Top.Mail.Ru

Документы-основания к приказам по личному составу

Наиболее распространенными документами-основаниями для издания приказов по личному составу являются заявление (когда работник информирует или просит работодателя) и уведомление (когда инициирующей стороной является организация). Автор перечисляет ситуации, в которых составление этих документов является обязательным (согласно ТК РФ). Разъясняются правила оформления и приводятся примеры документов (заявления о предоставлении отпуска, заявления об увольнении, уведомления о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата).

Особенностью издания приказов по личному составу является наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (докладная записка, заявление, уведомление и др.), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.

Заявление

Наиболее массовым документом-основанием является заявление. Во всех случаях, когда инициатива изменения или прекращения трудовых отношений принадлежит работнику, оформление заявления является обязательным. Этим же документом оформляется и согласие работника на изменения условий трудового договора, когда инициатором является работодатель.

В соответствии с Трудовым кодексом работник пишет заявление в случаях:

  • получения копий документов о работе в данной организации — ст. 62;
  • перевода на другую работу — ст. 72.1;
  • прекращения действия трудового договора (увольнение по ­собственному желанию) — ст. 80;
  • предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска — ст. 122;
  • компенсации части отпуска, превышающего 28 дней, — ст. 126;
  • предоставления неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением — ст. 127;
  • получения всех видов неоплачиваемых отпусков — ст. 128.

Заявлением оформляется и письменное согласие работника на:

  • получение его персональных данных у третьей стороны, на обработку и использование его персональных данных (ст. 86),
  • передачу его персональных данных (ст. 88).

Этот перечень с внесением изменений и дополнений в Трудовой кодекс РФ1 расширился. Теперь обязательным является оформление заявлений при получении согласия работника на:

  • перевод на другую работу (ст. 72.1 и ст. 72.2),
  • выполнение дополнительной работы (совмещение профессий, должностей; расширение зон обслуживания, увеличение объема работы; исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без ­освобождения от работы, определенной трудовым договором) — ст. 60.2.

Кроме того, заявление работника необходимо для оформления новой трудовой книжки в случае ее утраты или повреждения (ст. 65).

В каждом конкретном случае заявление работника с резолюцией руководителя организации является основанием для издания соответствующего приказа.

Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу — представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа — слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.

Порядок визирования заявлений устанавливается самой организацией. Так, на заявлении о переводе работника на другую работу должна быть виза руководителя структурного подразделения. Если же перевод предполагает работу в другом подразделении, то необходимы визы обоих руководителей.

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание:

  • вида отпуска,
  • периода работы, за который он предоставляется,
  • даты начала и окончания отпуска.

Форма заявления на отпуск унифицирована в УСОРД2, она содержит следующие реквизиты:

  • адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии),

  • автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия),

  • название вида документа (заявление),

  • текст,

  • подпись и

  • дата.

В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

Пример оформления заявления на отпуск:

 

Среди заявлений работников особенного внимания требует заявление об увольнении. Такой документ является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе). В верхней части заявления должны быть указаны ­сведения о работнике: должность (профессия) работника, инициалы и фамилия.

В тексте излагается:

  • просьба работника об увольнении,
  • причина (по собственному желанию, в связи с зачислением в образовательное учреждение, выходом на пенсию и др.) и
  • дата увольнения.

В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления, т.к. исчисление срока, отведенного законодательством для увольнения, например, по собственному желанию, начинается со следующего дня, после получения заявления работодателем. Именно две недели отведены ­законодательством на предупреждение работодателя о предстоящем увольнении.

Под заявлением обязательно проставляется собственноручная личная подпись работника.

Часто обсуждается вопрос о способе написания заявления. Многие юристы утверждают, что документ должен быть рукописным. В то же время распространенной практикой работы является использование трафарета заявления об увольнении, в котором работник только указывает свою должность, инициалы и фамилию, проставляет дату увольнения и дату написания заявления, а также свою подпись.

Следует отметить, что нормативная база кадрового делопроизводства не содержит требований об обязательном рукописном способе оформления заявления. В то же время применение трафаретных текстов заявлений ­позволяет избежать принципиальных ошибок в оформлении.

К таким ошибкам относится прежде всего произвольная формулировка причины увольнения, которая зачастую отражает эмоциональное настроение работника (например: «В связи с принципиальными разногласиями с руководством организации…» или «В связи с некомпетентностью ­начальника участка….» и т.д.).

Вторая распространенная ошибка связана с указанием даты увольнения с предлогом «с». Например: «Уволить с 22 января 2007 г.». В этом случае возникают трудности с определением последнего дня работы — 22 января работник уже уволен, или 22 января он еще должен находиться на работе?

В заявление об увольнении может быть включена просьба о выдаче документов, связанных с работой в данной организации (копии приказов о приеме, переводах, увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Ответственный за кадровое делопроизводство обязан надлежащим образом заверить копии документов и подготовить требуемые оригиналы, предоставив их работнику безвозмездно (ст. 62 ­Трудового кодекса РФ).

Основания прекращения трудового договора по инициативе работника включены в статью 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора». В соответствии с используемыми законодателем формулировками и составляется заявление, эти же формулировки должны использоваться в тексте приказа об увольнении, а также в трудовой книжке работника.

Заявление, как правило, визирует руководитель структурного подразделения, после этого заявление передается руководителю организации для составления резолюции, которая является основанием для оформления приказа о расторжении трудового договора.

Пример оформления заявления об увольнении:

 

Если в организации ведутся личные дела, то заявление помещается в личное дело работника и должно сохраняться в архиве 75 лет. Если личные дела не ведутся, то необходимо завести дело «Документы (докладные записки, уведомления, заявления и др.) — основания к приказам по личному составу». Такие дела хранятся 5 лет3.

Уведомление

Другим распространенным в практике работы кадровых служб видом документов-оснований к приказам по личному составу является уведомление. Это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.

Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, например при:

  • расторжении трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81, ст. 180);
  • изменении условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74);
  • получении трудовой книжки (ст. 62, ст. 84.1).

С введением изменений к Трудовому кодексу к этому перечню добавлены обязательные уведомления о:

  • времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска под роспись (ст. 123);
  • расторжении срочного трудового договора (ст. 79);
  • неудовлетворительном результате испытания (ст. 71);
  • предоставлении другой работы (если работник не согласен на изменение трудового договора) (ст. 74).

Наиболее существенная проблема в оформлении уведомлений состоит в том, что этот документ часто связан с прекращением трудового договора или с серьезными для работника изменениями в его трудовой деятельности. При этом возможны обиды, обращения в Гострудинспекцию, в суд. Наша задача состоит в том, чтобы подготовить документ, безупречный с точки зрения его официальности и соблюдения требований трудового законодательства.

Для того, чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

  • документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать;
  • документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания (в случаях, когда документ направляется по почте);
  • документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответст­вовать требованиям законодательства (например, при увольнении по причине неудовлетворительного результата испытания ­уведомление должно быть получено не позднее чем за 3 дня до увольнения);
  • текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих дейст­виях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства и др., а также последствия этих действий для работника. Например, при увольнении по причине неудовлетворительного результата испытания уведомление о расторжении договора должно содержать причины, по которым работодатель пришел к такому решению;
  • документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии.

При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством ­предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.

На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчест­ва работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.

Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, т.к. он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй — предложения или решения. Образец оформления уведомления о предстоящем сокращении штата в виде письма см. в Примере 4.

Существенно важно адресавание документа.

Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю (образец оформления адреса в таком уведомлении см. в Примере 3). В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.

Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу (как это показано в Примере 4). При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более ­предпочтительным, чем отправка документа по почте.

 
 

Сноски 3

  1.  Последний раз поправки в Трудовой кодекс РФ вносились Федеральным законом от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ, который вступил в силу 06.10.2006 г. Подробно об этом мы рассказывали в № 12` 2006 в статье Е.А. Устьянцева «Изменения Трудового кодекса: что нового они привнесли в нашу работу?» Вернуться назад
  2.  Унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. — М., 1982. — 150 с. Вернуться назад
  3.  Статьи 337 и 343 по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?