Уполномоченные представители работодателя

В крупных компаниях часто встает вопрос возможности делегирования прав работодателя (которым корреспондируют соответствующие обязанности) иным лицам, чем руководитель организации. Из-за большого количества работников и объема документации руководитель просто не успевает выполнять свои прямые обязанности, связанные с подписанием кадровых документов и осуществлением отдельных действий в рамках работы с персоналом. Еще чаще с такой проблемой сталкиваются территориально удаленные филиалы и представительства организации-работодателя, ведь руководитель самого юридического лица может быть и в другом регионе.

Некоторые полномочия действительно можно делегировать. В ТК РФ неоднократно встречается понятие «уполномоченные работодателем лица» или «представители работодателя». При этом никакой конкретики нормы не содержат.

Давайте разбираться:

1) кто может представлять интересы работодателя в отношениях с работниками:

• при проведении коллективных переговоров, заключении коллективного договора, разрешении трудовых споров (ч. 1 ст. 33 ТК РФ);
• заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении трудовых договоров и прочих соглашений с работниками (ст. 56, 72, 78 ТК РФ и др.);
• ведении, учете и хранении бумажных трудовых книжек, выдаче их заверенных копий (а также заверенных копий иных документов, связанных с работой в данной организации) и дубликатов, а также составлении отчетов по формам СЗВ-ТД, СТД-Р и пр. (ст. 66, 66.1 ТК РФ);
• фактическом допущении к работе (ч. 3 ст. 16 ТК РФ) и др.;

2) а также какими документами закрепить передачу полномочий.

Кто может быть представителем работодателя

Для прояснения рассматриваемого нами вопроса в первую очередь обратимся к ч. 6 ст. 20 ТК РФ.

Итак, изначально законным представителем работодателя является руководитель организации (единоличный исполнительный орган), который может именоваться генеральный директор, директор, президент, председатель и пр. Именно он, как правило, наделен всем объемом кадровых полномочий, если учредительными документами организации не оговорено иное. Однако логично, что в крупных компаниях руководителю единолично подписывать все необходимые кадровые документы в рамках трудовых и непосредственно связанных с ними отношений невозможно. Ведь это не простое механическое действие, подписант оценивает содержание каждого документа, на котором ставит свой росчерк (если мы говорим о бумажном кадровом документообороте) либо который удостоверяет своей электронной подписью (если внедрен электронный документооборот), зачастую подписание документа являет собой принятие решения о возникновении, изменении или прекращении трудовых отношений.

И это, кстати, касается, не только кадровой, но и других сфер деятельности. Поэтому первое, что делает грамотный руководитель организации, приступая к исполнению своих обязанностей, это издает приказ о распределении полномочий (предоставлении полномочий) и предоставлении права подписи документов отдельным должностным лицам согласно их компетенции. А уже потом соответствующие установления конкретизируются в локальных нормативных актах и/или изменениях к ним (ПВТР, положении о персонале, инструкции по кадровому делопроизводству, положениях об обособленных и внутренних структурных подразделениях, должностных инструкциях), трудовых договорах. При необходимости могут вноситься изменения и в учредительные документы.

Далее по тексту статьи, говоря о делегировании полномочий работодателя в кадровой сфере, мы будем подразумевать их передачу иному, чем руководитель организации, представителю, по воле этого руководителя или уполномоченного органа управления организации-работодателя.

Требования к представителям обычно различаются в зависимости от передаваемых полномочий. Передача основного объема полномочий в кадровой сфере возможна, как правило, только работнику при соблюдении процедуры, закрепленной на локальном уровне организации. При этом нужно учитывать, что передаваемые полномочия должны вытекать из выполняемой работником трудовой функции (см. письмо Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1). То есть будет неправильным передать право подписи трудовых договоров, например, офис-менеджеру, поскольку в его трудовую функцию вообще не входит работа с трудовыми договорами. Если поручить офис-менеджеру подписание кадровой документации, то это может быть расценено как фактический перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ) или совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ), которые возможны только с письменного согласия работника. При этом в случае совмещения придется еще и доплатить.

Таким образом, по общему правилу уполномоченный представитель должен изначально отвечать двум критериям:

1) быть работником организации;

2) иметь соответствующую передаваемым полномочиям трудовую функцию.

Обычно уполномоченным представителем работодателя является главный бухгалтер, директор филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) или начальник / специалист отдела кадров.

Добавим, что указанные критерии не распространяются на представительство в коллективных переговорах, при заключении коллективного договора, соглашений в рамках социального партнерства и разрешении коллективных трудовых споров.

Какие полномочия работодателя можно делегировать

Трудовое законодательство не содержит ни запрета, ни разрешения на передачу всего объема кадровых полномочий руководителя организации. Поэтому теоретически можно передать абсолютно все полномочия. Однако это сложно назвать оправданным. Ответственность за действия представителей в данном случае будет лежать на руководителе организации. Сошлемся на разъяснение Президиума ВАС РФ, хотя оно и не о трудовых отношениях, но сюда вполне подходит. Так, согласно позиции Президиума ВАС РФ в постановлении от 21.01.2014 № 9324/13 действия директора общества по выдаче доверенности третьему лицу с объемом полномочий, равным своим (на совершение любых сделок от имени общества), не обусловленные характером и масштабом хозяйственной деятельности общества, в отсутствие какого-либо обоснования не могут быть признаны разумными, то есть соответствующими обычной деловой практике. В таком случае с руководителя могут быть взысканы убытки, причиненные организации.

Чаще вопрос делегирования встает относительно конкретных действий. Например, нужно подписать трудовой договор или внести запись в трудовую книжку.

В ТК РФ прямо предусмотрена возможность делегирования представителю ряда полномочий:

• по проведению коллективных переговоров, подписанию коллективного договора, соглашений в рамках социального партнерства, разрешению коллективных трудовых споров;
• заключению трудовых договоров и иных соглашений, регулирующих трудовые отношения с работниками;
• ведению бумажных трудовых книжек;
• фактическому допущению к работе.

Распространенной на практике является передача права подписи и приказов по личному составу. Также работодатель может делегировать полномочия на подписание кадровых документов в электронном виде. Здесь порядок будет такой же, как и при обычной передаче полномочий, но важно обеспечить представителя работодателя (должностное лицо) усиленной квалифицированной электронной подписью, чтобы избежать все риски (если в локальном нормативном акте работодателя и других документах не установлен иной порядок и иные требования к электронной подписи для ведения электронного документооборота).

Перечисленные нами выше полномочия бесспорно можно передавать. Остальные рекомендуем все же не делегировать, несмотря на отсутствие запрета в ТК РФ, поскольку слишком велик риск отвечать за неконтролируемые в полной мере действия третьих лиц.

Как оформить передачу полномочий

Полномочия могут быть закреплены в учредительных документах, локальных нормативных актах, права и обязанности указаны в трудовом договоре с представителем и/или его должностной инструкции. Об этом сказано в письме Роструда от 08.04.2011 № 941-6-1, абз. 2 п. 12 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Набор документов, в которых конкретизируются полномочия, зависит от правового положения представителя:

• если это директор филиала¹, то его кадровые полномочия должны быть закреплены в учредительных документах, положении о филиале, права и обязанности прописаны в трудовом договоре и/или должностной инструкции². При этом в последних двух из упомянутых нами документах можно и просто сделать ссылку на обязательность соблюдения положения о филиале;
• если речь идет об обычном работнике (специалист отдела кадров и т. д.), то полномочия достаточно закрепить в профильном локальном нормативном акте (ПВТР, положениях о персонале, о порядке ведения, учета, хранения трудовых книжек и порядке представления информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников), конкретизировать права и обязанности в трудовом договоре и/или должностной инструкции, приказе.

Сам порядок передачи полномочий тоже лучше урегулировать в локальном нормативном акте организации (к примеру, в Положении о генеральном директоре).

Как видите, передачу кадровых полномочий желательно закрепить на двух уровнях:

• в организации в целом – в локальном нормативном акте
• и на индивидуальном уровне – в индивидуальном трудовом договоре с конкретным работником (и/или его должностной инструкции, которая может быть как частью трудового договора, так и утвержденной в качестве ЛНА).

Важно, чтобы данные документы содержали недвусмысленное указание на конкретные полномочия, которые передаются должностному лицу. Чтобы в случае судебного спора у суда не было сомнений в законности подписанных представителем документов, правомерности осуществленных им действий.

Например, если в документах указано на передачу полномочий по заключению трудовых договоров, это не будет автоматически означать право представителя на установление окладов, надбавок, премий и иных выплат³.

Трудовые договоры, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении трудовых договоров и иные соглашения между работниками и работодателем, заключенные в отсутствие специальных полномочий у представителя, будут признаны судом не влекущими юридические последствия. Тогда, к примеру, увольнение работника будет признано незаконным.

Ниже покажем варианты формулировок в ЛНА, приказе о наделении полномочиями, должностной инструкции.

Передача полномочий на основании доверенности

Практика показывает, что нередко работодатели оформляют передачу полномочий в кадровой сфере обычной доверенностью. Но насколько это правильно?

Требования к доверенностям и порядок их выдачи регулируются Гражданским кодексом РФ, и доверенность выдается для представительства в гражданских правоотношениях, а не в трудовых. Трудовые отношения регулируются только ТК РФ и иными законами, содержащими нормы трудового права. ГК РФ к таковым не относится. Не предусмотрена доверенность и в перечне оснований полномочий, установленном в ч. 6 ст. 20 ТК РФ. Поэтому, если подходить к вопросу формально, передачу полномочий работодателя нельзя оформить доверенностью.

Однако, если говорить по существу, уполномоченное доверенностью лицо действует в интересах и от имени работодателя-организации, как и представитель в гражданских правоотношениях. На практике суды во многих ситуациях трудовых споров положительно оценивают доверенность и считают ее надлежащим оформлением передачи полномочий в отсутствие иных документов (апелляционное определение Московского городского суда от 08.02.2017 по делу № 33-852/2017).

Некоторые эксперты, даже напротив, рекомендуют ее выдавать, но только дополнительно к остальным оформляемым документам (изданию локального нормативного акта или внесению изменения в ранее изданный, заключению допсоглашения к трудовому договору, изменению должностной инструкции и т. д.), чтобы свести к минимуму риски оспаривания подписанных кадровых документов в случае судебных споров.

При оформлении доверенности в любом случае стоит учитывать требования к доверенностям, установленные в ст. 185–186 ГК РФ. В частности, в ней обязательно нужно указать дату выдачи и срок, на который предоставляются полномочия (если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения).

Представители работодателя в социальном партнерстве

Одним из основных принципов социального партнерства, закрепленным в ТК РФ, является полномочность представителей сторон (ч. 1 ст. 24). Обратимся к ст. 33 ТК РФ, где говорится о представителях работодателя в социальном партнерстве.

Работодатель вправе предоставить соответствующие полномочия любому лицу, даже стороннему (к примеру, управляющей компании, управляющему).

Для представления интересов в социальном партнерстве необходимо указать уполномоченных лиц в локальном нормативном акте (например, в Положении о порядке ведения коллективных переговоров и заключения коллективного договора, соглашений в рамках социального партнерства), на практике также издается приказ о назначении представителей (нередко им выдается и доверенность, если они не являются сотрудниками данного работодателя).

Более того, согласно ч. 2 ст. 33 ТК РФ при проведении коллективных переговоров, заключении или изменении соглашений, разрешении коллективных трудовых споров по поводу их заключения или изменения, а также при формировании и осуществлении деятельности комиссий по регулированию социально-трудовых отношений интересы работодателей представляют соответствующие объединения работодателей. Объем их полномочий устанавливается в первую очередь Федеральным законом от 27.11.2002 № 156‑ФЗ «Об объединениях работодателей», учредительными документами. Важно также установление членства конкретного работодателя в соответствующем объединении.

Если учредителем работодателя являются государственные органы или органы местного самоуправления, то они также могут быть представителями работодателя в социальном партнерстве (ст. 34 ТК РФ). Дополнительно передавать им соответствующие полномочия на основании приказа или иных документов не требуется⁴.

Добавим, что в социальном партнерстве могут быть переданы полномочия по ведению коллективных переговоров, подготовке проекта и заключению коллективного договора, контролю за его исполнением и т. д.

Обратите внимание: если коллективный договор от имени работодателя подпишет неуполномоченное лицо, то его условия применяться не будут.

Если в организации есть положение о порядке ведения коллективных переговоров и заключения коллективного договора, то в нем также нужно отразить порядок передачи полномочий работодателя. Как правило, в положении сразу указывают конкретных представителей (наименования их должностей).

Осуществление кадровых полномочий управляющей организацией или управляющим

Согласно ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя-организации в трудовых отношениях осуществляются органами управления организации или иными уполномоченными лицами. По общему правилу, органом управления в организации является единоличный исполнительный орган (ЕИО) – ​руководитель организации (генеральный директор, директор, президент, председатель и т. п. наименования согласно учредительным документам организации-работодателя). Но, например, общество с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерное общество (АО) вправе передать полномочия единоличного исполнительного органа управляющей компании или управляющему (ст. 42 Федерального закона от 08.02.1998 № 14‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208‑ФЗ «Об акционерных обществах»). В таком случае общее собрание участников (акционеров) общества или совет директоров (наблюдательный совет), если такие полномочия отнесены к его компетенции, принимают решение о заключении соответствующего договора с управляющей организацией (управляющим). Сведения об этом подлежат внесению в ЕГРЮЛ. В результате все полномочия единоличного исполнительного органа (генерального директора и пр.), в том числе и в кадровой сфере, осуществляет именно управляющая организация (управляющий) на основании решения общего собрания участников / акционеров или совета директоров, а также договора об управлении. От имени самой управляющей организации все документы подписывает ее руководитель или уполномоченные им работники такой организации.

В такой ситуации никаких дополнительных документов для передачи кадровых полномочий оформлять в обязательном порядке не требуется. Однако представляется целесообразным издать по организации приказ о передаче полномочий единоличного исполнительного органа управляющей организации, в котором зафиксировать организационные вопросы, связанные с передачей документации, печатей и пр. Подписывать приказ будет руководитель управляющей организации (или управляющий) (см. Пример 8).