• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2015
  • Рубрика Оформление документов

Краткие памятки по оформлению документов выручат исполнителей

  • Рейтинг 4.72
  • 1 комментарий
  • 7324 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Инструкция по делопроизводству позволяет организации создавать документы по единым правилам, а также снижает конфликтность и претензии к службе делопроизводства со стороны исполнителей. Но им порой бывает трудно ее освоить. Здесь могут выручить дополнительные методические материалы в упрощенной форме – памятки по оформлению документов. С их помощью легче обучать персонал. Вы узнаете, по каким принципам их можно конструировать, как внедрить в жизнь. Предложены ­готовые памятки по оформлению приказа и ­служебного письма.


Почему инструкция по делопроизводству необходима организации?

Документы в организации должны создаваться по единым правилам, иметь юридическую силу и быть удобными в использовании. Это трудно реализовать, если в компании не приняты требования к оформлению ­документов и их реквизитов.

Правила, регламентирующие подготовку и оформление организаци-онно-распорядительных документов, должны устанавливаться локальным нормативным актом организации. Обычно это инструкция по дело­производству.

К тому же подробная регламентация снижает риски возникновения конфликтов между исполнителем документа (который готовит его проект) и службой документационного обеспечения управления. Порой исполнители, не желающие выполнять отдельные трудоемкие либо «новые» для них требования, пытаются этого избежать. Они требуют указать, где конкретно данное правило прописано – пункт нормативного документа. А т.к. большинство требований к оформлению организационно-распорядительных документов в России сейчас носит рекомендательный характер, сделать их обязательными можно лишь на уровне организации, зафиксировав в локальном нормативном акте.

Интересный факт
СвернутьПоказать

В практике делопроизводства сложились определенные правила оформления организационно-распорядительных документов. Раньше эти правила закреплялись в нормативно-правовом акте – Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536). Хотя данный документ был предназначен только для федеральных органов, он широко использовался другими государственными и негосударственными организациями.

Несколько лет назад Типовая инструкция утратила силу, а правила оформления организационно-распорядительных документов не вошли в иной нормативно-правовой акт. То есть сегодня информацию об оформлении организационно-распорядительных документов можно найти только в документах, носящих рекомендательный характер. К ним в первую очередь нужно отнести:

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) и
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Правила оформления, рекомендуемые вышеуказанными документами, стоит соблюдать. Это позволит создавать качественные документы: они будут иметь юридическую силу и их будет удобно использовать в текущей деятельности.

Правила оформления организационно-распорядительных документов необходимо установить в локальном нормативном акте организации, которым будут руководствоваться ее работники.

Структура и содержание инструкции по делопроизводству

Структура инструкции по делопроизводству и ее содержание могут быть рекомендованы / установлены свыше:

  • Например, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) определяют структуру и содержание инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти и его территориальных органов.
  • А влиять на инструкцию коммерческой организации может, например, управляющая компания, разработав для своих дочерних организаций типовую инструкцию по делопроизводству (в этом случае структура ­инструкции во всех дочерних организациях должна быть одинаковой).

Стандартная структура инструкции предусматривает, что правило устанавливается 1 раз и не дублируется в других разделах. Это позволяет сократить ее объем, облегчить ее актуализацию, избежать противоречий между разными пунктами инструкции, указывать номер только одного пункта в ссылке на правило.

Однако это приводит к тому, что правила оформления одного документа, например, приказа, будут содержаться в 3 разделах инструкции по делопроизводству:

  • описание оформления реквизитов приказа – в разделе «Оформление реквизитов документов»;
  • требования к полям и межстрочным интервалам – в разделе «Бланки документов»;
  • нюансы в части оформления приказов – в разделе «Особенности оформления приказов».

А это не всегда удобно исполнителю:

  • для уточнения требований к оформлению документа необходимо просмотреть несколько разделов инструкции, это трудоемко;
  • не всегда ясно, какие разделы нужно «прошерстить» в поисках важной информации, куда-то могут и не заглянуть.

Если существуют требования к структуре и содержанию инструкции по делопроизводству (как локального нормативного акта организации), то их следует соблюдать. А для того чтобы компактно собрать основные требования к оформлению документа и сократить трудозатраты исполнителей на изучение правил, можно разработать краткие памятки по оформлению конкретных видов документов, например:

  • краткую памятку по оформлению приказа,
  • краткую памятку по оформлению служебного письма,
  • краткую памятку по оформлению протокола и т.п.

Разработка памятки (на примере приказа)

Памятка по оформлению любого документа должна разрабатываться после (и на основе) инструкции по делопроизводству. Преимущества памятки:

  • в одном месте собираются все требования, касающиеся оформления конкретного вида документа;
  • некоторые правила можно визуально отобразить в примере оформления приказа, что позволяет их легче понять и запомнить.

Краткая памятка не является локальным нормативным актом, поэтому ее не нужно утверждать. Она разрабатывается в целях методической ­помощи исполнителям:

  • для новых сотрудников (либо тех, кто впервые составляет приказ) памятка выполняет обучающую функцию в удобной наглядной форме. У разных людей разная «информационная емкость»: кому-то слишком сложно и трудоемко освоить целую инструкцию по делопроизводству (или даже просто найти в ней нужную информацию). «Переварить» объем памятки гораздо легче;
  • позже для человека памятка становится «шпаргалкой», с помощью которой можно быстро освежить в памяти детали.

Памятку желательно начать с примера оформления приказа, в котором дополнительно отобразить следующие правила:

  • размеры полей;
  • размер абзацного отступа;
  • межстрочные интервалы;
  • размер шрифта, способ его начертания;
  • прокомментировать отдельные требования к оформлению реквизитов (например, последовательность инициалов и фамилии в тексте и реквизите «Подпись»).

Комментарии на странице с примером приказа не должны сливаться с текстом документа, поэтому их целесообразно печатать шрифтом ­другого цвета и начертания (см. Пример 1).

В памятке после образца приказа должно следовать краткое описание реквизитов документа:

  • в него не следует включать реквизиты бланка, т.к. исполнитель не оформляет их в приказе (он «дописывает» все остальное);
  • здесь должны быть отражены только основные правила, которые чаще всего используются при оформлении приказа (иначе памятку сложно будет сделать краткой; за дополнительными разъяснениями исполнитель может обращаться к специалистам службы делопроизводства либо к другим нормативно-методическим материалам);
  • желательно уместить эту информацию на 1 лист и распечатать ее не на обороте образца документа, а на отдельном листе, тогда пользователю удобно будет смотреть на 2 листа (образец и описание ­основных правил) и видеть, как теория реализуется на практике;
  • чтобы пользователи быстрее находили в образце комментируемые фрагменты, можно использовать пронумерованные отметки, как мы это делаем в своем журнале: , и т.д. «Ткнуть пальцем» вам будет легче, чем словами объяснять, где «это» находится, особенно для тех, кто не знает, как называются и где располагаются те или иные реквизиты.

Аналогичные памятки целесообразно разработать и для других видов документов. Приведем еще один вариант краткой памятки – теперь уже для служебных писем (см. Пример 2).

Рекомендуемые нормы предполагают разный межстрочный интервал (где-то 2-3, где-то 2-4) между разными реквизитами. Чтобы не путать исполнителей, можно установить в организации одинаковые отступы ­(везде в подобных случаях 2-3 межстрочных интервала).

Строки внутри одних реквизитов печатаются с 1,5 межстрочным интервалом, а внутри других – с 1 межстрочным интервалом. Это должно быть отражено в памятке (см. приказ в Примере 1). Хотя некоторые организации принимают для себя решение все реквизиты документа ­печатать с однаковым минимальным интервалом, чтобы «не путать» людей.

Если вы решите запретить в документах использование переносов (когда часть слова перетекает на следующую строку), это оговаривается в памятке.

Как проинформировать сотрудников?

Предложим несколько вариантов информирования работников организации о разработанных вами кратких памятках:

  • их можно разместить на корпоративном портале или в сетевой папке, а потом сделать информационную рассылку по электронной почте, добавив в нее ссылку на страницу портала / сетевую папку, где размещены памятки;
  • можно разместить информационный стенд с прозрачными карманами в коридоре рядом с основным входом в офис либо рядом с кабинетом вашей службы. В эти карманы следует выкладывать распечатанные памятки. Исполнители (например, при посещении службы делопроизводства для передачи документов на регистрацию или отправку) будут видеть разработанные вами методические материалы и смогут взять то, что их ­заинтересует.
Пример 1

Памятка по оформлению приказа

СвернутьПоказать
Образец оформления приказа комментарии к образцу оформления приказа
Пример 2

Памятка по оформлению служебного письма

СвернутьПоказать
Образец оформления служебного письма комментарии к образцу оформления служебного письма
Рекомендации для исполнителей по языку создаваемых ими документов вы найдете в статье «Общие требования к текстам документов и их унификация»
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  11 голосов

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Ольга, 10 июля 2015 10:18

Здравствуйте! У меня вопрос: почему в п. приказа мы пишем сначала фамилию, а потом инициалы, а в подписи наоборот? Ведь в обоих случаях речь идет о должностных лицах...Очень надеюсь на оперативный ответ!

+2

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.