При оформлении пенсии трудовой книжке работника, стаж работы которого относится к периодам до 2002 года, ПФР уделяет повышенное внимание. Проблемой могут стать записи в трудовой книжке, произведенные с нарушением инструкции по их заполнению; отсутствие номеров или дат приказов о приеме и увольнении, записей о переименовании организаций; незаверенные исправления, подчистки; плохо читаемые, размытые печати и их отсутствие. На все это кадровику следует обратить пристальное внимание, особенно если в ближайшее время сотрудник отправляется на пенсию.
В продолжение темы проверки трудовой книжки изучим, можно ли вносить исправления на титульном листе трудовой книжки, как исправлять описки и ошибки в паспортных данных работника, периодах работы и записях о приеме и увольнении, печатях, а также что делать с трудовыми книжками иностранных граждан и какие сведения проверить при определения права на досрочное назначение пенсии.
Продолжаем тему аудита трудовых книжек. На этот раз проверим порядок заполнения титульного листа трудовой книжки, правильность указания периодов работы, проставления оттисков печатей с наименованиями организаций-работодателей, а также внесения сведений, необходимых для назначения досрочной трудовой пенсии.
Проверка титульного листа трудовой книжки
Ни ТК РФ, ни постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Постановление Правительства РФ № 225, Правила)), ни постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция) не оговаривается, как можно исправить ошибки на титульном листе трудовой книжки.
Таким образом, неверные записи в подобных случаях не подлежат исправлению, и трудовая книжка должна быть признана недействительной. Поэтому очень важно своевременно проверить соответствие записей на титульном листе трудовой книжки паспортным данным работника, наличие на титульном листе оттиска печати организации и подписи ответственного лица, чтобы избежать негативных последствий при оформлении работниками трудовой пенсии.
Паспортные данные работника в трудовой книжке
Предположим, при проверке титульного листа трудовой книжки выявлено несоответствие даты рождения работника данным паспорта. Некоторые эксперты настаивают, что исправление таких ошибок невозможно, и рекомендуют оформлять дубликат трудовой книжки. Другие советуют в таком случае поступать аналогично ситуации, когда требуется внесение изменений, – зачеркнуть одной чертой неверную запись и внести рядом верную со ссылкой на соответствующий документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверенную подписью ответственного лица и печатью работодателя.
Трудовая книжка не предусматривает наличия фотографии гражданина на титульном листе, поэтому личные данные должны быть указаны в точном соответствии с данными паспорта для признания принадлежности трудовой книжки определенному гражданину, иначе при назначении пенсии ему придется подтверждать этот факт (п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).
Разберемся в ситуации. Поскольку дата рождения не может измениться, а в ее написании изначально допущена ошибка, исправить ее на основании одного документа, подтверждающего личность, нельзя, т.к. речь идет не об изменении записи, а об исправлении ошибки.
Обратимся к норме п. 27 Правил. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как видим, указаний о том, о каких именно неправильных или неточных записях идет речь, нет.
Вместе с тем изменение записи о дате рождения допускается п. 26 Правил, хотя не совсем понятно, какая причина изменения подразумевается в данном случае.
Делаем вывод: исправить запись о дате рождения (так же как и о фамилии, имени, отчестве) мы можем аналогично процедуре изменения записей, указанной в п. 2.3 Инструкции. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Этой же позиции придерживается Роструд в письме от 28.08.2008 № 1942-6-1.
При выявлении ошибки внести правки на основании одного паспорта нельзя. Для ее исправления работника следует направить к работодателю, который изначально оформлял трудовую книжку и вносил сведения на титульный лист, или внести соответствующую запись самим на основании официального письма первого работодателя, подтверждающего, что на титульном листе допущена ошибка (Пример 1).
В случае, когда первый работодатель переименован, дополнительно необходимо затребовать историческую справку, подтверждающую факт переименования. Если первый работодатель ликвидирован, то работнику придется решать вопрос о принадлежности трудовой книжки в судебном порядке или оформить дубликат на основании подтвержденных сведений о стаже у других работодателей.
Проще обстоит ситуация, когда трудовая книжка оформлена на текущем месте работы. Этот бланк трудовой книжки признается испорченным и уничтожается на основании акта, а работнику оформляется новый бланк. Стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Пример 1. Исправление записи о дате рождения на титульном листе на основании паспорта и официального документа работодателя, допустившего ошибку
Обратите внимание: если данные в трудовой книжке не совпадают с данными паспорта даже в одной букве, при оформлении трудовой пенсии это может вызвать сомнение в принадлежности трудовой книжки фактическому владельцу. Дата рождения при заполнении трудовой книжки или вкладыша образца 2003 года должна быть указана арабскими цифрами полностью, например, 15.08.1977.
Сведения об образовании и профессии и/или специальности
Иначе обстоит дело со сведениями об образовании и профессии и/или специальности. На основании п. 2.4. Инструкции изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже есть) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Изменения (дополнения) вносятся только на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения, аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Ссылка на документ, на основании которого внесена запись об образовании на развороте обложки трудовой книжки, законодательством не предусмотрена.
Обратите внимание: с вступлением в силу Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» 01.09.2013 произошли изменения в системе начального и среднего профессионального образования, в результате чего упразднилось понятие начального профессионального образования. Высшее профессиональное образование поменяло свое название на «высшее образование» и теперь включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру, подготовку кадров высшей квалификации.
Соответственно, с точки зрения отражения в кадровом учете, официальный статус данных категорий изменился с 01.09.2013. Следовательно, уровни образования в трудовую книжку теперь необходимо вписывать в соответствии с новыми названиями на основании дипломов, полученных после вступления закона в силу. Обязательно указание на то, какой уровень высшего образования присвоен работнику, – бакалавр, магистр, специалист, если, конечно, данное деление отражено в дипломе.
Если диплом получен до 01.09.2013, то в трудовую книжку надо вносить название с такой формулировкой, с какой оно имело место до вступления в силу нового закона. Например, так же, как раньше, пишем «начальное профессиональное», а вот вместо «высшее профессиональное» и раньше многие писали просто «высшее», хотя требовалось писать полностью. Но это в данном случае не критично.
Даты, подписи, печати
На титульном листе на основании п. 2.2 Инструкции также обязательны: дата заполнения трудовой книжки; подпись...
