Памятка по созыву годового общего собрания акционеров: кто примет участие и как оповестить, решения СД

Право на участие в собрании

Годовое общее собрание акционеров представляет собой одно из основных корпоративных событий в жизни любого акционерного общества. Именно на этом собрании подводятся итоги деятельности менеджмента компании и формируется Совет директоров (наблюдательный совет) который будет определять стратегию развития организации в следующем году.

Право на участие в собрании определяется не только наличием в собственности у лица ценных бумаг (акций) общества, но и наличием соответствующей записи в реестре акционеров на конкретную дату. Согласно п. 1 ст. 51 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – ФЗ «Об АО») дата составления списка не может быть установлена ранее, чем через 10 дней с даты принятия решения советом директоров о проведении общего собрания акционеров и более чем за 50 дней, а при наличии в повестке дня внеочередного собрания акционеров вопроса об избрании совета директоров (прежде всего при проведении годового собрания) – более чем за 80 дней до даты проведения общего собрания акционеров.

Нельзя не отметить, что действующая редакция ФЗ «Об АО» в части определения прав на участие в общем собрании акционеров (далее – ОСА) несколько устарела. Безусловно, установление временного лага между определением права лица на участие в собрании и самим собранием было оправдано в момент принятия данного закона. Напомним, что первоначальный текст документа опубликован в «Российской газете» 29.12.1995. На том уровне технического развития было невозможно организовать оперативную проверку наличия права участия у лиц, явившихся на общее собрание акционеров. Соответственно, установление фиксированной даты составления списка лиц, имеющих право на участие в ОСА, было единственной возможностью соблюсти баланс интересов и не допустить массовых нарушений как со стороны акционеров, так и со стороны акционерных обществ.

Однако с тех пор техническое развитие шагнуло далеко вперед. В настоящее время возможно практически мгновенное получение информации от регистратора, ведущего реестр акционеров, причем достоверность данного сообщения при условии использования цифровых подписей будет стопроцентной. В этом случае отпадет надобность в таком «костыле», как требование о выдаче доверенностей от имени продавца акций их покупателю, если сделка проходит в интервале между составлением списка акционеров и проведением собрания¹. Такое изменение законодательства потребует комплексного подхода, например, надо будет пересмотреть и порядок уведомления акционеров о предстоящем собрании, однако, на наш взгляд, оно будет более эффективно защищать права акционеров.

Дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, определяется на заседании совета директоров, в рамках установленных действующим законодательством ограничений. Стоит отметить, что в большинстве крупных акционерных обществ такая дата определяется «по нижней границе» срока, то есть за 50 дней до даты проведения собрания. Как правило, это оправдывается необходимостью большой и активной подготовки к такому значимому мероприятию.

В список лиц, имеющих право на участие в ОСА, включаются:

• акционеры – владельцы обыкновенных акций общества;
• акционеры – владельцы привилегированных акций общества определенного типа, предоставляющих в соответствии с его уставом право голоса (такие акции должны быть размещены до 1 января 2002 года или в такие акции были конвертированы размещенные до 1 января 2002 года эмиссионные ценные бумаги);
• акционеры – владельцы привилегированных акций общества (с фиксированным дивидендом) и кумулятивных привилегированных акций, если на последнем годовом ОСА не было принято решение о выплате по ним дивидендов или было принято решение о неполной выплате дивидендов по привилегированным акциям такого типа;
• акционеры – владельцы привилегированных акций общества, если в повестку дня общего собрания включены вопросы: о реорганизации; ликвидации; об освобождении АО от обязанности осуществлять раскрытие или предоставление информации, предусмотренной действующим законодательством о ценных бумагах; ограничении прав акционеров, владельцев этого типа акций;
• представители государственных или муниципальных органов, если в отношении АО действует «золотая акция»;
• управляющие компании паевых инвестиционных фондов, владеющих акциями АО;
• доверительный управляющий, если акции зачислены на его лицевой счет (счет депо);
• дополнительно отражаются сведения о количестве акций, учтенных на счете:
  • неустановленных лиц;
  • номинального держателя, не предоставившего данные о лицах, в интересах которых он владеет акциями.

Сам список должен содержать следующую информацию:

• имя (наименование) лица;
• данные, необходимые для его идентификации (для физического лица это обычно дата и место его рождения, для юридического – ОГРН или ИНН). Стоит отметить, что достаточно часто в отношении физических лиц в реестре содержатся только Ф.И.О. Особенно это актуально для крупных акционерных обществ, созданных до внесения в ФЗ «Об АО» требования о наличии в реестре данных, позволяющих идентифицировать личность (введены Федеральным законом от 07.08.2001 № 120-ФЗ);
• данные о количестве и категории (типе) акций, правом голоса по которым обладает акционер;
• почтовый адрес в России, по которому должны направляться сообщения о проведении ОСА и отчет об итогах голосования.

Список лиц является частично открытым документом. Так, он в обязательном порядке предоставляется для ознакомления лицам, включенным в него и обладающим не менее чем 1% голосов (см. Примеры 1 и 2). Однако такие персональные данные, как почтовый адрес физического лица и данные документа, удостоверяющих личность, предоставляются только в том случае, если их носитель дал свое согласие на это. На практике мы приходим к необходимости иметь два списка:

• один полный – для внутреннего пользования и
• другой краткий – для предоставления по требованию лицам, обладающим правом с ним ознакомиться. Частенько второй список формируется из первого с помощью канцелярского корректора – часть граф в таблице просто вымарывается.

По требованию любого заинтересованного лица общество в течение 3 дней обязано предоставить ему выписку из списка лиц, имеющих право на участие в ОСА, содержащую данные об этом лице, или справку о том, что оно не включено в список.

Изменения в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, могут вноситься только в случае восстановления нарушенных прав лиц, не включенных в указанный список на дату его составления, или исправления ошибок, допущенных при его составлении.

В настоящее время реестр акционеров самостоятельно ведет небольшое количество акционерных обществ. В большинстве случаев подготовкой списка занимаются профессиональные регистраторы. Более того, если наше законодательство в очередной раз не изменится, то в следующем году такие списки будут готовить только специальные регистраторы. Ведь в соответствии с изменениями в ст. 149 ГК РФ учет прав на бездокументарные ценные бумаги осуществляется лицом, имеющим лицензию. Акционерные общества, которые на день вступления в силу соответствующих изменений в ГК РФ были держателями реестров акционеров, сохраняют право вести указанные реестры в течение года после дня (01.10.2013) вступления в силу Федерального закона от 02.07.2013 № 142-ФЗ. Соответственно, реестры всех акционерных обществ должны быть переданы профессиональным, лицензированным регистраторам (депозитариям) до 1 октября 2014 года. После этой даты предоставление информации из реестра акционеров будет осуществляться по запросу эмитента (акционерного общества) профессиональным регистратором (см. Примеры 3 и 4). Соответственно, это годовое собрание акционеров будет последним, когда акционерные общества с числом акционеров до 50 будут самостоятельно готовить списки акционеров.

Когда список акционеров готовится не самим обществом, при запросах необходимо учитывать время на технические работы, а также быть внимательным к информации, предоставленной реестродержателю. На практике нередки ситуации, когда АО забывает надлежащим образом уведомить регистратора о смене лица, обладающего правом истребовать информацию по реестру акционеров. В результате возникают всевозможные накладки и плановая подготовка к общему собранию акционеров переходит в лихорадочные попытки уложиться в определенные законодательством сроки.

Работа совета директоров при подготовке собрания

Основным органом, «на плечи» которого ложится большая часть работы по подготовке и созыву годового общего собрания акционеров, является совет директоров. Он инициирует, подготавливает и организует проведение общего собрания. В большинстве случаев, как мы уже отмечали, он же формирует повестку дня годового общего собрания и выдвигает кандидатуры на ключевые позиции (аудитора, ревизионной комиссии и т.д.).

В соответствии с п. 1 ст. 54 ФЗ «Об АО» при подготовке к проведению общего собрания акционеров совет директоров (наблюдательный совет) общества определяет:

• форму проведения (собрание или заочное голосование);
• дату, место, время проведения;
• почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени в случаях, предусмотренных п. 3 ст. 60 ФЗ «Об АО»;
• дату составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
• повестку дня;
• порядок сообщения акционерам о проведении ОСА;
• перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению ОСА, и порядок ее предоставления;
• форму и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями.

Каждый из этих вопросов имеет свои особенности. Остановимся на некоторых из них.

Действующее законодательство определяет, что общее собрание акционеров может проводиться в двух формах:

• Собрание – совместное присутствие акционеров для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование.
• Заочное голосование – форма сбора голосов акционеров в рамках особой процедуры с использованием бюллетеней, направляемых в адрес общества. Сразу оговоримся, что поскольку на годовом общем собрании акционеров повестка дня в обязательном порядке включает вопросы об избрании совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества, утверждении аудитора общества, такое собрание в силу прямого указания закона (п. 2 ст. 50 ФЗ «Об АО») не может проводиться в форме заочного голосования.

Дата, место и время проведения общего собрания также должны отвечать ряду обязательных требований. Так, дата проведения собрания достаточно жестко привязана к срокам проведения подготовительных процедур. Место проведения собрания должно избираться в поселении (городе, поселке, селе), являющемся местом нахождения общества, если иное место его проведения прямо не указано в уставе АО. Таким образом, установлены определенные ограничения против одного из рейдерских приемов 90-х – проведения общего собрания акционеров в местах, не доступных для большинства из них. Кроме того, при определении места проведения годового общего собрания акционеров должны учитываться не только его физическая доступность, но и достоверность информации, позволяющая однозначно определить помещение, в котором будет проводиться собрание:

Казалось бы, в определении даты составления списка лиц нет особых сложностей, однако на практике не первый раз встречаются курьезные случаи, приводящие к вполне реальным негативным последствиям:

До этого года в соответствии с ранее действовавшей редакцией абз. 2 п. 4 ст. 42 ФЗ «Об АО» дата составления списка лиц, имеющих право на участие в собрании, совпадала с датой определения списка лиц, имеющих право на выплату дивидендов. Действующая редакция ст. 42 ФЗ «Об АО» (введена Федеральным законом от 21.12.2013 № 379-ФЗ) содержит новое положение, согласно которому дата, на которую определяются лица, имеющие право на получение дивидендов, устанавливается отдельно, при этом момент определения данных лиц значительно приближен к моменту проведения собрания. Если список лиц, имеющих право на участие в собрании акционеров, может быть составлен и за 50 дней до даты проведения годового собрания, то дата, на которую в соответствии с решением о выплате (объявлении) дивидендов определяются лица, имеющие право на их получение, не может быть установлена ранее 10 дней с даты принятия решения о выплате (объявлении) дивидендов и позднее 20 дней с даты принятия такого решения (п. 5 ст. 42 ФЗ «Об АО»). Таким образом, значение даты определения списка лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании, несколько нивелировалось.

Как показывает практика, большая часть нарушений действующего корпоративного законодательства при созыве ОСА приходится на искажение предписанного порядка сообщения акционерам о проведении ОСА. Акционеров с завидной регулярностью забывают оповещать о месте проведения собраний, о порядке ознакомления с информацией, которая должна быть предоставлена, направляют сообщения с нарушением сроков и т.п. Такие нарушения становятся одним из активных инструментов в корпоративных конфликтах.

Перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и порядок ее предоставления зависит от повестки дня, технических возможностей общества и положений его устава.

Хотелось бы также отметить, что поскольку вопросы подготовки к проведению годового ОСА входят в исключительную компетенцию совета директоров, иные органы общества рассматривать их и принимать по ним решения не вправе. Подтверждением этого тезиса служит достаточно однозначная судебная практика.

Довольно часто можно слышать вопрос: должен ли совет директоров рассмотреть все вопросы, необходимые для проведения общего собрания акционеров, в ходе одного заседания? На наш взгляд, это не обязательно. Более того, в ряде случаев даже невозможно. Поясним. Закон устанавливает жесткий срок для рассмотрения предложений в повестку дня, предоставленных акционерами, вместе с тем в начале февраля в большинстве организаций еще не готова годовая отчетность, не говоря уже о проверке ее достоверности ревизором (п. 3 ст. 88 ФЗ «Об АО»). Еще одним косвенным указанием на то, что лучше не торопиться с проведением совета директоров, является довольно «житейская» проблема, заключающаяся в том, что кандидаты в совет директоров или ревизоры время от времени «имеют привычку» отзывать свои кандидатуры. Кроме того, определенного времени требует и экономический анализ отчетности общества, проведение работ по составлению плана работ и бюджета расходов следующего года, для определения рекомендаций по выплате дивидендов.

Получается, что вместить все в одно заседание совета директоров возможно только в небольших как по количеству акционеров, так и по размерам бизнеса, акционерных обществах. Обычно при подготовке к ОСА проводится 2-3 заседания. Главное, чтобы все необходимые вопросы были решены в рамках сроков, отведенных для подготовки к проведению годового ОСА. См. Примеры 5 и 6.

В круг ответственности совета директоров входит подготовка рекомендаций по принятию решений общим собранием акционеров. Причем, на наш взгляд, речь идет не только о тех рекомендациях, которые прямо указаны в законе (п. 1 ст. 65 ФЗ «Об АО»). К ним, в частности, относится подготовка заключения совета директоров по вопросам:

• размера выплачиваемых членам ревизионной комиссии (ревизору) общества вознаграждений и компенсаций;
• размера оплаты услуг аудитора;
• размера дивиденда по акциям и порядку его выплаты.

Совет директоров должен вырабатывать единую позицию и по иным вопросам повестки дня и доводить ее до акционеров в ходе годового собрания. Особенно внимательно необходимо подходить к тем вопросам, что предлагаются акционерами. Они должны получать оценку не только с правовой точки зрения, но и с точки зрения экономической целесообразности. Также необходимо иметь аргументированную позицию общества в части одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, одобрение которых отнесено к компетенции общего собрания акционеров.

В Примерах 5 и 6 показаны протоколы заседаний совета директоров, посвященные подготовке годового общего собрания акционеров. При этом второй протокол приведен для того, чтобы показать, как решение вопросов по подготовке к ОСА проводилось планомерно на нескольких заседаниях. В Примере 4 показан список лиц, имеющих право на участие в ОСА, который по запросу акционерного общества предоставляет регистратор. При этом обратите внимание: все эти документы составлены нами с учетом рекомендаций к оформлению организационно-распорядительных документов.

На практике можно встретить и иные варианты. Например, профессиональный регистратор может оформить список не на своем бланке, тогда документ начинается со слов «СПИСОК ЛИЦ», а все данные о регистраторе перекочевывают в самый конец документа (ниже подписи). Такие изменения в оформлении на юридической силе документа не отражаются, важнее наличие в нем корректных сведений, подписи уполномоченного лица и оттиска печати регистратора.

Уведомляем акционеров

Срок уведомления

Следующий важный шаг при подготовке к проведению годового общего собрания акционеров – это оповещение лиц, имеющих право на участие в собрании. Кодекс корпоративного поведения² особо отмечает, что поскольку этап созыва и подготовки к проведению общего собрания акционеров очень важен для обеспечения принятия взвешенных решений, все акционеры должны быть уведомлены о проведении общего собрания в срок, позволяющий им выработать позицию по вопросам повестки дня, получить информацию о лицах, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, связаться с другими акционерами и обсудить с ними вопросы повестки дня.

Перечень акционеров, подлежащих уведомлению, определяется на основании списка лиц, имеющих право на участие в собрании, составленных реестродержателем. Сообщение о проведении общего собрания акционеров должно быть сделано не позднее чем за 20 дней до его проведения, а в том случае если в повестке дня содержится требование о реорганизации акционерного общества, – не позднее чем за 30 дней до этого момента (ст. 52 ФЗ «Об АО»). В этот срок сообщение, содержащее информацию о предстоящем проведении ОСА, должно быть направлено.

Способ уведомления

ФЗ «Об АО» определяет общее правило уведомления – заказное письмо. В качестве альтернативных вариантов названы иные способы почтовой корреспонденции (исходя из перечня услуг, предоставляемых Почтой России, к ним относятся ценные письма с описью вложения или уведомлением о вручении), личное вручение под подпись либо публикация в печатном издании. В 2012 году³ к печатным изданиями была добавлена возможность размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Причем уставом может быть определено размещение как на сайте общества, так и иных сайтах. Ко вторым случаям относятся прежде всего сайты информационных агентств и электронных средств массовой информации. Использование иных средств массовой информации (телевидение, радио) или иных способов связи является правом, а не обязанностью Общества. Впрочем, мы должны понимать, что акционеры могут превратить любое право АО в соответствующую обязанность, закрепив требование в Уставе. Рассмотрим несколько примеров из практики:

Как видим из приведенных примеров, акционерные общества в большинстве своем остаются достаточно консервативными в выборе способа оповещения акционеров. Не останавливает их и то, что операционные расходы на оповещение при использовании почтовых отправлений достаточно велики. Крупные компании уже давно вынуждены в этом случае прибегать к услугам специализированных фирм или нанимать временный персонал для подготовки большого количества писем. Кроме того, не будем забывать и о сравнительно небольшом временном промежутке, который действующее законодательство отводит для направления уведомлений акционерам. Уведомления акционерам должны быть направлены между датой составления списка лиц, имеющих право на участие в собрании (за 50 дней до годового ОСА), и предельным сроком, установленным законом для направления уведомления (за 20 дней по ФЗ «Об АО», за 30 – по Кодексу корпоративного поведения). Дополнительно хотелось бы отметить, что очень редко акционерные общества следуют рекомендациям Кодекса корпоративного поведения, который предложил предусматривать в уставе несколько печатных изданий, публикации в которых должны производиться одновременно, при этом их количество не должно быть менее двух – на случай прекращения деятельности одного из печатных изданий.

Содержание уведомления

В сообщении о проведении общего собрания акционеров указываются (согласно п. 2 ст. 52 ФЗ «Об АО»), см. Пример 10:

• полное фирменное наименование общества;
• место нахождения общества;
• форма проведения ОСА (собрание);
• дата, место, время проведения ОСА, почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени;
• дата составления списка лиц, имеющих право на участие в ОСА;
• повестка дня ОСА;
• порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению ОСА;
• адрес (адреса), по которым можно ознакомиться с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению ОСА;
• время начала регистрации лиц, участвующих в собрании. Данное требование введено Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров (приказ ФСФР России от 02.02.2012 №12/6пз-н);
• лицо, к которому акционер вправе обратиться в случае нарушения обществом порядка регистрации (в соответствии с рекомендациями Кодекса корпоративного поведения).

Доступ акционеров к документам и информации перед собранием

Акционерам при подготовке к годовому ОСА в обязательном порядке должен быть предоставлен доступ к следующим документам:

• годовая бухгалтерская отчетность, в том числе заключение аудитора, заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества по результатам проверки годовой бухгалтерской отчетности;
• сведения о кандидатах:
  • в исполнительные органы общества (должности генерального директора, членов правления),
  • совет директоров (наблюдательный совет) общества,
  • ревизионную комиссию (ревизоры) общества,
  • счетную комиссию общества;
• проект изменений и дополнений, вносимых в устав общества, или проект устава общества в новой редакции;
• проекты внутренних документов общества, планируемых к утверждению на годовом общем собрании акционеров;
• проекты решений общего собрания акционеров;
• информация об акционерных соглашениях, заключенных в течение года до даты проведения общего собрания акционеров;
• иная информация (материалы), предусмотренная уставом общества.

К дополнительной информации, к которой АО обязано обеспечить доступ в соответствии с Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, относится:

• годовой отчет общества;
• заключение ревизионной комиссии о достоверности данных, содержащихся в годовом отчете общества;
• рекомендации совета директоров по распределению прибыли, в том числе по размеру дивиденда по акциям общества и порядку его выплаты, и убытков общества по результатам финансового года;
• информация о наличии либо отсутствии письменного согласия выдвинутых кандидатов на избрание в соответствующий орган общества.

Доступ к документам должен быть обеспечен до даты проведения годового общего собрания акционеров начиная с даты рассылки повесток о проведении годового общего собрания акционеров⁴. Доступ для ознакомления в помещении исполнительного органа общества и иных местах, адреса которых указаны в сообщении о проведении ОСА, должен быть обеспечен как до начала собрания, так и во время его проведения.

По запросу акционеров, имеющих право на участие, общество обязано предоставить за плату копии документов, которые должны быть доступны при проведении годового общего собрания акционеров. Отметим, что акционер вправе запросить как все документы, так и только некоторые из них.

ФСФР в Положении о дополнительных требованиях уточнило, что срок на предоставление копий документов не должен превышать 7 дней с даты поступления в общество соответствующего требования. Если требование поступает до даты, с которой информация должна быть доступна, то срок начинает течь с момента, когда акционерам должен быть предоставлен доступ к соответствующей информации. Акционерное общество вправе в уставе или локальных нормативных актах предусмотреть более короткий срок для изготовления и предоставления копий. В крупных АО наиболее часто встречается срок в 5 дней.

За предоставление копий документов может взиматься плата, не превышающая величины затрат на их изготовление. Определением размера оплаты за изготовление копий документов, как и многим другим, связанным с проведением общего собрания акционеров, занимается совет директоров. При этом, на наш взгляд, логичным выглядит закрепление такого размера соответствующим решением с занесением его в протокол (см. Пример 13). Отметим, что в настоящее время вопрос затрат не так актуален, поскольку документы, как правило, доступны и предоставляются в электронной форме.

В крупных АО полные пакеты документов изготавливаются типографским способом и обычно выдаются непосредственно в день получения соответствующего запроса от акционера. Количество комплектов подбирается опытным путем исходя из предыдущей активности акционеров.