Top.Mail.Ru

Оформляем решение единственного акционера или участника общества

Странно, но законом не предусмотрены требования к форме и содержанию решений единственного акционера, которому принадлежат все голосующие акции АО, а также единственного участника в ООО. Между тем бизнес, начиная от малых и заканчивая крупными предприятиями, уже долгое время не ограничивает свою деятельность рамками одного юридического лица и в большинстве случаев представляет собой группы компаний, имеющих в своем составе как минимум несколько юридических лиц – дочерних обществ с единственным акционером/участником. В этой связи вопрос о порядке оформления решений единственного акционера/участника сейчас особенно актуален, ведь пришла пора собраний по итогам года и фиксации решений, принятых на них. Вы узнаете ответы на многие вопросы и получите готовые образцы документов! Чем подтверждается статус единственного акционера/участника? Какие вопросы относятся к его компетенции? Каким образом оформить его решение (если он является физлицом, или юридическим лицом, или иностранной компанией)? А вот о заверении копии, изготовлении выписки и хранении решений мы расскажем в следующем номере журнала.

Известно, что в акционерных обществах (АО) и обществах с ограниченной ответственностью (ООО) нормативными правовыми актами и уставом определены сроки и порядок созыва, проведения общих собраний акционеров/участников. В законодательстве об АО также определены порядок составления и требования к содержанию протокола, изготавливаемого по итогам общего собрания акционеров. Вместе с тем в законодательстве об ООО имеется лишь указание на то, что протокол общего собрания участников ведется исполнительным органом общества. Несмотря на это упущение, на практике протокол общего собрания участников ООО по своей форме и содержанию, по большому счету, идентичен протоколу общего собрания акционеров в АО.

И самое интересное: законом вообще не предусмотрены требования к форме и содержанию решений акционера, которому принадлежат все голосующие акции АО (единственного акционера), а также участника, владеющего долей 100% в уставном капитале ООО (единственного участника). Вот на этом «пробеле» мы и сосредоточимся.

Чем подтвердить полномочия единственного акционера/участника?

Полномочия единственного акционера/участника общества закрепляются в его учредительном документе – уставе. Партнерам и в госорганы обычно представляется нотариально заверенная копия этого документа или обычная копия, заверенная гендиректором (иным исполнительным органом) общества, а в редких случаях – копия, заверенная регистрирующим органом.

Закон обязывает АО указывать в уставе информацию о том, что акции общества принадлежат одному лицу1, в отличие от ООО. Но, несмотря на то что для ООО закон не устанавливает подобных требований, все же это не будет лишним, прежде всего во избежание недопонимания и возникновения ненужных вопросов со стороны органов и лиц, которым устав в определенных случаях может быть предоставлен в подтверждение полномочий единственного участника.

Кстати, в качестве единственного акционера или участника общества может выступать как юридическое, так и физическое лицо. При этом по общему правилу АО не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица2. Аналогичное требование имеется и в отношении ООО3.

Нужно учесть, что если документы, подтверждающие полномочия единственного акционера/участника, необходимо будет представить, к примеру, в государственные органы или в суд, то, как это часто бывает, одного устава будет недостаточно. В этом случае нужно будет дополнительно представить выписку из реестра акционеров в отношении АО или список участников в отношении ООО. Для наглядности приведем образцы таких документов в Примерах 1 и 2 в том виде, как их составляют на практике.

Кроме того, в качестве дополнительного документа, подтверждающего полномочия единственного акционера/участника, может потребоваться выписка из Единого государственного реестра юридических лиц4. Запрашивая этот документ, госорганы часто устанавливают «срок его годности», например, они могут удовлетвориться выпиской из ЕГРЮЛ, полученной не ранее, чем за 2 недели до момента ее предъявления.

Пример 1. Выписка из реестра акционеров (о единственном акционере в АО)

Пример 2. Список участников ООО

Что он решает?

Единственный акционер в АО (и участник в ООО) уполномочен решать вопросы, отнесенные к исключительной компетенции общего собрания акционеров (участников ООО), несмотря на то, что он оказывается в единственном лице (согласно п. 3 ст. 47 Федерального закона об АО и ст. 39 Федерального закона об ООО).

В АО компетенция общего собрания акционеров определена п. 1 ст. 48 Федерального закона об АО (мы не приводим здесь эту длинную цитату из Закона, чтобы иметь возможность опубликовать побольше образцов документов для различных случаев; ведь ознакомиться с текстом Закона можно в справочно-правовой системе, в Интернете или у вашего юриста). Надо сказать, что не все вопросы, перечисленные в этом пункте, рассматриваются в обществах, все акции которых принадлежат одному лицу (например, определение порядка ведения общего собрания и избрание членов счетной комиссии теряет свою актуальность для единственного акционера). Кроме того, следует учесть, что положения Федерального закона об АО относительно одобрения совершения обществом сделок с заинтересованностью и крупных сделок не применяются к обществам, состоящим из одного акционера, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа (п. 7 ст. 79 и п. 2 ст. 81 Федерального закона об АО). И какой смысл отдельным документом акционеру или участнику одобрять сделку, заключенную им же в качестве гендиректора?

Аналогичным образом обстоят дела в ООО: с компетенцией общего собрания участников, которая «перетекает» к единственному участнику общества (она определена в ст. 33 Федерального закона об ООО), с порядком созыва/проведения собрания, с одобрением сделок с заинтересованностью и крупных сделок (п. 6 ст. 45 и п. 9 ст. 46 Федерального закона об ООО).

Когда решение обязательно?

В установленных законом случаях единственный акционер/участник должен принимать решение в обязательном порядке. И для АО, и для ООО такой случай един – принятие решения по итогам года.

В АО единственный акционер обязан ежегодно, в сроки, устанавливаемые уставом общества, но не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 6 месяцев после окончания финансового года5 (т.е. с марта по июнь включительно) принимать решение по вопросам:

  • утверждения годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также
  • распределения прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года;
  • об избрании совета директоров (наблюдательного совета) общества6, ревизионной комиссии (ревизора), утверждении аудитора общества;
  • иные вопросы, отнесенные к компетенции общего собрания акционеров.

В ООО единственный участник должен не реже чем 1 раз в год своим решением утверждать годовые результаты деятельности общества7, а именно:

  • утверждать годовой отчет и годовой бухгалтерский баланс;
  • распределять чистую прибыль.

Данное решение должно быть принято в срок, определенный уставом общества, но в любом случае не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года (т.е. с марта по апрель).

Все остальные решения единственного акционера/участника, помимо решения по итогам года, являются внеочередными.

О расширении «повестки дня»

На практике встречаются случаи, когда к моменту принятия годового решения назревают вопросы, по сути не относящиеся к годовым результатам деятельности общества (например, об одобрении крупной сделки или о внесении изменений в устав и пр.). Если в решении единственного акционера/участника по итогам года наряду с обязательными вопросами будут решены еще и иные вопросы, то это, без всякого сомнения, закону противоречить не будет. Тем не менее это может вызвать некоторые неудобства при представлении копии такого решения третьим лицам.

Пример 3

Представьте такую ситуацию. Общество с одним участником, желая получить кредит в банке для покупки недвижимого имущества, представляет в банк по его запросу отнюдь не малое количество документов, подтверждающих его реальную платежеспособность. Если для общества заключение кредитного договора будет являться крупной сделкой, то банк непременно потребует представить протокол/решение уполномоченных органов управления об одобрении совершения такой сделки. И это вполне объяснимо, поскольку банку необходимо исключить все возможные риски признания заключаемой сделки недействительной (ведь если сделка, требующая одобрения высшим органом управления общества, не будет им одобрена, причем как до ее заключения, так и после, то при определенных обстоятельствах она может быть признана недействительной, вследствие чего все полученное по сделке должно быть возвращено сторонам). А если единственный участник такого общества отразил все важные для него вопросы, включая одобрение заключения обществом кредитного договора, в одном документе – решении по итогам года, то банк будет осведомлен в том числе и о том, что вовсе не относится к вопросу получения кредита. Это не всегда бывает выгодно обществу. Более того, у банка могут возникнуть дополнительные вопросы в связи со случайно полученной информацией.

Вы могли бы возразить – выход из этой ситуации есть: нужно просто предоставить банку выписку из решения, в которой можно опустить «все лишнее». Но ведь банк может настоятельно попросить именно оригинал решения или его копию... и ему сложно будет отказать.

Поэтому не рекомендуется в одном документе, будь то годовое или внеочередное решение, отражать вопросы, не связанные между собой.

Документальное оформление решения

Унифицированной формы решения единственного акционера/участника, к сожалению, нет. Законом определено лишь то, что решение принимается акционером/участником единолично и оформляется письменно. Таким образом, решение можно составить в произвольной форме, но лучше:

  • это сделать, используя реквизиты, обычно применяемые для организационно-распорядительной документации (это повод вспомнить наш любимый ГОСТ Р 6.30-2003), и учитывая практику работы с такого рода документами в АО и ООО;
  • утвердить форму решения в локальном нормативном акте общества, таком, как положение о единственном акционере/участнике, тогда ошибок в его оформлении будет меньше.

Формуляр решения единственного акционера/участника (далее будем называть его просто «решение») схож с типовым формуляром хорошо знакомого нам приказа. Поэтому прокомментируем оформление лишь отдельных реквизитов решения.

Встречаются организации, в которых вообще не принято регистрировать такого рода документы. Они объясняют это тем, что решения единственного акционера/участника являются исключительно внутренними документами, подлинники которых редко покидают родные стены. А если возникает необходимость в представлении решения третьему лицу, то обычно предоставляется заверенная копия решения или выписка из него. Во избежание путаницы рекомендуем регистрировать и присваивать не только дату, но и номер таким решениям.

Часто встречаются решения, на которых наименование организации фигурирует внутри наименования вида документа, а не отдельной первой строкой на нем. Тогда получается, что решение оформляется не на бланке организации, поэтому в подписи единственного акционера/участника наименование «должности» включает название организации. При этом номер решения пишут рядом со словом «РЕШЕНИЕ», а место издания и дату располагают так же, как при оформлении договора (сравните Примеры 4 и 5). К такому варианту, противоречащему рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003, уже все привыкли и многие считают его единственно верным.

Возникновение этой практики по большей части объясняется тем, что решения акционеров/участников часто оформляют юристы, которые хорошо ориентируются в надлежащем содержании этих документов, но не владеют навыками оформления организационно-распорядительной документации – у них нет понимания функции каждого реквизита. Да и ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. К такому оформлению привыкли не только юристы, но и сами участники/акционеры, а также госорганы и контрагенты, которые видят эти документы. Чтобы не рисковать лишний раз и не доводить до необходимости доказывания своей правоты, например, когда госорган решит оправдать задержку придирками к оформлению ваших документов, рекомендуем «ехать с общей скоростью потока», т.е. оформлять решения, как «все юристы».

Пример 4. Оформление «шапки» решения единственного учредителя и подписи на нем согласно рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003

Пример 5. Практика оформления «шапки» и подписи на решении единственного учредителя

Датой решения является дата его принятия единственным акционером/участником. При этом обращайте внимание на законодательно закрепленные периоды для принятия решений по итогам года (мы называли их выше для АО и ООО). Обычно дата оформляется арабскими цифрами в последовательности день, месяц и год, разделенными точками (например, 20.04.2012) или словесно-цифровым способом (например, 20 апреля 2012 г.). Во втором случае слово «год» полностью не пишут, а используют сокращение «г.». В важных документах число в дате нужно писать двумя цифрами (например, 09), чтобы перед девяткой никто не приписал/не впечатал цифру 1 или 2, превратив 9 апреля в 19-е или 29-е.

Текст решения условно подразделяется на вводную и основную части:

  • вводная часть включает в себя сведения о единственном акционере/участнике:
    • для физических лиц – Ф.И.О., паспортные данные, адрес места жительства; для юридических лиц – наименование, регистрационные данные, адрес места нахождения;
    • указание на то, что он является единственным акционером (участником);
    • количество принадлежащих акционеру акций (размер доли участника, составляющих 100% уставного капитала общества);
    и заканчивается словами «решил» или «принял решение», которые могут быть написаны в конце первого абзаца (по правилам русского языка, см. Пример 9) или на отдельной строке (по аналогии с формуляром приказа, см. Примеры 10 и 11);
  • основная часть текста включает в себя собственно принятые решения по одному или нескольким вопросам, отнесенным к компетенции единственного акционера/участника, перечисленным в тексте по порядку. Решение по каждому вопросу пишется, начиная с нового абзаца с использованием порядковой нумерации.

Напомним правила оформления отметки о наличии приложений:

Пример 6. Отметка о наличии приложений (при этом ко второму приложению прилагается еще один документ)

В составе реквизита «Подпись» вместо привычной нам «должности лица» в решении мы напишем «Единственный акционер» или «Единственный участник» (наименование общества добавляют, если документ составлен не на его бланке), а далее, как всегда, идут личный росчерк и Ф.И.О. См. Примеры с 9 по 11.

Если в качестве акционера/участника организации А выступает другая организация Б, то подпись на решении ставит руководитель организации Б (см. Пример 11).

Решение обычно скрепляется печатью общества, которая располагается рядом с подписью единственного акционера/участника. Обратите внимание: даже если единственным акционером/участником общества А является юридическое лицо Б, в решении ставится печать общества А, но не юридического лица Б, руководитель которого его подписал. То есть это своего рода исключение из правила, что печатью заверяется подпись уполномоченного лица, подписывающего документ от имени организации.

Решение акционера составляется в 2 экземплярах, как это установлено в отношении протокола общего собрания акционеров в п. 1 ст. 63 Федерального об АО. Решение участника ООО рекомендуется аналогично составлять в 2 экземплярах, несмотря на то, что в отношении протокола общего собрания участников это в Федеральном законе об ООО специально не прописано.

Если решение изготовлено на 2 и более страницах, его листы следует должным образом прошить тонкой лентой или толстой ниткой. На месте сшивки на обороте наклеить небольшой листок бумаги, на котором написать «Прошито, пронумеровано, удостоверено подписью и печатью 3 (Три) листа» и дату. Затем проставить подпись единственного акционера/участника и печать общества так, чтобы они частично располагались на листе решения и частично – на приклеенном листке с надписью. Бывает, что на сшивке подпись ставит исполнительный орган общества (т.е. директор, гендиректор и др.), что не является ошибкой ввиду неурегулированности этого вопроса законодательством.

Пример 8. Оформление сшива многостраничного решения

Далее приведем примеры наиболее распространенных решений единственного акционера/участника, как по форме, так и по содержанию:

  • если он – физическое лицо (Пример 9) и одновременно гендиректор (т.е. единоличный исполнительный орган, см. Пример 10);
  • если он – юридическое лицо (Пример 11) и при этом иностранное (Пример 12).

Надо сказать, что не во всех случаях воля единственного акционера/участника может выражаться в форме решения. Это следует из п. 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 13.03.2001 № 62 «Обзор практики разрешения споров, связанных с заключением хозяйственными обществами крупных сделок и сделок, в совершении которых имеется заинтересованность». В этом письме сказано, что в обществах, состоящих из одного акционера, документом, равноценным решению общего собрания акционеров, является решение этого акционера или иной письменный документ, в котором выражена его воля (согласие на совершение сделки). Таким образом, согласие акционера/участника на совершение обществом крупной сделки или сделки, в которой имеется заинтересованность, может быть выражено и в другом документе, в частности, в письме. При этом оно должно содержать все предусмотренные законом условия, подлежащие включению в протокол общего собрания акционеров/участников об одобрении крупной сделки и сделки, в которой имеется заинтересованность. Образец такого письма приведен в Примере 13.

Пример 9. Решение единственного участника – физического лица

Пример 10. Решение единственного акционера (физического лица), который одновременно является гендиректором (т.е. единоличным исполнительным органом)

Пример 11. Решение единственного участника (юридического лица)

Пример 12. Решение единственного акционера – иностранного юридического лица

Особенность данного примера – это наличие англоязычной версии решения владельца – оффшорной компании, что очень часто встречается в ООО и АО.

Пример 13. Письмо о согласии единственного участника ООО на совершение сделки

Как видите, данное письмо оформлено не на бланке ООО, а написано от имени физического лица – единственного участника ООО и не имеет оттиска печати (сравните с документом из Примера 9).

Если бы 100% долей в уставном капитале ООО принадлежали некоему юридическому лицу, например, ЗАО, то это ЗАО на своем бланке письма могло бы составить данный документ и поставить на нем оттиск своей печати.

В следующем номере читайте окончание статьи. Мы расскажем о заверении копии подлинника решения и об оформлении выписки из него, а также о хранении решений акционеров / участников.

Сноски 7

  1. См. п. 6 ст. 98 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ). Вернуться назад
  2. В соответствии с абзацем вторым п. 6 ст. 98 ГК РФ и абзацем вторым п. 2 ст. 10 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011) (далее – Федеральный закон об АО). Вернуться назад
  3. В соответствии с абзацем вторым п. 2 ст. 88 ГК РФ и абзацем третьим п. 2 ст. 7 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011) (далее – Федеральный закон об ООО). Вернуться назад
  4. В Едином государственном реестре юридических лиц содержатся сведения об учредителях/участниках юридического лица, кроме того, в отношении АО также сведения о держателях реестров их акционеров, в отношении ООО – сведения о размерах и номинальной стоимости долей в уставном капитале общества, принадлежащих обществу и его участникам, о передаче долей или частей долей в залог или об ином их обременении, сведения о лице, осуществляющем управление долей, переходящей в порядке наследования (в соответствии с пп. д п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. от 03.12.2011)). Вернуться назад
  5. В соответствии с положениями п. 1 и 3 ст. 47 Федерального закона об АО. Вернуться назад
  6. Если данный орган управления имеется в обществе и сведения о нем указаны в уставе. Вернуться назад
  7. В соответствии с положениями ст. 34 и 39 Федерального закона об ООО. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 12

VIKTOR
13.03.2019, 13:56

// ..в уставном капитале Общества с ограниченной ответственностью «Хоре», в лице Генерального директора Макаровой О.А., действующей на основании устава,..
** Странный директор. А с каких это пор директора стали действовать НА ОСНОВАНИИ устава? Статьи 52, 53 ГК что ли поменялись??

Анонимный гость
13.03.2019, 16:18 VIKTOR

А в чем противоречие? В ГК как раз и говорится, что юр.лицо действует на основании устава. При этом оно действует через свои органы - в соответствии с учредительным документом. Им же определена компетенция этих органов.
Гендир - это единоличный исполнительный орган (если он в уставе поименован гендиром, а не директором и т.п.).
Так что на практике так и пишется - ... в лице генерального директора такого-то, действующего на основании устава ...

i*m*n*i*.g*i*o*e*@
20.04.2016, 20:02

Спасибо всем, кто бескорыстно помогает людям в познании неизвестного.

Белевщук Сергей Геннадьевич
14.04.2014, 08:28

Женя: услышала звон, да не поняла где он!
Считаю правильным использовать слово: акционер, несмотря на то, как законодатель назвал.
Автору: не согласен с решением от физика по поводу оформления: печать не ставится, номер не обязательно, шапка в стиле "приказ" тоже не применимо, должность - тоже в топку! Документ идёт от физика.
Но, есть интересный вопрос: надо-ли регистрировать во входящих сей документ? А почему нет? Корпорации все факты регистрируют, иначе доказать трудно, что там произошло.
Если акционеру очень-очень понадобится защита и фирменные бланки, то можно заказать в типографии с водяными знаками и микропечатью.

Анонимный гость
17.04.2013, 15:11

Ахаха...
"Кроме того, в качестве дополнительного документа, подтверждающего полномочия единственного акционера/участника, может потребоваться выписка из Единого государственного реестра юридических лиц".
А ничего, что в выписке из ЕГРЮЛа не содержатся данные об акционерах? А только об учредителях (что есть 2 большие разницы)?
Писатели статеек не потрудились изучить вопрос, однако.

Анонимный гость

А ничего, что в АО единственный акционер и есть его учредитель?! Так что выписка из ЕГРЮЛ эти сведения содержит. Сами потрудитесь вопрос изучить, прежде, чем что-то писать!

Анонимный гость

в АО единственный акционер (по учету в реестре) далеко не всега единственный учредитель (по ЕГРЮЛ) - не надо путать.
Актуально ЕГРЮЛ верна только в отношении ООО - там этот раздел изменяется влед за изменением
Выписка из ЕГРЮЛ действительно не подтверждает права акционера - только выписка из Реестра акционеров (зарегистрированных в реестре лиц). ждя этого в ЕГРЮЛ существуте раздел о регистраторе, у которого хранятся эти данные.
уж потрудитесь Вы, прежде чем комментировать smile:)

Анонимный гость
31.07.2012, 16:42

Смущает содержание раздела "Расширение повестки дня".
Банку будет достаточно надлежащим образом оформленной выписки из Решения по вопросам, которые касаются одобрения кредита (и залога, если это есть).

Ал
18.06.2012, 08:46

Смущает то, что уже три года в ст.46 внесены изменения, отменяющие всю эту процедуру для единственного участника, если он же и директор.

Евгения
20.12.2013, 16:09 Ал

Это только касается одобрения сделок. Статья же о решениях единственного участника в общем. Мне лично статья помогла, когда мне нужно было составить решение единственного акционера об утверждении изменений в устав.

Белевщук Сергей Геннадьевич
06.06.2012, 15:21

Меня немного смущает статус "Участник" вместо "Учредитель". Хотя, если доля в ООО была куплена у других, то уместнее будет участник. Может это всё личные заморочки, не знаю.

А по-вашему учредитель не является участником ООО? Вы бы хоть закон об ООО почитали, прежде чем выражать свое мнение и ставить отрицательную оценку такой замечательной статье.

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?