• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2014
  • Рубрика Современное делопроизводство

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 13715 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.


Напомним принципы организации конфиденциального делопроизводства, которые учитываются во всех процессах защиты информации, и особенно в организации работы с конфиденциальными документами (документами ограниченного распространения в зависимости от вида тайны). Это:

  • строгая централизация и разрешительный характер;
  • практическая целесообразность;
  • экономическая эффективность.

Поэтому руководствуясь этими принципами, служба безопасности совместно со службой делопроизводства сначала решают вопрос:

  1. необходима ли отдельная номенклатура конфиденциальных дел или
  2. заголовки дел с конфиденциальными документами и соответствующими грифами (кроме грифов «Государственная тайна» и «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») могут быть включены в «обычную» сводную номенклатуру дел организации.

Конфиденциальные документы в обычной номенклатуре дел

Данный способ систематизации и учета конфиденциальных документов вполне допустим, если их немного в составе документального фонда. Это могут быть, например:

  • документы по личному составу, которые образуются в деятельности бухгалтерии (сведения о заработной плате, других выплатах) и
  • отдела кадров (анкетные данные, имущественное положение, состав семьи, размер заработной платы, копии персональных документов, результаты психологических тестов, аттестации и др. сведения и документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника), которым может быть присвоен гриф ограничения доступа ­«Персональные данные».
Пример 1

Отдельное конфиденциальное дело в обычной номенклатуре дел

СвернутьПоказать
Пример 2

Обобщенные дела с конфиденциальными документами в обычной номенклатуре дел

СвернутьПоказать
Смотрите ответы на вопросы:
Как переутвердить существующую номенклатуру на следующий год?
Как оформить переходящие дела?
Как отразить в номенклатуре электронные оригиналы и проекты документов, базы данных?
Как разработать примерную номенклатуру дел для холдинга?
на нашем сайте.

В номенклатуре может быть одновременно несколько дел с одинаковым заголовком, но разными индексами под каждый имеющийся ­вариант доступа (в зависимомтси от грифа ограничения доступа).

См. Пример 1. После снятия грифа ограничения доступа «Коммерческая тайна документы из дела № 06-17/кт перемещаются в аналогичное «открытое» дело с индексом № 06-17. Отметка «ЭК» в графе «Примечание» говорит о порядке снятия грифа – экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации.

Если в дело с «обычными» документами включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа. Если степень ограничения доступа к включенным в дело документам разная, то делу присваивается максимальная из них.

Если конфиденциальных документов совсем немного, то допускается их формирование в дела по видам тайны с обобщенными заголовками дел (показано в Примере 2):

  • «Документы для служебного пользования»;
  • «Документы с грифом «Конфиденциально»
  • и т.п. по видам тайны.

А конкретный срок хранения таких конфиденциальных дел, включенных в обычную номенклатуру дел, не фиксируется. Вместо этого в графе «Срок хранения и номера статей по перечню» оформляется отметка «ЭК», свидетельствующая, что срок хранения документов дела установит экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации.

Отдельная номенклатура дел для конфиденциальных документов

Если конфиденциальных документов много, а в организации создана служба безопасности и в каждом структурном подразделении, включая службу делопроизводства, организованы участки для ведения конфиденциального делопроизводства, то необходимо придерживаться ­следующих рекомендаций:

  • Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается службой безопасности, которой поручена организация конфиденциального делопроизводства, централизованно. Номенклатура дел оформляется как сводная по организации.
  • В структурные подразделения, непосредственно осуществляющие работу с конфиденциальными документами, направляются выписки из утвержденной сводной номенклатуры конфиденциальных дел, в которых закрепляется систематизация заголовков только тех дел, к документам которых предоставляется доступ сотрудникам соответствующего подразделения. Это необходимо сделать под собственноручную подпись сотрудников, т.к. номенклатура конфиденциальных дел и выписки из нее представляют собой еще и форму реализации ­разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации.

В технологии и алгоритме разработки номенклатуры конфиденциальных дел нет никаких особенностей, за исключением организационной основы – принципа централизованной разработки и реализации ­разрешительной системы доступа (сверху вниз).

Об этом необходимо помнить и службе делопроизводства, на которую помимо разработки «открытой» номенклатуры дел иногда могут возложить составление номенклатуры конфиденциальных дел. Это не всегда правильно, т.к. провести систематизацию конфиденциальных документов и установить сроки их хранения в номенклатуре дел могут только квалифицированные специалисты, которые системно организуют работу со всеми видами тайны, имеют доступ ко всем конфиденциальным документам, умеют в любом бизнес-процессе выделять состав, виды и разновидности конфиденциальных документов, разрабатывают перечни конфиденциальной документированной информации (опять-таки с учетом видов тайны), хорошо знают все направления деятельности организации, риски несанкционированного доступа к информации и документам, умеют управлять ими и предотвращать (в том числе и с помощью организационных ­методов, к которым относится разработка номенклатуры дел).

Алгоритм разработки номенклатуры конфиденциальных дел не отличается от общего алгоритма разработки номенклатуры и состоит из ­следующих этапов и операций:

  • разработка классификационной схемы. Номенклатура конфиденциальных дел обычно составляется как сводная для всей организации (вид номенклатуры дел), а вот по типу она может быть ­функциональной или структурной.
    Номенклатуры дел структурного типа, когда в качестве названий ее разделов используются наименования структурных подразделений, обязательны для федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления1. Коммерческие структуры также часто составляют номенклатуры дел структурного типа из-за легкости разработки классификационной схемы, в качестве которой используются штатное расписание или схема организационной структуры. Таким образом, более предпочтительная классификация разделов номенклатуры дел по выполняемым в организации функциям (ведь конфиденциальность информации регламентируется по процессу) на практике используется гораздо реже;
  • формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения производится:
    • на основе Перечня документированной информации ограниченного распространения (или ограниченного доступа), который должен быть утвержден в организации с учетом видов тайны;
    • с соблюдением правил формулирования заголовков дел с максимальным учетом всех признаков заведения дел;
    • сроки хранения документов определяются на основе перечней документов с указанием сроков их хранения. Причем для конфиденциальных дел возможны ссылки на сроки хранения, которые реально устанавливались в ведомственных перечнях документов со сроками хранения, разработанных до 1991 года, и которые в настоящее время могут быть привлечены к разработке номенклатур дел в качестве справочников межотраслевого значения;
  • систематизация заголовков дел внутри разделов номенклатуры конфиденциальных дел осуществляется в обычной последовательности2;
  • оформление номенклатуры конфиденциальных дел, согласование и утверждение проекта данного документа. На этом этапе и проявляются все особенности оформления, которые диктует разрешительная система доступа к конфиденциальным документам. Эта номенклатура является одновременно:
    • учетной формой конфиденциальных дел и
    • способом фиксации предоставленного доступа к ним.

Самой номенклатуре конфиденциальных дел также может быть присвоен гриф ограничения доступа, который оформляется справа на ­верхнем поле первого листа документа (см. Примеры 3 и 4).

В Примере 3 мы видим один из способов оформления заголовка номенклатуры дел – «С грифами ограничения доступа на 2015 год», который может быть оформлен и иначе, например, «С конфиденциальными документами на 2015 год». Допускается также оформление заголовочной части номенклатуры конфиденциальных дел по форме, показанной в Примере 4.

Содержательная часть номенклатуры конфиденциальных дел оформляется в табличной форме, количество граф и их названия являются рекомендуемыми. Главное – они должны позволить номенклатуре дел реализовать функции учета документов по видам тайны и учета прав доступа. Конкретная форма номенклатуры конфиденциальных дел устанавливается организацией-владельцем информации ограниченного ­распространения. Возможные графы таблицы мы показали в Примере 5.

Все эти особенности оформления номенклатуры конфиденциальных дел вместе с общим алгоритмом ее разработки рекомендуем зафиксировать в специально разработанном внутреннем документе организации – регламенте или правилах разработки номенклатуры конфиденциальных дел, который необходимо утвердить приказом первого руководителя.

Пример 3

Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Для служебного пользования»

СвернутьПоказать
Пример 4

Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Коммерческая тайна»

СвернутьПоказать
Пример 5

Возможный вариант оформления табличной части номенклатуры конфиденциальных дел

СвернутьПоказать
См. статью «Разработка номенклатуры дел: классика жанра».
Статья подскажет, как систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подписать, согласовать и утвердить номенклатуру, что нужно сделать по окончании делопроизводственного года
См. статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства».
Вы поймете, как организовать работу так, чтобы не составлять самостоятельно номенклатуру дел за все подразделения

Сноски

СвернутьПоказать
  1. П. 29 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011). Вернуться назад

  2. См. п. 2.1.34 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива от 06.02.2002). Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.