В заключительной части цикла статей расскажем, как суды оценивают электронную переписку, которая ведется в рамках трудовых отношений. Проанализируем судебную практику, в которой рассмотрены ситуации, когда через Интернет по электронной почте направлялись следующие документы: с просьбой работника выслать трудовую книжку по почте, уведомлением сотрудника от открытом больничном листке, а также письмо-поручение руководителя подчиненному.
В заключительной статье цикла расскажем, как суды оценивают электронную переписку, которая ведется в рамках трудовых отношений. В частности, будет проанализирована судебная практика по делам, в рамках которых по электронной почте направлялись: просьба работника выслать трудовую книжку по почте, уведомление о больничном, а также письмо-поручение руководителя подчиненному – и рассматривались последствия его неисполнения. Порой само наличие трудовых отношений пытаются доказать при помощи электронной переписки работника и работодателя, но это не всегда удается.
Как мы говорили в предыдущих статьях цикла, до суда доходят трудовые споры, возникающие чаще всего при увольнении работника по инициативе работодателя. Однако бывают и иные конфликты, связанные, например, с оплатой труда, применением дисциплинарного взыскания или установлением факта трудовых отношений. С учетом развития технологий работодатели и работники предпочитают электронные каналы взаимодействия, поэтому все чаще на оценку суда в трудовых конфликтах выносят именно электронные доказательства.
Сообщение об открытом больничном листке
Увольнять работника в период его временной нетрудоспособности по инициативе работодателя нельзя (за исключением ликвидации организации / прекращения деятельности индивидуального предпринимателя – работодателя).
Этим пользуются недобросовестные работники, когда в случае возникновения конфликта и опасения увольнения уходят на больничный. Если соответствовать букве закона, то уволить такого работника нужно в первый день выхода с больничного, но никак не во время его болезни. Иначе суд восстановит его на работе и даже обяжет работодателя оплатить ему время вынужденного прогула.
Такие ситуации встречаются сплошь и рядом. Правда, в рассмотренных ниже делах работники не до конца продумывали свою «легенду» и, уходя на больничный, ставили работодателя об этом в известность с использованием Интернета, а этот способ сообщения о болезни суд тщательно проверял.
В том же Постановлении Пленума ВС РФ № 2 отмечено: рассматривая дела о восстановлении на работе, следует иметь в виду, что при реализации гарантий, предоставляемых ТК РФ работникам в случае расторжения с ними трудового договора, должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в т.ч. и со стороны работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на момент его увольнения с работы (п. 27).
Во всех проанализированных ниже делах суд признал, что работники злоупотребили своим правом.
После ознакомления с приказом об увольнении сотрудник школы обратился в медицинское учреждение, где ему был открыт больничный лист. После увольнения гражданин оспорил свое увольнение на том основании, что он был уволен в период нетрудоспособности. Суд отметил, что данных, убедительно свидетельствующих о том, что сотрудник сообщил о своем заболевании руководству школы, в материалах дела не имеется. По мнению суда, ссылка работника на то, что о своем заболевании он сообщил посредством электронной почты на электронный адрес работодателя, не может свидетельствовать о надлежащем уведомлении им работодателя в отсутствие иных способов оповещения.
Суд подчеркнул, что из объяснений работодателя в ходе рассмотрения дела следует, что электронный адрес, на который сотрудником было отправлено сообщение, является устаревшим и не используется в практической деятельности школы. Каким-либо иным способом информирования руководства школы о больничном – звонок по телефону, сообщение по факсу и др. – гражданин не воспользовался, больничный лист представил лишь после увольнения (апелляционное определение Московского городского суда от 22.12.2014 по делу № 33-41638/14).
Два сотрудника были уволены в связи с сокращением штата по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Доводы о том, что они были уволены в период нетрудоспособности, судом во внимание приняты не были. Он посчитал, что работодатель не знал о нахождении сотрудников на больничном. Сработала следующая аргументация:
- согласно распечатке входящей электронной почты начальника отдела кадров, сведений из автоматизированной системы регистрации входящих документов за спорный период не поступало;
- из показаний свидетеля – главного специалиста отдела кадров следовало, что листки нетрудоспособности работодателю не сдавались (кассационное определение Московского городского суда от 26.06.2017 по делу № 4г‑7358/2017).
Работница была уволена по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ по сокращению численности и штата. Однако в день увольнения у нее был открыт листок временной нетрудоспособности и ее не имели права увольнять. Поэтому она обратилась в суд с иском о признании увольнения незаконным, восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула.
Суд решил, что сотрудница не уведомила работодателя о своем заболевании надлежащим образом – представленную электронную переписку суд не счел доказательством данного факта. В материалах дела еще имелся акт работодателя об отсутствии истицы на рабочем месте (апелляционное определение Московского городского суда от 26.05.2016 по делу № 33-20462/2016).
Поручение директора по почте
Практика показывает, что нередко взаимодействие работника с работодателем осуществляется по электронной почте.
Как, например, в рассмотренном ниже деле, где в качестве одного из доказательств сотрудник привел электронное письмо-поручение начальника. Правда, предметом спора был не способ направления письма-поручения (через Интернет), а факт того, входило ли поручение, направленное по почте, в круг должностных обязанностей истца или нет.
Подтверждая законность вынесения приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности в виде выговора за неисполнение поручения директора, суд учел, что основанием к его изданию послужили:
- электронное письмо-поручение директора в адрес сотрудника;
- электронное письмо-ответ сотрудника директору с отказом выполнения;
- скриншот истории подачи отчетности на сайте в Интернете (это подтверждало, что поручение выполнено не было).
Причем указанное поручение имело прямое отношение к должностным обязанностям сотрудника, отраженным в его трудовом договоре (определение Московского городского суда от 06.06.2017 по делу № 33-21183/2017).
Электронная переписка как доказательство наличия трудовых отношений
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя. При фактическом допущении сотрудника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска. Причем работнику надо доказать, что к работе он приступил с ведома или по поручению работодателя (или уполномоченного представителя).
При установлении в судебном порядке факта трудовых отношений граждане регулярно предъявляют в качестве доказательства свою электронную переписку с работодателем. Однако суды, особенно в отсутствие иных дополнительных убедительных доказательств, могут признать такую переписку ненадлежащим доказательством.
Женщина обратилась в суд с иском к индивидуальному предпринимателю об установлении факта трудовых отношений, возложении обязанности заключить трудовой договор, внести запись о трудоустройстве в трудовую книжку, взыскании задолженности по заработной плате и компенсации морального вреда. В качестве доказательства суду была предъявлена копия переписки по электронной почте. Суд отметил, что она никем не заверена, и из нее невозможно достоверно установить, между кем эта переписка состоялась и какое отношение эта переписка имеет к заявленным истицей правоотношениям между ней и ответчиком.
Соответственно, указанные документы не сочли достаточным доказательством наличия трудовых отношений между сторонами (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 16.11.2017 по делу № 33-18427/2017).
При рассмотрении в суде дела об установлении факта трудовых отношений женщина утверждала, что в связи с удаленным местоположением от основного офиса документооборот и контроль за выполнением планов, заказов осуществлялись в форме электронной переписки. Суд отметил, что переписка по электронной почте с заместителем генерального директора организации не является допустимым доказательством для установления факта трудовых отношений (апелляционное определение Тамбовского областного суда от 11.05.2016 по делу № 33-1547/2016).
Гражданка обратилась в суд с иском к организации об установлении факта трудовых отношений, возложении обязанности внести записи в трудовую книжку, взыскании заработной платы, процентов за задержку ее выплаты, компенсации морального вреда. В доказательство она помимо прочего представила в суд:
- объявление о вакансии менеджера по продажам;
- электронную переписку о направлении резюме на вакансию менеджера по продажам;
- электронную переписку с сотрудником организации о направлении фотографий и копий актов сверки, товарной накладной, договора на оказание услуг;
- распечатку исходящих и входящих звонков и sms-сообщений, произведенных с ее телефона.
Суд посчитал, что представленная выборочная электронная переписка не свидетельствует:
- о принятии гражданки на работу в организацию;
- допуске к выполнению определенной трудовой функции;
- ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка и о подчинении им.
А из распечатки исходящих, входящих звонков и sms-сообщений, произведенных с ее телефона, суд не смог установить:
- с какой целью делались указанные звонки, отправлялись sms-сообщения;
- были ли телефонные соединения именно с работниками общества.
В результате суд отказал гражданке в удовлетворении ее требований (апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 02.10.2017 по делу № 33-4947/2017).
Женщина обратилась в суд с иском об установлении факта трудовых отношений, восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда. Среди ее доказательств была электронная переписка с генеральным директором организации, из которой следует:
- когда он готов предоставить отпуск за отработанное время и когда она была уволена;
- что штраф за три прогула составляет 14 000 руб., зарплата за январь – 5000 руб., отпускные – 7952,29 руб. и задолженность по зарплате – 10 000 рублей.
Отказывая в удовлетворении иска, суд отметил, что скриншоты электронной переписки не отвечают требованиям допустимости доказательств, поскольку не определяют участников переписки, их полномочия, и, по сути, не подтверждают доводы гражданки (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 01.08.2017 по делу № 33-8836/2017).
А в деле ниже факт трудовых отношений был доказан. Среди доказательств также фигурировали электронные письма работника и работодателя.
При рассмотрении иска о взыскании задолженности по заработной плате был установлен факт трудовых отношений между гражданкой и организацией. В подтверждение своих доводов о возникновении трудовых правоотношений работница ссылалась на электронную переписку с сотрудниками организации. В частности, из ее содержания следовало, что гражданка занималась организацией работы в детском саду, руководила образовательным процессом, работала с потенциальными клиентами, занималась поиском и подбором персонала, по распоряжению руководства выполняла и другие поручения, отчитывалась о проделанной работе и будущих действиях (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 03.11.2016 № 33-23040/2016 по делу № 2-332/2016).
Электронные системы фиксации
Работодатели часто предоставляют в суд сведения из баз данных электронных пропусков, доказывая таким образом факт отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Рассматривая дело об увольнении в связи с прогулом (по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), суд принял в качестве надлежащего доказательства справки бюро пропусков работодателя о том, что в «спорный» день сотрудник на работу в административное здание не проходил, также не зафиксировано попыток прохода в офис работодателя с помощью электронного пропуска сотрудника (апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2017 по делу № 33-21772/2017).
При рассмотрении дела о взыскании задолженности по заработной плате факт исполнения работником трудовых обязанностей в режиме неполного рабочего дня был подтвержден табелями учета рабочего времени и данными электронной фиксации его прихода и ухода с работы (определение Московского городского суда от 28.07.2016 № 4г‑9159/2016).
Запрос документов, связанных с работой
Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право получить документы, связанные с работой:
- копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и пр.
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.
В рассмотренном ниже деле спор был связан с предоставлением бывшему сотруднику требуемых документов, которые он попросил у работодателя через электронную почту.
Суд вынес решение, в котором в качестве доказательства фигурировала электронная переписка бывшего сотрудника о предоставлении ему копий платежных ведомостей с указанием сумм и дат произведенных выплат с его подписью. Гражданин направил требование о предоставлении документов по электронной почте и получил запрошенные документы (хотя и не все) также в электронном виде (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 07.11.2017 № 33-21498/2017 по делу № 2-1660/2017).
Согласие на отправку трудовой книжки по почте
Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, то работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Некоторые недобросовестные работники всячески избегают встречи с работодателем, чтобы не получить трудовую книжку на руки, а позже в суде ссылаются на то, что работодатель не отдает им трудовую книжку.
Работник был уволен по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с сокращением штата работников организации. По его мнению, его увольнение было незаконно, в т.ч. потому, что трудовую книжку на руки ему не выдали.
Суд установил, что в адрес работодателя по электронной почте от истца поступило заявление с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте по указанному в заявлении адресу. Однако направленные документы были возвращены отправителю в связи с истечением срока хранения, о чем работодатель составил соответствующий акт. Потому действия работодателя были признаны правильными (апелляционное определение Московского городского суда от 30.11.2015 № 33-44762/2015).
* * *
Итак, какие выводы можно сделать?
Несмотря на то что в ТК РФ явным образом отсутствует какое-либо регулирование использования электронных документов при оформлении трудовых отношений с обычными (не дистанционными) работниками, организации постепенно начинают использовать электронные документы в этой сфере и, соответственно, судам приходится все чаще давать оценку электронным документам как доказательствам.
Наиболее часто электронное взаимодействие работодателя и работников осуществляется по электронной почте, а также в системах электронного документооборота и на корпоративных порталах. Все эти варианты взаимодействия судами признаются допустимыми.
В то же время основные кадровые документы как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудников (прием на работу, наложение дисциплинарных взысканий, увольнение), пока создаются изначально на бумажных носителях, а электронные каналы связи используются в основном как оперативный канал взаимодействия, да и то не во всех случаях суды считают это допустимым.
Если стороны не оспаривают юридическую значимость электронных документов, которые использовались при оформлении трудовых отношений, суды склонны принимать их в качестве надлежащих доказательств.
