Пять ответов на вопросы по графику отпусков

Да, перенесенные отпуска следует отразить в графике отпусков. График определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в наступающем календарном году. Статья 123 ТК РФ не делает никаких уточнений о том, что в графике должны фигурировать только новые отпуска. Речь о ежегодных оплачиваемых отпусках в целом.

При перенесении отпуск (или его часть) не теряет своего статуса: он по-прежнему остается ежегодным оплачиваемым отпуском. Поэтому в графике планируются все ежегодные оплачиваемые отпуска, которые будут предоставлены (точнее, предполагается предоставить) работникам, в том числе перенесенные с текущего календарного года.

Некоторые работодатели считают это излишним, ведь при перенесении уже оформлялись документы. Новые даты отпусков могли быть зафиксированы в письменных заявлениях работников с резолюцией директора или в предложениях работодателя с собственноручными записями работников о согласии и желаемой дате использования отпускных дней. Это все, конечно, хорошо. Только не включая эти отпуска в новый график (если их даты выпали на будущий календарный год), работодатель фактически демонстрирует: «Я не намерен соблюдать договоренности». Именно так могут расценить поведение работодателя сотрудники, не увидевшие остатки своих отпусков в утвержденном графике, и инспекторы ГИТ, если кто-то из работников пожалуется.

Да и с практической точки зрения неучет в графике долгов по отпускам неудобен:

• во-первых, есть риск забыть про отпуск или спохватиться слишком поздно. Соответственно, можно не успеть вовремя уведомить работника о приближающемся отпуске и выплатить отпускные. Это уже нарушения ч. 3 ст. 123 и ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Вдобавок работник получит право вновь перенести этот отпуск;
• во-вторых, из такого «половинчатого» графика не видна полная картина всех отпусков сотрудников и в дальнейшем могут возникнуть «накладки». Как в ситуации из Примера 1.

На практике также может возникнуть вопрос: как быть, если отпуска полностью или частично переносились, но с датами будущих отпусков определенности нет? В таком случае стоит решить этот вопрос на этапе составления графика.

Напомним, в каком порядке устанавливается новая дата отпуска (см. Таб­лицу).

Если заблаговременно не определить даты перенесенных отпусков и не закрепить их в графике, то может быть неприятный сюрприз: работник подаст заявление о предоставлении неотгулянного отпуска в самый неподходящий момент, когда его рабочий год на исходе, времени согласовывать другую дату нет, а переносить отпуск на следующий рабочий год сотрудник не соглашается. Хочешь – ​не хочешь, придется отпускать.

Также отпуск может быть отодвинут на будущий календарный (но в рамках рабочего) год по желанию работника-льготника. В этом случае новый срок определяет сотрудник: в удобное для себя время либо приурочивая к каким-либо событиям. Например, беременная работница может отказаться уходить в ежегодный отпуск по графику в ноябре и попросить перенести его на февраль 2024 года, чтобы отдохнуть непосредственно перед отпуском по беременности и родам (ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ). Если в заявлении не была указана конкретная дата начала отпуска, уточните у работницы этот момент.

Строго говоря, ТК РФ перед утверждением графика отпусков требует учитывать только мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Даже в отношении работников-льготников ТК РФ использует следующую формулировку: «отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время». Получается, что:

• они сами должны высказать свое желание, т.е. заявить о намерении воспользоваться данным правом,
• а в сочетании с нормой об обязательности графика отпусков это также означает свободу выбора работником другого времени отдыха вне зависимости от того, какая дата была запланирована и утверждена в графике.

Поэтому работников-льготников стоит опросить в письменном виде. Тогда в течение года будет меньше отступлений от плана, и вы сможете сразу предусмотреть замены, убрать пересечения отпусков. А письменная форма подтвердит, что следите за соблюдением их прав.

Наставления о том, что при составлении графика отпусков «учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников», в свое время давал Госкомстат РФ. Это указания² по заполнению формы № Т-7, которая уже более 10 лет не является обязательной к применению³.

Если работодатель разработал свою «авторскую» форму графика отпусков, данные правила к нему неприменимы. Соответственно, упрекнуть его в неучете пожеланий остальных работников нельзя.

В целом выслушать пожелания работников и по возможности их учесть – ​разумно. Это лишний раз подтверждает, что руководство открыто для диалога и заботится о подчиненных. Да, есть риск получить недовольных: угодить всем бывает сложно, чьи-то желания могут идти вразрез с требованиями закона и производственной необходимостью. Однако при грамотных переговорах можно уменьшить негатив и найти приемлемые варианты.

Также стоит обратить внимание, что у работодателя может быть утверждена процедура составления графика отпусков. Например, в Положении об отпусках нередко прописывают подробный механизм подготовки этого документа, в том числе получение от всех работников письменных пожеланий о времени будущего отпуска. Порядок учета мнения работников может быть прописан и в коллективном договоре. В таком случае от сбора информации не уйти: в силу ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан соблюдать локальные нормативные акты и условия коллективного договора.

Трудовое законодательство, действительно, предоставляет некоторым категориям работников возможность использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. А вот обязанности разъяснять сотрудникам их отпускные льготы у работодателя нет. Если он знает о праве работника на выбор удобного времени отпуска, то достаточно просто учесть его пожелания.

Кто-то из работодателей специально не рассказывает работникам об их правах, т.к. боится злоупотреблений, и пожелания сотрудников даже не спрашивает. Но не просчитывает при этом все возможные последствия. Вот устанет к июню наш Андреев из Примера 2 от чертежей, согласований, совещаний, планов – ​и положит на стол Степановой заявление на отпуск «с понедельника». И будет работодателю неприятность. А так Андреев о своей отпускной льготе не знает и терпит до августа, как «договорились».

Другие выбирают противоположную тактику: составляют полный перечень льготных категорий, размещают его для всеобщего доступа и выявляют всех работников-льготников на этапе составления графика отпусков. Это позволяет заблаговременно учесть пожелания всех из них, а если некоторые окажутся неудобны работодателю – ​попробовать договориться. Ведь уходом в отпуск в неурочное для деятельности компании время отдельный сотрудник может подвести весь коллектив. Да и работодатель в какой-то момент, когда от него потребуется что-то согласовать в интересах такого работника, может оказаться глух к просьбам последнего. Плюс руководство уже будет знать, от кого ожидать подвоха в течение года. Потому что даже после утверждения графика отпусков кто-то может передумать и выбрать другое, более удобное время для отдыха. Баланс интересов работников и работодателя – ​дело тонкое, кадровикам его особенно профессионально надо чувствовать!

Сначала посмотрим, должны ли эти работники фигурировать в графике отпусков на следующий календарный год.

Ситуация 1. На момент составления и утверждения графика отпусков работница находится в отпуске по беременности и родам. Обычно отпуск по беременности и родам плавно перетекает в отпуск по уходу за ребенком. Но не стоит забывать, что отпуск по уходу за ребенком – ​это право, а не обязанность работницы. Ухаживать за ребенком могут и другие члены семьи, а мама сразу после окончания декрета имеет полное право приступить к работе. Соответственно, в следующем году она сможет уйти в обычный ежегодный отпуск. Поэтому ее надо включить в график отпусков.

Ситуация 2. В следующем календарном году у сотрудника заканчивается отпуск по уходу за ребенком. Здесь возможны варианты. По окончании отпуска по уходу за ребенком он приступит к работе. Но будет ли он иметь право на ежегодный отпуск в следующем году? Сначала рассчитайте его текущий рабочий год, исключив период отпуска по уходу за ребенком, и посмотрите на использованные отпуска.

Ситуация 3. Весь 2024 год работник полностью находится в отпуске по уходу за ребенком. В этом ситуации включать работника в график отпусков не надо. Трудовым законодательством не предусмотрено нахождение в двух отпусках одновременно. Поэтому планировать ежегодный отпуск в данном случае бессмысленно. Если работник решит прервать отпуск и выйти на работу, а потом захочет уйти в оплачиваемый отпуск, то сделает это по заявлению.

Теперь давайте порассуждаем о том, какую дату начала отпуска возможно выбрать. Здесь есть особенность.

Обратите внимание:

• данная гарантия распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ). Если же из отпуска по уходу за ребенком выходит папа, бабушка или другой член семьи, при этом мама у ребенка есть, то льгота не действует;
• гарантия действует однократно, только на один из вариантов. Женщина воспользовалась ежегодным отпуском непосредственно до или после беременности и родов? Претендовать на отпуск сразу же после отпуска по уходу за ребенком она не вправе, даже если во время декрета завершился предыдущий рабочий год и начался новый.

Если же работница (а чаще всего это именно мамы) попадает под действие данной льготы, то при составлении графика вы можете сразу запланировать ежегодный отпуск в соответствии со ст. 260 ТК РФ. Это исключит сюрпризы, когда в первый же день она изъявит желание еще немного отдохнуть. Если ее не устроит переход из декрета или отпуска по уходу за ребенком в ежегодный оплачиваемый отпуск, то после предупреждения о приближающемся отпуске стороны смогут договориться и перенести его на другую дату.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Выходить за рамки рабочего года допустимо только в определенных ситуациях:

• исключительные случаи, когда отпуск помешает нормальному функционированию работодателя (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
• перенесение части отпускных дней, неиспользованных работником в связи с отзывом из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• для соединения отпусков лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ч. 3 ст. 322 ТК РФ).

Предусмотреть в графике отпуск после окончания рабочего года для конкретного работника – ​нарушение. Таким образом, если у работника рабочий год заканчивается в ноябре, то его и следует предусмотреть именно в этот период. Посмотрим, какие выходы и с какими последствиями существуют.

1. Вариант, который укладывается в нормы закона, – ​предоставить в 2024 году два отпуска за каждый рабочий год – ​не устраивает обе стороны. Это вполне понятно. При таком решении в 2025 году работник останется без отдыха (в лучшем случае его отпуск вновь поставят на декабрь). Плюс второй период отпуска будет предоставлен в самом начале рабочего года. Это допустимо, но в случае увольнения работодателю будет сложно вернуть ранее выплаченные сотруднику отпускные за неотработанные дни.

Можно запланировать отпуск на ноябрь, а впоследствии на законных основаниях его перенести на декабрь. К тому времени могут найтись те самые исключительные случаи, когда присутствие сотрудника на рабочем месте в ноябре будет крайне важным. Либо в первый же день ноябрьского отпуска отозвать работника (с его согласия) с последующим перенесением отдыха на декабрь. Это очень хлопотно: потребуется оформлять дополнительные документы, пересчитывать отпускные (при схеме с отзывом). И, конечно, данный вариант строится «на честном слове»: у работника нет гарантий, что отпуск действительно переместят, а у работодателя – ​что работник не передумает.

2. Второй вариант – ​в нарушение норм изначально запланировать отпуск за рамками рабочего года. И здесь возможны еще два варианта развития событий:

• оптимистичный прогноз. Все пройдет по плану, работник без проблем отгуляет отпуск и в декабре 2025 года, когда истечет годовой срок давности привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, можно будет вздохнуть спокойно. Или у работодателя в 2024–2025 гг. все же случится проверка ГИТ, но нарушение не заметят (например, будут прицельно проверять документы по другому работнику);
• пессимистичный прогноз. Инспектор ГИТ выявит нарушение. Здесь есть шанс отделаться предупреждением, но может быть и штраф.

В приведенном примере из судебной практики отпуск был запланирован в графике правильно, а перенесли его позже по заявлению работника – ​с нарушением. Но направление мыслей трудинспекции и некоторых судей понятно: не стоит нарушать закон даже в интересах работника по его же горячему желанию. Если вы готовы осознанно пойти на риск и поставить отпуск сотруднику в графике после окончания его рабочего года, то в обязательном порядке получите от него письменное заявление. Это не сделает выход отпуска за рамки рабочего года легальным, но, возможно, смягчит наказание.

Кадровому специалисту, со своей стороны, тоже стоит подстраховаться: составить служебную записку о возможных последствиях и получить резолюцию руководителя о порядке действий. График отпусков, конечно, утверждает руководитель организации (или это делается издаваемым им приказом). Но у данного документа есть автор-составитель, чья подпись стоит в конце графика. Соблюдение норм трудового законодательства при планировании отпусков – ​это, конечно, зона ответственности кадровика. Однако при наличии письменных указаний от руководителя ему будет сложнее сделать вас виновным.