Распространяются ли стандарты системы менеджмента качества на организационно-распорядительные документы? Что является записями? Как службе делопроизводства выстроить отношения со службой менеджмента качества? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков
Несколько лет являюсь подписчиком Вашего журнала, с большим удовольствием читаю и нахожу ценную информацию для себя и своей работы.
Очень нужна консультация по следующему вопросу. Я работаю в службе ДОУ на фармацевтическом предприятии. В нашей организации есть отдел обеспечения качества. Он разрабатывает документы на соответствие требованиям международных стандартов, в том числе ISO 9001:2008. Ими разработан СТП «Управление записями». Первоначально требования данного документа не распространялись на службу ДОУ, однако после аудита мы получили замечания о несоответствии, в том числе требованиям данного документа. Сейчас перед нами стоит задача об устранении несоответствий.
К сожалению, не можем разобраться, что такое записи, что из наших документов является записями и должны ли мы полностью применять требования данного СТП «Управление записями» для документов ОРД. Так, например, в данном СТП к записям отнесены журналы, описана процедура работы с ними, в том числе обязательная прошивка всех журналов. У нас же ведутся разные журналы с разными сроками хранения, и мы прошиваем только те, что имеют долговременный срок хранения. И таких требований, которые мы считаем неверными, в данном СТП достаточно.
Постарались объясниться с нашим отделом обеспечения качества, но ответов на наши вопросы не получили. На просторах Интернета тоже не нашли нужной информации. Подскажите, пожалуйста, как выстроить отношения с отделом обеспечения качества? Что является записями? Как правильно соотнести документы менеджмента качества и ОРД?
Были бы признательны, если бы в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» появилась статья на эту тему.
Описанная в вопросе ситуация сейчас встречается, к сожалению, очень часто. Это обусловлено, прежде всего, непрофессиональным подходом к разработке национальных стандартов Российской Федерации на базе международных стандартов ИСО. Проявились две глобальные ошибки, на которые постоянно обращают внимание документоведы и отраслевой институт ВНИИДАД.
Непонимание сферы применения стандартов
Первая ошибка – это непонимание сферы применения того или иного стандарта и механическое перенесение стандартизируемых требований из одной предметной области на другую. Например, требования семейства стандартов системы менеджмента качества (СМК) должны применяться в процессах производства продуктов и услуг, отвечающих требованиям потребителей. Цель стандартов СМК – повышение удовлетворенности потребителей. Именно таким образом сформулированы сфера стандартизации и область применения серии стандартов ИСО 9000, ИСО 9001 и соответствующих стандартов ГОСТ Р ИСО. Поскольку стандарты СМК являются продуктом глобализации экономики, они имеют еще одну цель – поддержание бренда компании, поддержка и увеличение его стоимости за счет снижения затрат на производство продуктов и услуг при сохранении их потребительских свойств.
Цель стандартов системы управления документами – управляемость организации и создание системы доказательного управления за счет внедрения принципов, методов и технологий управления документами. То есть сфера их применения – управление организацией, реализация общих (инфраструктурных) управленческих функций, их документирование.
Основополагающие организационно-методические стандарты по управлению документами в рамках деятельности ИСО разрабатывает Технический комитет ИСО 46 (ТК 46) «Информация и документация» (Information and Documentation) в рамках процессов стандартизации в предметной области, которая имеет обобщенное название «Информация, библиотечное и издательское дело». Профильную деятельность ТК 46 по управлению документами осуществляет подкомитет 11 «Управление архивами / документами» (ТК 46 / ПК 11), рассматривая работу с документами и их архивное хранение как самостоятельную и конкретную область стандартизации в рамках предметной области с обобщающим названием «Информация и документация».
В нашей стране стандартизация процессов управления документами осуществляется Росстандартом, который действует через свой профильный технический комитет ТК 191 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» (СИБИД), являющийся «зеркальным» комитетом ИСО / ТК 46 «Информация и документация». В ТК 191 (СИБИД) действует подкомитет ПК 4 «Управление документами», ведущую роль в котором играют специалисты ВНИИДАД, одновременно являющиеся экспертами РосИСО.
«Записи» или «документы»?
Экспертное сообщество и специалисты ВНИИДАД на протяжении последних почти 10 лет в письмах, адресованных в Росстандарт, в выступлениях на научных конференциях и всеми другими возможными публичными способами предостерегают от подмены предметных областей, которая влечет за собой и усугубляет терминологические проблемы. В стандартах, принятых в последние годы, в том числе в стандартах системы менеджмента качества, перевод термина records сделан неверно. Еще в 1994 г. Новый англо-русский словарь под ред. В. Мюллера фиксирует первое значение слова «records» как «записи», а второе значение – «документы (официальные документы)». В предметной области «делопроизводство и архивное дело» материальным объектом управления и стандартизации является прежде всего документ и его реквизиты, а не записи.
Однако проблема заключается не только в погрешностях непрофессионального перевода международных стандартов ИСО. Здесь проявляется вторая ошибка – незнание и несоблюдение правил разработки стандартов, которые закрепляются в национальных стандартах Государственной системы стандартизации (ГСС), межгосударственных стандартах стран СНГ и стандартах ИСО. Правила и методы принятия международных и региональных стандартов в качестве межгосударственных и национальных стандартов предусматривают, что простой метод перевода (метод «титульного листа» или «обложки») должен быть исключен. Перевод должен быть не только адаптирован, но сначала официально зарегистрирован и апробирован, после чего на его основе может быть разработан национальный стандарт на базе международного стандарта ИСО.
В 2014 году ВНИИДАД зарегистрировал официальные переводы двух первых стандартов нового семейства стандартов ИСО на системы управления документами ISO 30300:2011 и ISO 30301:2011. Но в 2015 г. без учета официальных переводов и с нарушением установленной процедуры разработки национальных стандартов на базе международных стандартов (особенно в части проведения экспертизы) был принят и с 01.03.2015 вступил в действие ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы управления записями. Требования», поспешно подготовленный ОАО «ВНИИсертификации», в сфере интересов которого находятся рыночные услуги по разработке, внедрению, подготовке к сертификации и совершенствованию систем менеджмента ИСО 9001, ИСО 14001, ИСО 27001, созданию интегрированной системы менеджмента организации и продажа через свой сайт стандартов ИСО.
Стандарты ISO 30300, закрепляющие мировой опыт «лучших практик» управления документами, предназначены прежде всего для руководителей организации (top management). Интересно, как представляли себе «разработчики» ГОСТ Р ИСО 30301 регламентацию ответственности руководства и службы делопроизодства не за документы, документальный и архивный фонды и системное проектирование процессов документирования, а за созданную в их переводе мифическую систему управления записями, которой не существует ни в отечественном понятийном аппарате, ни в предметной области «делопроизводство и архивное дело» наших современных организаций?
В процессе разработки национальных стандартов Российской Федерации на базе международных стандартов ИСО необходимо обратить внимание и на то, как в ИСО решена проблема терминологии в стандартах на системы менеджмента. В рамках деятельности координационной группы по стандартам на системы менеджмента (JTCG – Joint Technical Coordination Group) в 2013 году было принято решение:
- в любых системах менеджмента (ИСО 9000, ИСО 14000, ИСО 27000 и др.) вся документированная информация в рамках регулируемых ими процессов должна управляться как документ,
- а для обозначения документов в стандартах на системы менеджмента и во всех процессах управления документами, которые рассматриваются в системах менеджмента, устанавливается термин «records» в значении «документ».
Как разделить зоны ответственности между службой менеджмента качества и службой делопроизводства?
По нашему мнению, сотрудники службы менеджмента качества в любой организации должны быть очень квалифицированными специалистами отрасли, знающими технологические тонкости производства и методы обеспечения качества продуктов и услуг, в том числе и с учетом «лучших практик», обобщенных в стандартах СМК. В отношении организационно-распорядительных документов их зона ответственности лежит в области проверки полномочий, качества составления, оформления и сроков доведения до исполнителей документов, издаваемых теми должностными лицами, которые обеспечивают соблюдение утвержденных технологий производства, могут оперативно изменять их параметры без ущерба качеству и несут ответственность за свои действия.
А вот общие правила издания распорядительных документов организации устанавливает, конечно же, служба делопроизводства. Служба менеджмента качества и руководители производственных подразделений (владельцы бизнес-процессов) в обязательном порядке учитывают эти требования в процессе разработки СТП и регламентации порядка издания и регистрации / идентификации распоряжений, влияющих на производственный процесс или изменяющих его. Служба делопроизводства вместе со службой менеджмента качества может в плановом порядке проверить качество, своевременность издания и работу с распоряжениями в производственных цехах и отделах, обеспечение их сохранности и соблюдение сроков хранения.
Но проверка ведения делопроизводства и работы с документами по общим функциям управления организацией не входит в компетенцию службы менеджмента качества. Если все-таки какой-то аудит в рамках взаимодействия служб будет проводиться, то обращайте внимание контролеров СМК, что служба делопроизводства руководствуется действующим законодательством, нормативными правовыми актами и стандартами, перечень которых оформлен как раздел «Нормативные ссылки» в Инструкции по делопроизводству организации и предусмотрен Положением о службе делопроизводства. В числе этих обязательных нормативов не значатся стандарты системы менеджмента качества.
Кроме того, любой аудит предполагает наличие программы и показателей, которые могут проверяться на соответствие. Служба делопроизводства и служба менеджмента качества все показатели соответствия могут разрабатывать, базируясь на стандартах нового семейства ИСО 17000 (система менеджмента соответствия) и ГОСТ Р ИСО/МЭК 17007-2011 «Оценка соответствия. Методические указания по разработке нормативных документов, предназначенных для применения при оценке соответствия».
Все, что относится к учетно-справочному аппарату делопроизводства, регламентируется не стандартами СМК, а устанавливается:
- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 с изменениями) и
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
Наоборот, общие правила делопроизводства обязательны для применения в иных системах менеджмента и соответствующих системах документации в части оформления идентификационных реквизитов документов и определения сроков и правил их хранения.
Таким образом, служба делопроизводства и служба менеджмента качества должны действовать в организации на основе принципов конструктивного сотрудничества. Такое взаимодействие возможно при условии разграничения зон ответственности и предметных областей.
