Вопрос нехватки времени актуален для большинства людей, причем как при планировании личного времени, так и в производственном процессе. На эту тему написано множество книг и руководств, но все же есть самые топовые техники, эффективность которых находит регулярное подтверждение. О них-то мы и поговорим. Хотя самые работающие техники тайм-менеджмента – те, которые применяют (а не просто читают о них :)
Любую работу по управлению временем желательно начинать с учета того, на что именно мы тратим драгоценные минуты и часы. Делается это упражнение в идеале в течение 1-2 недель. Потребуются бумага и ручка либо фиксация на любом мобильном устройстве с возможностью последующей распечатки для анализа. Итак, каждое утро вы начинаете придирчиво фиксировать абсолютно все: время пробуждения и подъема (часто они отличаются), время на прием пищи, то, что именно вы делаете на работе, периоды отвлечения на социальные сети, телефон и т.д. вплоть до момента, когда ляжете спать. А утром попробуйте вспомнить, сколько ушло на засыпание. Проделывать эту работу нужно предельно честно, ведь делаете вы ее лично для себя и делиться результатами ни с кем не будете.
По прошествии недели распечатайте недельный отчет и проанализируйте:
Обычно уже с началом составления графика и фиксации любой человек начинает понимать, что на самом деле свободного времени у него значительно больше, чем он предполагал. Кроме того, проясняются причины усталости и раздражительности, а желание что-то изменить в планировании своих дел становится непреодолимым.
Большинство взрослых людей планируют свое время, но основная масса населения имеет планы на день, на месяц, максимум – на год. Дальше цели становятся все более призрачными и нечеткими. Однако именно долгосрочные цели являются вашим основным ориентиром и вектором развития. Попробуйте составить список своих долгосрочных целей, и вы сами поразитесь тому, как изменится ваше ежедневное планирование.
Итак, составьте график-таблицу. Мы предлагаем вам вариант, созданный Глебом Архангельским. В верхней части по горизонтали проставьте годы (на каком возрасте закончить планирование – это ваш выбор). Строкой ниже поставьте соответствующий годам ваш возраст. По вертикали должны располагаться сферы вашей жизни, в которых вы планируете чего-то достичь: карьера, профессиональное развитие, личное развитие, семья. Вы можете расширить этот список, добавив, например, спортивные достижения, здоровье и т.п.
Таблица 1. График-таблица долгосрочных целей
Какие-то пункты из обозначенных в таблице долгосрочных целей могут быть более четкими, какие-то лишь мечтами, но важно начать делать эту работу и представлять, чего бы вы хотели добиться в жизни.
Можно поспорить, что не всем мы можем управлять сами, что мы не вольны даже знать, сколько лет нам на роду написано, однако это не повод пускать свою жизнь на самотек, а потом, в старости, жалеть обо всем том, что не было сделано, об упущенных возможностях и нереализованных планах.
Прекрасно дополнит методику построения долгосрочных целей «календарик-пинарик».
Небезызвестный Дмитрий Литвак придумал весьма занимательную визуальную методику, которая призвана заставить вас перестать лениться и начать что-то делать для самореализации. На листе А4 нужно напечатать следующее (удобнее всего делать это в программе Excel, см. Таблицу 2):
Таблица 2. «Календарик-пинарик» 35-летнего человека на 2017 г.
Итак, «календарик-пинарик» набран в Excel. Теперь его нужно распечатать. А затем ручкой заштриховать прожитые годы и прошедшие дни текущего года.
«Календарику-пинарику» место на вашем рабочем столе, там, где вы будете каждый день наталкиваться на него глазами. Утром вы заштриховываете половину квадратика текущего дня, а вечером – весь квадратик. И так каждый день. А при достижении цели, ставите рядом с нею плюсик или заштриховываете ее. Больше ничего делать не надо.
«Календарик-пинарик» нужен вовсе не для планирования. Он требуется именно для «пинания». Фактически вы делаете время материальным: сами закрашиваете каждый день прожитой жизни, и проживать ее бездарно становится как-то обидно.
Методика эта чем-то схожа с предыдущими двумя, но рассчитана на несколько другой эффект. Если у вас есть дело, которое состоит из нескольких частей, или, например, большой долг или кредит, «обратный отсчет» – прекрасный мотиватор.
Вы рисуете шкалу, которая состоит из квадратиков. Один квадрат – это некая часть в той системе измерения, которая в данном случае актуальна. То есть один квадрат может быть 1 000 руб. или одной частью написанного отчета, одной проведенной встречей и др. Соответственно, если долг 60 000 руб., то квадратиков в линии будет 60, если в отчете 10 частей, то в линии – 10 квадратов и т.п. Вы размещаете табличку с «обратным отсчетом» на самое видное место, и каждый раз, когда погасили хоть часть долга, закрашиваете соответственное количество квадратов; если написали часть отчета – опять же закрасили квадратики.
Закрашенные квадратики и сокращающиеся «несделанные части» поставленной задачи являются сильным визуальным мотиватором. Очень хочется закрасить их все и выкинуть уже этот листок с чувством выполненного долга.
Один из способов управления временем придумал Франческо Чирилло, назвав методику POMODORO, что с итальянского переводится как помидор. В 1992 г. Франческо Чирилло, будучи одним из отстающих, но весьма изобретательных студентов, решил как-то разобраться со своей неуспеваемостью. После ряда экспериментов над собой он обнаружил, что если распланировать весь день поминутно, то эффективность работы резко возрастет. Легенда гласит, что под рукой у студента в этот момент оказался кухонный таймер в виде помидорки, с помощью которого Франческо и решил отслеживать время. Собственно, отсюда и название методики.
Франческо Чирилло принял решение разбить весь рабочий процесс на 25-минутные периоды, а назвал он их, как несложно догадаться, «pomodoros». В каждую «pomodoro» должно было укладываться решение конкретной задачи. Если задача не укладывается в одну «pomodoro», то ее надо разбить на части, равные одной «pomodoro». Тогда на решение большого дела может понадобиться три или четыре pomodoro. После того как выполнена одна pomodoro, Чирилло назначал себе пятиминутный перерыв. А по завершении четырех pomodoros – 15–20 минут отдыха.
По мнению изобретателя томатной техники, такое планирование позволяет получить максимальную отдачу от рабочего процесса, повышает мотивацию и избавляет от стресса. Первая же сессия, к которой Чирилло подготовился, используя свое изобретение, была сдана на «отлично». Так что своим примером Франческо подтвердил эффективность техники.
Сейчас методика POMODORO пользуется огромным успехом во всем мире. Чирилло даже написал книгу, посвященную этой методике, и ведет соответствующие тренинги в разных странах. А людьми, использующими эту методику, становятся не только студенты, но и топ-менеджмент, корпоративные группы и крупные компании в целом.
Успешность техники объясняется тем, что большинство людей плохо могут организовать свой рабочий процесс, часто отвлекаются от работы и не в состоянии сконцентрироваться на одном деле длительное время. Причины этому могут быть самые различные, даже стресс от того, что работа должна быть закончена к определенному сроку. Стресс приводит к тому, что мы начинаем заниматься посторонними вещами, в итоге проверка почты, социальные сети, телефонные звонки и приготовление кофе могут занять огромное время, а работа откладывается на потом. В итоге то, что можно сделать за короткий промежуток времени, делается несколько часов, а то и дней.
Чтобы отойти от этого шаблона, нужно всего лишь постоянно отслеживать время и регулярно заниматься самонаблюдением. Тогда процесс работы будет выстроен в соответствии с личными возможностями, а стресс максимально исключен. Приработка составляет 7–10 дней. Они нужны, чтобы определить личный темп работы и научиться грамотно разделять дела на «pomodoros». А далее уже дело техники.
Для составления графика нужен обычный таймер, который будет сообщать о начале и конце «pomodoros» и перерывов. Таймер вы легко можете установить на компьютере или в телефоне. А предварительно нужно запланировать дела и разбить их на отрезки, равные одному «pomodoro». Сделать это можно с помощью любого планировщика или даже листа бумаги. Нужно отметить, что для Mac существует специально разработанная программа Pomodoro 0.28.
Итак, еще раз подытожим суть методики:
Когда мы говорим о времени, привычно вспоминаем органайзеры, календари и планеры, рассчитываем необходимые часы, минуты и секунды. То есть говорим о времени как линейном процессе. Но так ли все просто?
У древних греков было два обозначения времени – Хронос и Кайрос. Как несложно догадаться, это имена богов греческого пантеона.
Хронос (вспоминаем слова «хронология», «хронологический», «хронический») являл собой время в количественном аспекте; время, которое все пожирает. Это линейное, последовательное время, в котором каждая минута стоит не больше и не меньше другой. Но есть и другой бог – Кайрос, который олицетворяет миг удачи.
Кайрос покровительствует счастливым шансам, мгновениям удачи, моментам, когда все может получиться. То есть Кайрос – это не количественное, а качественное время, это миг удачи, который наступает совершенно неожиданно, и надо успеть им воспользоваться.
Кайрос изображался в виде крылатого юноши, причем с крыльями и на спине, и на ступнях, с единственной прядью на голове (на манер чуба). В руках у Кайроса весы, что говорит о справедливости судьбы, предоставляющей человеку шанс на удачу. Кайрос, порожденный временами года, бесконечно перемещается в вечности и бежит между людьми с такой скоростью, что его невозможно догнать. Увидеть Кайроса можно, столкнувшись с ним лицом к лицу, а как только увидел, сразу хватать за чуб, иначе Кайрос убежит, блеснув напоследок гладким лысым затылком. Если медлить, раздумывать и пребывать в нерешительности, мгновение удачи уже не повторится. И останется лишь сказать, что Кайрос убежал. Если же удастся схватить Кайроса за чуб, удача и счастье будут в твоих руках.
Собственно, о чем идет речь. Планирование – это необходимый навык, который значительно упрощает жизнь, делает рабочие процессы слаженными и эффективными. Но иногда жизнь предлагает нам особые шансы, упускать которые не следует. Такие шансы – это как телепорт, перекидывающий сразу на другой уровень. И раздумье в таких случаях совершенно неуместно. Кстати, раздумывают обычно именно те люди, у которых нет видения долгосрочных целей. Они так боятся потерять соответствие сиюминутному выверенному плану, что в итоге отказываются от большего и значительно более ценного.
Те же, у кого есть долгосрочные амбициозные цели, а также «пинарик» перед глазами, вряд ли когда-нибудь упустят своего Кайроса. А помимо часов, всегда нужно иметь при себе компас, который указывает, находитесь ли вы на пути к вашей личной цели или идете по чужому пути, реализуя вовсе не свои стремления. Надеемся, что уже сегодня вы сделаете свой долгосрочный план, а наши методики помогут вам воплотить его в жизнь.
Ваше время – это единственная ваша ценность. На что вы его тратите – подумайте очень хорошо. Тайм-менеджмент – одна из важнейших вещей, недооцененная. Когда тратите свое время на что-то, каждый раз спрашивайте себя: «Зачем? Зачем я это делаю?» Время – ваша универсальная валюта и вы должны отслеживать каждый раз, во что вы ее вкладываете. Это убедительно показано в фильме «Время» с Тимберлейком. И эффективность использования своего времени должна расти. Это существенно приумножит ваши успехи.
Нужно смотреть, что ест ваше время: плохие мысли, не те люди, не те занятия и т.д. Ведь если вы сознательно не вкладываете время в достижение своих целей, то оно уходит в никуда. Еще нужно прекрасно понимать, что времени у вас очень мало, если вы замахнулись на что-то серьезное, например, стать миллиардером или просветленным. При этом нужно учитывать и другие составляющие:
Если хотя бы с одной из них вы не разобрались, то достигнуть намеченного будет проблематично. Если есть время и выбрана цель, но нет сил, то не дойдете. Если есть время и силы, но цель не истинно ваша, а навязанная, то по ее достижении все равно не получите удовлетворения. Если не умеете распроряжаться временем, даже при наличии энергии и правильной цели – тоже фиаско.
Вообще же основные вопросы для каждого человека это:
потом:
На родившегося ребенка как на чистый лист начинает активно воздействовать среда, прописывая на нем то, что ей надо. Больше всего стараются папа-мама, потом ближайшее окружение и т.д. – все это наслаивается. И где-то годам к 22, если все пошло нормально, вы как-то от родителей отделяетесь, пытаетесь переварить все то, что получили. И, дай Бог, годам к 28-30 вы становитесь уже более-менее самостоятельным человеком. Если начнете пристально вглядываться в себя, то увидите, на что потратили большую часть жизни: возможно, что больше всего съели ваши грехи, что вы шли вообще не к своим целям, вместо того, чтобы хотя бы осуществлять собственные желания1.
Если человек обнаруживает внутри хаос, что он живет в основном на инстинктах и страхах (т.е. в мотивации «от плохого», а не «к хорошему» – к желанию, к цели), что он привязан и зациклен, то все, что его разрушает, надо прорабатывать и освобождаться. Сначала вылезают ложные, навязанные желания, цели. А выявить нужно собственные истинные.
Если вы реализовали чужое желание (например, это мама с детства хотела стать знаменитой фигуристкой, но не смогла и проштамповала данную задачу на вас, вы тратите титанические усилия и все свое время), то добившись чужой цели, удовлетворения не получаете! Скорее разочарование, ну и в качестве утешительного приза у вас будет полученный опыт.
Потому важно выявить собственные истинные желания, очистившись от «престижных», навязанных средой и родителями. И начать их реализовывать! Ведь пока желания нереализованы, они пожирают энергию. Победить желание (обмануть, заставить себя замолчать) невозможно. А по мере того, как истинные желания будут постепенно реализовываться, у вас энергия будет высвобождаться!
См. статью «В чем фокус исполнения заветного желания»
Дальше, после того как вы более-менее удовлетворите свои потребности, у вас могут проявиться сознательные цели. И потом некоторые при раскрытии себя дорастают до каких-то миссий (это когда человек живет уже не для себя, а для других, становится «органом в теле» человечества). И в этом суть эволюции.
Как только человек разобрался с вопросом «Кто Я и где Я?», наступает следующий «Куда и зачем?», потом уже «Как?» Вот эти основные вопросы себе стоит периодически задавать, делая некую ревизию, чтобы понимать, туда ли я иду, зачем я туда иду.
А то зададитесь, например, однажды целью построить дом, и так сильно на нее будете выкладываться, что пока строите сил и времени ни на друзей, ни на близких будет не хватать. А потом в построенном доме может оказаться пусто и неуютно. Так может лучше вовремя скорректировать цель на «уютный дом, полный любви и заботы»? Тогда и время, и силы вы бы распределяли в этом «проекте» иначе.
Теперь затронем такое понятие, как добро / зло. Для большинства людей опредение его простое: если происходит так, как я хочу, то это добро; если не так, как я хочу – зло.
Но когда мама в последний момент успевает больно стукнуть ребенка по руке, чтобы он неразумный не успел пальцами влезть в розетку, то это разве зло? Конечно, ему неприятно и обидно, но на самом деле это Добро.
Или вам кто-то долго и упорно читает нравоучения, это доставляет дискомфорт, это неприятно. Но, возможно, именно это потом спасет вас, и вы к чему-то хорошему придете. На самом деле, если люди нам делают плохо, но мы из этого сделали правильные выводы, то они нам сделали хорошо. Вот такой «перевертыш» получается. Как любят говорить мудрецы: ваши враги – это ваши лучшие друзья. Не потому, что у них чистые помыслы, а потому, что они указывают на ваши слабости. Если вы происходящее правильно воспримете и эти слабости проработаете, то станете сильнее, проживете дольше и лучше.
И все-таки есть универсальное определение с позиции глубокой философии: все развивается по плану Бога, то, что в него не вписывается – и есть зло.
А с позиции личности определение можно сформулировать так: все то, что отвлекает от достижения ваших истинных целей, воспринимается вами как зло. Отчасти это так и есть.
Помните, если у вас нет своих целей, вы будете служить чужим целям. Если же вы сознательно идете к достижению своих целей, то окружающим сложнее будет отвлекать от них ваше внимание – вы станете более цельным, более эффективным.
И нужно быть смелее. Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом. Чем к большему идешь, тем большее дается...2
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
На каком этапе развития сейчас находится Россия – прогноз Льва Гумилева опытный управленец сравнивает с объективной реальностью, которая нас окружает. Какие цели поддерживаются сейчас попутным ветром перемен. Через какие стадии развития проходит человек, прежде чем амбициозные цели станут для него естественными. Почему стоит замахиваться на глобальные цели.
Как начать телефонный разговор? Кто его должен завершать? Как помощнику «созвонить» своего руководителя с другим человеком? Как реагировать на 2-й звонок, если вы еще не завершили разговор с 1-м собеседником? Зачем выключать телефон, когда вы пришли на переговоры? И наоборот, что делать, если при этом вы ждете важный звонок или сообщение? Поясняем эти и другие моменты, с которыми мы постоянно сталкиваемся при деловом общении по телефону.
После новогодних каникул надо «включить» себя и весь коллектив в работу. Руководителям приходится активно мотивировать подчиненных и постоянно стимулировать их к плодотворному труду, наподобие того, как это делают родители по отношению к своим детям. Почему один движется сам, а на другого приходится тратить силы, внимание, время? Ответ на этот вопрос дает теория Маслоу, сформулированная им уже в зрелые годы. Большинство знает ее укороченный вариант, предлагаем ознакомиться целиком, и тогда многое станет понятно. А заодно покажем современный ассортимент иных концепций мотивации.
Что особенного может дать новогодний корпоратив в русском стиле, т.е. сначала отвечаем на вопрос «зачем?» А потом показываем, как организовать такой праздник: примеры игр и секреты успеха этого мероприятия.
Хотите распознать «кукловодов» в своей жизни и стать свободным от их «нитей-щупалец»? Тогда эта статья для вас! Разобраться вам поможет описание приемов манипуляторов, снабженное «иллюстрациями» в виде конкретных ситуаций. А дальше вы получите в свое распоряжение целый арсенал: когда не будете уверены в факте манипуляции или не захотите накалять ситуацию, сможете воспользоваться пассивными методами защиты... но если терять уже нечего, то сможете перейти и к активным действиям. Имея такой щит и меч, отучите манипуляторов от мысли, что вы – легкая добыча! Ценность статьи – в предложенных простых и эффективных способах поведения, формулировках для диалогов и внутренних установках (вы поймете, что как работает).
«Не бойся сказки, бойся лжи, а сказка, сказка не обманет. Тихонько сказку расскажи – на свете правды больше станет». Сказка способна лечить детей и взрослых, помогает им находить решения в сложных жизненных ситуациях. Как ей это удается? Какой язык и какие приемы она использует? Какие виды сказок чему учат? Как подобрать сказку под конкретные потребности и возраст слушателя?
Большинство документов сейчас распечатывается на принтере, но рукописная подпись на них все же присутствует. Что она может рассказать вам о ее обладателе? Мы на примерах объясняем, как провести ее графологическую экспертизу (в каком порядке действовать, какие элементы подписи о каких чертах личности могут свидетельствовать, как относиться к полученным выводам).
Описание типажей манипуляторов, прибегающих к эмоциональному шантажу, и используемых ими приемов поможет вам лучше распознавать их в своем окружении (активных и молчаливых карателей, самопожертвователей, мучеников, искусителей). Далее предлагаем алгоритм выхода из-под манипуляции: как изменить свои установки и роль, что отвечать в конкретных ситуациях (при попытке заставить сдаться немедленно, при угрозах, оскорблениях, навешивании ярлыков... и для преодоления враждебности).
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
