.07.2022 таким организациям необходимо проделать шаги в соответствии с порядком перехода на КЭДО.
Какие документы можно перевести в цифру
Положения новых статей 22.1–22.3 ТК РФ применяются к документам, с которыми работника знакомят в письменной форме, в том числе под подпись. Главное, на что нужно обратить внимание, – часть документов по-прежнему потребуется оформлять в бумажном виде (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:
- акт о несчастном случае на производстве (по форме Н-1, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Остальные документы, связанные с работой, можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде без дублирования на бумаге.
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников не попадают под действие нового закона. Но только потому, что к ним применяются отдельные положения – ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Напомним, что с 01.01.2021 все сведения о трудовой деятельности работодатели ведут в электронном виде. Для новых сотрудников трудовые книжки в бумажной форме уже даже не заводят.
Какие электронные подписи подходят для КЭДО
Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) . Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию.
Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ. Для подписания некоторых документов действуют особые правила – разрешены только определенные типы подписи для работодателя и сотрудников (см. Таблицу).
При подписании иных документов (помимо указанных в Таблице)можно использовать УНЭП работодателя и УНЭП или ПЭП работника. Правда, в последнем случае соглашением сторон должны быть определены правила определения лица, подписывающего электронный документ ПЭП, и требования к соблюдению конфиденциальности.
Таблица. Для каких документов требуется УКЭП и УНЭП
В ТК РФ зафиксировано, за чей счет приобретаются электронные подписи. Их получение сотрудникам оплачивает работодатель. Кстати, если у работника уже есть УКЭП, то ее можно использовать в трудовых отношениях, она подойдет для кадрового документооборота.
Как компании перейти на КЭДО
Для перехода на КЭДО нужно учитывать 3 основные составляющие:
- организационная часть,
- подготовка нормативной базы и
- техническая реализация.
Из опыта нашей компании (как работодателя) и наших клиентов можно сделать вывод, что больше всего времени уходит на подготовку, а не на внедрение информационной системы. Поэтому рекомендуем предварительно выполнить 3 шага.
1. Назначить приказом координатора проекта по переходу компании на КЭДО (ответственное лицо), так как потребуется много согласований с внутренними службами. Когда нет ответственного сотрудника, KPI которого зависит от успеха запуска новой системы, проект может растянуться на неопределенный срок.
2. Объяснить сотрудникам, что планируется переход с бумажных кадровых документов на электронные. Если рассказать работникам, какую пользу они получат, сопротивления новшествам не возникнет. Отправка заявления на отпуск, ознакомление с различными приказами, распоряжениями, инструкциями для большинства окажется удобнее в онлайн-формате.
3. Разработать и утвердить локальные нормативные акты (ЛНА), ознакомить с ними сотрудников. В ЛНА следует указать (обязательный минимум):
- список электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО;
- информационную систему, в которой будет осуществляться КЭДО;
- дату перехода на электронные документы и
- срок уведомления работников.
Как правило, компании утверждают положение о кадровом электронном документообороте и форму соглашения об ЭДО и электронной подписи. Регламент по использованию электронной подписи может выступать отдельным документом или войти в состав одного из вышеназванных. При необходимости вносятся изменения в коллективный договор, трудовые договоры, другие ЛНА (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об отпусках, инструкцию о кадровом делопроизводстве и др., в текущих редакциях которых есть нормы о бумажном документообороте, который планируется заменить на электронный).
4. Разработать формы и подписать с работниками соглашения о порядке использования ПЭП, УНЭП, вручить сотрудникам уведомления о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО и праве дать согласие на указанное взаимодействие; собрать с них письменные согласия на такой переход.
При использовании УКЭП работодателем и сотрудниками соглашение не понадобится, так как УКЭП полностью идентична собственноручной подписи без оговорок. Дополнительный документ необходим, если вы будете использовать ПЭП или УНЭП. Чтобы эти подписи были признаны полноценной заменой собственноручной подписи и защищали обе стороны от подделки документов, нужно составлять соглашение и прописывать в нем порядок проверки подписи.
Обратите внимание, что перевести сотрудников на электронный формат взаимодействия можно только с их письменного согласия. Если кто-то откажется, работодатель вынужден продолжать оформлять документы с ним в бумажном виде. Согласие на КЭДО можно не запрашивать у вновь принимаемых в 2022 году и позже работников, если это их первое место работы (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).
В какой системе работать с КЭДО
Работодатели выбирают самостоятельно, как они наладят работу с электронными документами:
- в подсистеме портала «Работа в России»;
- в собственной информационной системе (ИС).
Обратите внимание: ИС должна обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение и фиксацию факта получения электронных документов.
Какие возможности предоставляют сервисы КЭДО
ИС или сервисы для КЭДО позволяют создавать кадровые документы и обмениваться ими с сотрудниками в электронном виде. Работники подписывают документы онлайн, а специалисты отдела кадров получают простой инструмент для сбора подписей вовремя.
На примере сервиса нашей компании разберем основную функциональность системы для онлайн-обмена документами с сотрудниками. В качестве работодателя наша компания вступила в госэксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид летом 2020 года и перевела на него почти 10 000 сотрудников. Для КЭДО была создана собственная система. Она учитывает специфику, организационную структуру и процессы IT-компании. Сервис для клиентов отличается от нее. Его разработали, когда стали массово поступать запросы от заказчиков на обмен документами в рамках эксперимента Минтруда России или с удаленными сотрудниками. В настоящее время с сервисом работают представители разных отраслей: производство, крупный ритейл, банковский сектор, строительные, логистические и другие компании.
На что важно обратить внимание при выборе сервиса КЭДО:
1. Виды подписей в системе. В сервисе КЭДО должно быть возможным использовать все разрешенные законом электронные подписи: УКЭП, УНЭП и ПЭП.
Кроме того, важен выбор вида подписи в зависимости:
- от вида документа;
- бизнес-процесса;
- должности или роли в бизнес-процессе, например руководитель, кадровик или иной сотрудник.
2. Способ подключения. Для кадровых специалистов должна быть доступна интеграция с учетной системой, для сотрудников – веб-версия и мобильное приложение.
3. Внутреннее и внешнее совместительство. Один и тот же сотрудник в сервисе может относиться к структуре сразу нескольких подразделений или компаний. Это нужно для сценариев, когда работник трудоустроен сразу на несколько должностей (профессий).
4. Маршруты согласования документов. Это автоматическое перемещение документа по заданным шагам. В сервисе должна быть возможность их развития, как в полноценных СЭД (системах электронного документооборота внутри компании). То есть при желании маршруты можно сделать:
- многосоставными, когда бизнес-процесс объединяет исходящие и входящие документы в единую логическую цепочку. Например, сотрудник заполняет заявление на отпуск, после согласования с непосредственным руководителем оно попадает к кадровику, тот формирует приказ, его подписывает сначала директор, а потом с ним ознакамливается сотрудник, который и инициировал весь процесс;
- с параллельным или последовательным согласованием, подписанием;
- с указанием сроков согласований и уведомлений, связанных с этими сроками;
- с шаблонами документов;
- с отправкой документа без подписи со стороны отправителя, без запроса подписи со стороны получателя или без подписей с обеих сторон, что бывает необходимо для некоторых документов формата извещений, например расчетного листа;
- с внесением изменений / дополнений в уже запущенный маршрут, например добавление, удаление согласователей или подписантов, изменение любых будущих шагов.
5. Повышенная конфиденциальность. Доступы сотрудников должны быть разграничены по подразделениям и ролям: документы видят только те, чья должность позволяет работать с ними. В личном кабинете сотрудника должно быть предусмотрено разделение в части отражения документов при увольнении, чтобы в доступе оставался только трудовой договор и другие кадровые документы личного характера. Администратор, в свою очередь, не должен просматривать чужие (не связанные с выполнением им своей трудовой функции) документы и произвольно включать себе такую возможность, а это в целом не должно мешать настройке системы.
Риски, о которых стоит знать
Пару слов хотелось бы также сказать о проблемных аспектах, связанных с переходом на КЭДО. Если не все сотрудники дадут согласие на электронный документооборот, работодатель не сможет массово перейти на КЭДО. Поэтому важно заинтересовать их плюсами перехода на онлайн-формат, продемонстрировать удобство для них, подготовить инструкции с простым объяснением, как работать в новой системе.
Также рекомендуем сначала протестировать КЭДО в компании на части сотрудников. Для пилотного запуска лучше выбирать подразделение из следующих двух вариантов:
- удаленное, с которым часто возникают проблемы в обмене бумажными документами, или
- наиболее близкое, лояльное и инновационное – обычно это ИТ-служба или сотрудники самого отдела кадров. Участники пилота быстро почувствуют эффект и поделятся положительным опытом с остальными подразделениями.
Но имейте в виду, либо для тестирования вы оформляете полный комплект необходимых документов, и конкретная группа работников у вас полностью переходит на ЭДО, либо такие документы вы не делаете, но тогда во время тестирования все документы дублируются на бумажном носителе.
Еще один нюанс – согласия нужно собирать в бумажном виде. Например, в нашей компании сотрудники уже привыкли подписывать почти все документы в электронном виде. Получение подписей на бумаге потребует больше контроля и трудозатрат со стороны кадровых специалистов. Но сделать это нужно будет однократно.
Кроме того, существует разница в требованиях при работе на удаленке и в офисе: отличаются перечни документов, к которым применяется УКЭП, для офисных сотрудников есть исключения – не все документы можно перевести в цифровой вид (см. ст. 312.3 и 22.3 ТК РФ). Это тоже добавляет хлопот кадровику.
Пока неизвестны требования к форматам электронных документов. Если посмотреть на практику ЭДО с контрагентами, то в случае с бухгалтерскими документами есть утвержденные форматы для счета-фактуры, УПД, товарной накладной и некоторых других. Их применение позволяет автоматизировать обработку на стороне контролирующих органов (налоговой инспекции) и в информационной системе компании. Сейчас работодатели ждут, когда будут введены единые форматы для кадровых документов. Мы предполагаем, что 100% кадровых документов государство не сможет унифицировать, так как активно используются десятки их разновидностей и многие работодатели разработали собственные формы отдельных документов под свои потребности. Введение единых форматов может усложнить запуск КЭДО в организациях.
Что важно при выборе системы для КЭДО
Переход на КЭДО – это не только вопрос скорости и удобства, но и обеспечение доказательной базы для кадровой службы в случае трудовых споров. Для этого система в момент подписания документа должна уметь обращаться в удостоверяющий центр (УЦ), выпустивший сертификат электронной подписи. Подписание происходит, только когда система получает ответ от УЦ, что сертификат валидный (действительный), его срок действия не закончился, он не был отозван раньше времени по какой-то причине. Так формируется протокол подписания и согласования документа, который может стать реальным доказательством в случае судебных разбирательств. Мы рекомендуем проверить, работает ли система КЭДО с тем типом электронных подписей, которые вы выберете для электронного документооборота с сотрудниками.
Как уже отмечали выше, организационная часть подготовки к запуску проекта КЭДО может оказаться сложнее технической реализации. Плюсом будет, если компания-разработчик сервиса выделяет персонального менеджера, который поможет вести проект. Работодателю может понадобиться помощь на этапе подготовки нормативной базы и при информировании сотрудников. Узнайте, предлагает ли оператор свои методические материалы для обучения сотрудников, готов ли провести тренинги и отвечать на вопросы 24/7. Самый высокий уровень экспертности в вопросах перевода сотрудников на КЭДО покажет компания-разработчик, участвовавшая в государственном эксперименте и рабочих группах при Минтруде России.
Кроме того, информационная система должна обладать надежной инфраструктурой и регулярно проверяться на предмет безопасности. Важно, чтобы разработчики имели опыт и знания, как хранить электронные документы долгосрочно. Это необходимое условие, ведь у некоторых кадровых документов срок хранения по закону доходит до 75 лет. Получается, что работодатель выбирает систему на многие десятилетия. Лучше всего, если ее предоставляет оператор КЭДО со статусом системообразующего предприятия, тогда его поддержит государство в моменты экономических кризисов, которые могут случиться в будущих десятилетиях.
Мнение эксперта
Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS
Хотелось бы подробнее проговорить несколько важных моментов. Прежде всего, электронный документооборот, который закрепили в ТК РФ, – это право, а не обязанность работодателя. Именно он решает, вводить такой документооборот или нет. Делать это надо, как уже было сказано выше, на основе локального нормативного акта. Но все равно не в «императивном порядке». Здесь есть три уточнения:
- надо учесть мнение профсоюза (выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ) при вводе КЭДО и установлении правил его осуществления;
- получить согласие у работников,
- такое согласие не нужно для тех, у кого нет трудового стажа или он начнется с 2022 г.
Таким образом, чтобы ввести электронный документооборот, надо не просто принять ЛНА о нем, но заблаговременно уведомить сотрудников о переходе и получить от них согласие. Это немного усложняет задачу. Сроков для уведомления и самого перехода нет, и компания сама решает, за какой период предупреждать. Но если работник не согласится или не ответит на уведомление, то это считается отказом, тогда с ним надо продолжить обмен документами на бумаге. Таким образом, даже если компания решит перейти в целом на КЭДО, с некоторыми сотрудниками (которые откажутся) дальнейшее взаимодействие придется продолжить, как и раньше, в бумажном формате.
Кроме того, некоторые документы также нельзя будет перевести полностью в электронный вид. Их перечисляет новая статья ТК РФ – 22.1. В частности, упомянутые документы по инструктажам в сфере охраны труда, акт о несчастном случае и приказ об увольнении. Кстати, что интересно, приказ о приеме на работу из ТК РФ исключили (он теперь не нужен), сам трудовой договор можно оформить в электронном виде, а вот приказ об увольнении должен остаться бумажным с живой подписью. В старом виде останется и трудовая книжка, если работник не перешел на электронную. Из этих фактов можно сделать вывод, что работы у HR, по крайне мере в ближайшее время, не убавится, а только будет больше. Представьте, с кем-то из сотрудников ведется КЭДО, с кем-то – бумажный, но ведь должна быть общая база документов в едином формате – для удобства работы. Значит, что-то придется дублировать. Пока что оптимизацией это сложно назвать.
Другой пока не до конца понятный момент – новые правила КЭДО работодатель может в том числе распространить и на дистанционных сотрудников (на основании ст. 312.1 ТК РФ, в которую внесли дополнение). Но как это правильно и законно сделать, непонятно. Напомним, что с «удаленщиками» работа ведется на основании обновленной гл. 49.1 ТК РФ, где указан порядок взаимодействия с ними, использование электронной подписи и другие правила. Придется внимательно изучить и сравнить гл. 49.1 и новые статьи про КЭДО, т. к. возможны нестыковки по использованию этой самой ЭП. В соглашениях с «удаленщиками» надо оставлять ссылку на гл. 49.1 ТК РФ или же указывать новые ст. 22.1–22.3 ТК РФ? Согласно новой ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления КЭДО в соответствии с положениями новых статей. Но что будет выгоднее, покажет время.
Есть сложности и по использованию информационной платформы для работы. Новый закон предполагает, что это может быть внутренняя система в компании (разработанная или купленная на рынке) или же портал «Работа в России». Причем этот портал будет обязательным почти для всех с 2022 г. Там надо размещать вакансии и отчеты о выполнении закона о квотировании. И по логике – многим будет проще и удобнее использовать именно портал «Работа в России». Но у нас здесь есть как минимум два вопроса. Первый – не придется ли получать отдельное согласие у сотрудников на обработку персональных данных, ведь их информация будет загружаться на внешний ресурс? И что делать, если сотрудник не согласится? Второй – разрешает ли политика безопасности компании размещать внутренние документы на сторонних ресурсах? Ведь портал «Работа в России» – внешняя платформа. Более того, человек может получить ЭЦП через госуслуги, имея там личный кабинет, и закон предполагает формат документооборота, где документы направляются сотруднику именно в этот кабинет. Насколько безопасен и реален такой вариант для работодателя? Также нужно учитывать, что «Работа в России» и ИС работодателя начнут взаимодействовать с гос- и муниципальным порталом услуг только с 01.09.2022. Технически это означает, что при необходимости вы не сможете совмещать эти платформы, например, для работы с электронными подписями.
И, наконец, правила применения самих электронных подписей. Закон прямо говорит, что компания обязана обеспечить хранение цифровых документов, а также несет расходы на внедрение и использование электронных подписей. То есть это дополнительная финансовая нагрузка на бюджет компании. И надо считать, окупится ли она в ближайшее время и даст ли эффект и экономию от цифрового обмена документами. Более того, у работодателя в любом случае должна быть усиленная подпись, а сотрудник иногда может применять и ПЭП (для некоторых документов, и если он получил электронную подпись через госуслуги).
Не исключаем, что сейчас многим старый формат работы покажется удобнее. А для текущих задач (приказы, заявления) будет проще просто внедрить / легализовать ПЭП. Поэтому движение к цифровизации – правильное и актуальное, но вопросов пока остается больше, чем ответов. Хочется получить разъяснения от профильных ведомств в самое ближайшее время, чтобы инициатива была действительно полезной.
