Документы АО 

Какие требования появились к проведению заседания общего собрания акционеров с дистанционным участием: кто его может проводить, какие функциональные возможности должны быть у технических средств для их проведения, как хранить записи трансляции заседания.

С 1 марта 2025 года вступила в силу очередная порция изменений в закон об АО. Объясняем, как изменилась терминология, которой теперь надо пользоваться при составлении документов. Как изменились полномочия органов управления АО. Как подготовить годовое заседание общего собрания акционеров. Что потребуется для дистанционного участия в заседании. Порядок голосования и использования бюллетеней. Обновленные правила оформления протокола заседания общего собрания акционеров и его образец. Пример требования акционера о проведении внеочередного заседания общего собрания акционеров.

В августе 2024 г. внесли обширные изменения в законы об ООО, АО и ряд дрдругих. Уточнили, что должно быть указано в протоколах общего собрания участников / акционеров и совета директоров, варианты их подписания. Изменили порядок проведения общего собрания с дистанционным участием. Скорректировали подход к разграничению полномочий между различными органами управления в ООО и АО. Регламентировали порядок заседаний и принятия решений советом директоров ООО. Обязательным станет нотариальное заверение решений о назначении директора ООО. И др.

Главная особенность общих собраний текущего 2024 года – ​возможность провести их в заочной форме, даже если законом требуется проведение очного собрания. При этом общий порядок созыва собрания сохраняется и требуется учесть время на уведомление участников (акционеров). Увеличен минимальный процент голосующих акций, дающий специальные права акционерам. Также особые правила введены для определения кворума при принятии решений на собраниях некоторых хозяйственных обществ. Продлен срок полномочий совета директоров (наблюдательного совета) АО. Срок действия у перечисленных послаблений разный, так что на это тоже обратите внимание!

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

В каких описях следует отражать такие электронные документы, как тексты выступлений руководства на мероприятиях, презентации для докладов на совещаниях в формате Power Point, фотографии, видеозаписи заседаний и мини-фильмы об истории организации. В архивных Правилах 2023 г. существенно изменили форму описи электронных документов (по сравнению с фигурировавшей в предыдущих Правилах 2015 г.). Показываем на примере, как ее надо заполнять данными аудиовизуальных документов. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Указ Президента РФ от 17.01.2023 № 16 лишил права голоса представителей недружественных стран в органах управления отечественными организациями. Поясняем, каких органов управления в каких организациях это касается. Кого могут лишить права голоса и на какой период, какие есть исключения. Как это может быть реализовано. Какие страны признаны недружественными. О целях данного «мероприятия» высказался глава РСПП Александр Шохин.

С 14 марта 2022 года до конца этого года изменился состав акционеров, которые смогут получать информацию о деятельности АО и доступ к его документам. В остальном алгоритм их предоставления обществом своим акционерам пока не изменился.

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере читайте первую часть статьи, где мы разъясняем начало процедуры. На какой состав документов может рассчитывать акционер в зависимости от количества принадлежащих ему акций. Как составить требование предоставить копии документов либо оригиналы для ознакомления на территории АО: акционеру-физлицу, акционеру-юрлицу, а также объединению акционеров для доступа к более широкому спектру документов (объясняем правила составления и показываем образцы всех этих требований). Как специалисту АО проверить полномочия затребовавшего документы лица: если акционер прислал требование по почте и копии документов тоже хочет получить по почте, если требование предъявляет доверенное лицо акционера и в др. случаях.

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере читайте вторую часть статьи, чтобы узнать, сколько времени отведено на представление документов акционеру, как его считать (в зависимости от способа получения требования), что будет признано датой представления документов. Регулятор дал возможность продления срока представления документов – покажем, как это можно реализовать на практике. Объясним, как сдвигаются сроки в случае запроса акционером конфиденциальной информации. За нарушение сроков и состава предоставляемых акционеру документов АО грозит штраф до 700 000 руб., а его руководителю – дисквалификация до 1 года! Это весомый повод внимательно изучить обновленный порядок представления документов акционерам.

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере мы объясняем, как можно уменьшить аппетиты акционеров: даем примеры формулировок для устава или ЛНА общества, где можно закрепить необходимость оплаты акционером изготовления и доставки копий запрошенных им документов; ориентируем вас относительно возможной цены на основе судебной практики. Если акционер требует предоставить много документов, то можно продлить срок их предоставления с 7 до 27 рабочих дней: даем образцы распоряжения и письма для этого; объясняем, что можно считать большим количеством документов.

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере мы объясняем, как действовать акционерному обществу, если запрошенные документы отсутствуют либо содержат конфиденциальную информацию: когда и что ответить акционеру, когда и что предоставить, как составить соглашение о неразглашении.

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере мы объясняем, как АО может совсем отказать акционеру в предоставлении документов, опираясь на 6 случаев, в которых законодательство однозначно позволяет это сделать (тогда штраф за отказ маловероятен). Еще разбираем, как АО заверять копии и отправлять их акционеру по электронной почте или в бумажном виде (через «Почту России», курьерской службой или нарочным). Как организовать ознакомление с оригиналами на своей территории. Как АО потом доказать факт исполнения своих обязательств.

Этапы подготовки годового общего собрания акционеров свели в таблицу с указанием крайних сроков их осуществления. Объяснили, как изменились сроки в 2020 году из-за пандемии и какие АО могут изменить форму проведения собрания на заочную. Привели образцы: протокола заседания совета директоров о созыве такого собрания; проектов решений по вопросам повестки дня собрания; списка лиц, имеющих право на участие; уведомления акционера о проведении собрания; бланка бюллетеня для голосования. Опираясь на судебную практику, выявили, за какие прегрешения на этапе созыва собрания на какие суммы сейчас штрафуют – ​«разброс цен» оказался от 250 000 до 700 000 рублей.

Показан порядок проведения в очной форме годового общего собрания акционеров (кстати, дистанционный вариант при помощи, например, конференц-связи тоже сюда относится). Для него даны образцы документов, кем и когда они должны быть составлены и подписаны: при регистрации участников собрания, отчет об итогах голосования, протокол годового общего собрания акционеров. Потом описана специфика проведения и протокола общего собрания акционеров, если оно проходит в заочной форме (путем направления заполненных бюллетеней в адрес АО).

С 1 марта 2023 г. действует запрет на использование иностранных мессенджеров (в т.ч. сервисов для конференц-связи) для определенного круга отечественных организаций. Кроме того, иностранные производители стали вставлять палки в колеса российским пользователям. Поэтому важно грамотно подобрать оте­чественную программу взамен привычной импортной. В статье описаны 6 оте­чественных сервисов для проведения онлайн-конференций (основные функции, плюсы и минусы, для каких целей оптимально использовать), чтобы вам было легче сделать выбор.

Организовать полноценное совещание территориально разрозненных людей реально, если у каждого есть компьютер (или хотя бы смартфон) и доступ в Интернет. Рассказываем вам о наиболее подходящей программе для этого, причем бесплатной: как установить Zoom, как ее использовать организатору «встречи» и участникам, какие настройки удобно сделать.

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.