Представляем сведения по форме № 2-НДФЛ

Порядок предоставления сведений о доходах

Форма представления сведений

Как правило, указанные сведения представляются на магнитных носителях либо с использованием средств телекоммуникаций. Между тем при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек предприниматели вправе представлять такие сведения на бумажных носителях (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Для подготовки сведений в электронном виде вы вправе воспользоваться любым программным продуктом, предназначенным для этого. К примеру, с помощью программы «Налогоплательщик»¹. Между тем протестировать файлы с данными можно с помощью одной из следующих программ: CheckXML², «Налогоплательщик», Tester³. При этом не забудьте обновить классификатор адресов России (КЛАДР)⁴.

Указанные сведения следует заполнить по форме № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год» (далее – Справка), утвержденной приказом ФНС от 13.10.2006 г. № САЭ-3-04/706@. Обратите внимание, что приказом ФНС от 22.12.2009 г. № ММ-7-3/708@ внесены изменения в справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов».

При заполнении справок следует учесть, что:

• справки представляются по каждому физическому лицу, получившему от организации или предпринимателя доходы, отдельно по каждой ставке налога (в то же время на одно физическое лицо по одной ставке налога должно быть составлено не более одной Справки);
• все суммовые показатели отражаются в рублях и копейках, за исключением сумм налога, который указывается в полных рублях (сумма менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляется до полного рубля);
• в случае если какие-либо разделы (пункты) Справки не заполняются, то и наименования этих разделов (пунктов) могут не печататься, при этом нумерация разделов не изменяется.

Вместе со Справками по форме № 2-НДФЛ в инспекцию следует предоставить два экземпляра сопроводительного реестра сведений о доходах физических лиц. Минфин в письме от 03.04.2009 г. № 03-04-06-01/76 сказал, что в данном случае следует руководствоваться формой реестра, утвержденной приказом МНС от 31.10.2003 г. № БГ-3-04/583.

При подаче сведений в налоговый орган налоговому агенту должен быть выдан соответствующий протокол приема сведений о доходах (Единый стандарт обслуживания налогоплательщиков, утвержденный приказом ФНС от 14.08.2008 г. № ММ-3-4/362@).

Если же говорить о представлении сведений в электронном виде посредством Интернета, то налоговики считают, что до утверждения Минфином соответствующего порядка подлежит применению порядок передачи таких сведений, прописанный в приказе МНС от 31.10.2003 г. № БГ-3-04/583. Данная точка зрения прозвучала в письме ФНС от 09.01.2008 г. № 18-0-09/0001.

Ответственность

Непредставление в установленный срок работодателем в налоговый орган сведений о доходах физических лиц является налоговым правонарушением. В данном случае речь идет о штрафе в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, руководитель предприятия привлекается к административной ответственности по п. 1 ст. 15.6 Кодекса об административных правонарушениях. Ему грозит штраф в размере от 300 до 500 руб. При этом ответственность, установленная в отношении должностных лиц ст. 15.6 КоАП, к индивидуальным предпринимателям не применяется (примечание к ст. 15.3 КоАП).

Избежать ошибок при расчете НДФЛ за 2009 год позволят рассмотренные ниже разъяснения чиновников по этому вопросу.

На кого не подаются сведения

Между тем далеко не на всех физических лиц следует заполнять сведения. Итак, организация и индивидуальный предприниматель не являются налоговым агентом в отношении следующих доходов:

• выплаченных индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы (оказанные услуги) (п. 2 ст. 230 НК РФ);
• сумм, выплаченных физическим лицам при покупке имущества, принадлежащего им на праве собственности и имущественных прав (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
• сумм, выданных физическим лицам в качестве выигрышей, выплачиваемых организаторами лотерей, тотализаторов и других основанных на риске игр (в том числе с использованием игровых автоматов) (подп. 5 п. 1 ст. 228 НК РФ);
• выплаченных физическим лицам доходов, полностью освобождаемых от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ.

Отметим, что чиновники уже не раз говорили, что стимулирующая лотерея не является игрой, основанной на риске. Соответственно, к доходам от участия в ней должны применяться положения п. 28 ст. 217 НК РФ, а не подп. 5 п. 1 ст. 228. Данная точка зрения прозвучала в следующих письмах: Минфина от 14.04.2009 г. № 03-04-05-01/181, от 20.02.2009 г. № 03-04-06-01/37, от 14.11.2007 г. № 03-04-06-01/392 и ФНС от 16.07.2009 г. № 3-5-04/1040@.

Если же говорить о выплате доходов, полностью освобождаемых от налогообложения согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, то по данному вопросу существует две точки зрения. С одной стороны, Минфин уверен, что при получении физическими лицами суммы, не превышающей 4 000 руб., работодатель не признается налоговым агентом (письма Минфина от 06.04.2009 г. № 03-04-06-01/79 и от 04.04.2007 г. № 03-04-06-01/109). С другой стороны, чиновники считают, что налоговые агенты, являющиеся источником выплаты доходов, указанных в п. 28 ст. 217 НК РФ, должны вести их учет вне зависимости от суммы и представлять сведения об этих доходах в налоговый орган по форме № 2-НДФЛ. В данном случае в Справке следует указать всю сумму таких доходов по каждому из оснований за налоговый период и сумму предоставленных налоговых вычетов. Такая точка зрения прозвучала в письме ФНС от 17.11.2006 г. № 04-2-02/688@.

Вычисляем резидентов

При заполнении статуса гражданина следует знать, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. При этом период нахождения граждан на территории России не прерывается на периоды его выезда за границу для краткосрочного (менее 6 месяцев) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ).

В указанном случае следует рассматривать любой непрерывный 12-месячный период, в том числе начавшийся в одном налоговом периоде и продолжающийся в другом. Данный вывод прозвучал в письмах Минфина от 29.10.2009 г. № 03-04-05-01/779, от 17.07.2009 г. № 03-04-06-01/176 и от 19.03.2007 г. № 03-04-06-01/74.

При определении налогового статуса учитывают все дни, которые физическое лицо находилось на территории РФ, включая дни приезда и отъезда. Такой вывод следует из следующих разъяснений финансистов: от 14.07.2009 г. № 03-04-06-01/170, от 20.04.2009 г. № 03-04-06-01/98, от 07.04.2009 г. № 03-04-05-01/171, от 27.01.2009 г. № 03-04-07-01/8.

Перерасчет сумм налога в связи с изменением налогового статуса производится после наступления даты, с которой статус налогоплательщика за текущий налоговый период поменяться не сможет, либо при окончательном определении его налогового статуса по итогам налогового периода (письма Минфина от 17.07.2009 г. № 03-04-06-01/176 и от 22.04.2009 г. № 03-04-06-01/105).

Право на вычет

Для доходов, облагаемых налогом по ставке 13%, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов (п. 3 ст. 210 НК РФ).

В разделе 3 Справки напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты (установленные ст. 221 НК РФ) или которые подлежат налогообложению не в полном размере (установленные п. 28 ст. 217 НК РФ), следует указать соответствующие код и сумму вычета. При этом стандартные и имущественные налоговые вычеты в данном разделе не отражаются.

Напомним, что налогоплательщики, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов. Речь идет о сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением этих работ либо оказанием услуг (п. 2 ст. 221 НК РФ).

В разделе 4 Справки указывают сведения о стандартных налоговых вычетах (установленных ст. 218 НК РФ) и имущественном налоговом вычете (установленном подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ). При этом в 2009 году «личный» вычет в размере 400 руб. действовал до месяца, в котором доход работника не превысил 40 000 руб. Между тем «детский» вычет в размере 1 000 руб. действовал до месяца, в котором доход не превысил 280 000 руб. (подп. 3 и 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Отметим, что стандартные налоговые вычеты, предоставляемые работнику, накапливаются и подлежат суммированию нарастающим итогом в течение налогового периода. Данное правило действует независимо от того, что в отдельные месяцы работник не получал облагаемых НДФЛ доходов. Так что если в течение отдельных месяцев сумма стандартных налоговых вычетов окажется больше доходов, облагаемых по ставке 13%, то разница между этими суммами переносится на следующие месяцы этого налогового периода. Указанная позиция прозвучала в письмах Минфина от 22.10.2009 г. № 03-04-06-01/269, от 24.08.2009 г. № 03-04-05-01/655 и от 21.07.2009 г. № 03-04-05-01/574).

Если же сумма налоговых вычетов в 2009 году оказалась больше суммы доходов, в отношении которых предусмотрена ставка 13%, то налоговая база принимается равной нулю. При этом на 2010 год получившаяся разница между суммой вычетов и суммой доходов не переносится (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Кстати, налоговики уверены, что в п. 4.1 Справки следует отражать суммы фактически предоставленных в отчетном периоде налоговых вычетов. Объясняют они это тем, что в ином случае при неполном использовании имущественного вычета в налоговом периоде определить размер его остатка, переходящего на последующие периоды, не представится возможным. Данная точка зрения прозвучала в письме ФНС от 03.06.2009 г. № 3-5-03/749.

Если не смогли удержать налог

С этого года при невозможности удержать у физического лица исчисленную сумму налога налоговый агент обязан сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета. Сделать это надо не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором физическое лицо получило доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). Отметим, что ранее уведомлять налоговый орган следовало в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств.

Сообщение сведений в налоговый орган о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму налога не освобождает налогового агента от обязанности представлять сведения по форме № 2-НДФЛ в отношении данного лица по итогам налогового периода (письма ФНС от 29.10.2008 г. № 3-5-04/652@ и от 18.09.2008 г. № 3-5-03/513@). В данном случае в форме № 2-НДФЛ размер исчисленного налога (стр. 5.3 Справки) не совпадет с удержанной суммой (стр. 5.4 Справки).

Некоторые разъяснения чиновников

По мнению чиновников, при заполнении справки по форме № 2-НДФЛ отпускные следует отражать в тех месяцах налогового периода, в которых эти доходы были фактически выданы. Объясняют они это тем, что данная выплата не является доходом за выполнение трудовых обязанностей, поскольку отпуск – время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Поэтому дату фактического получения доходов в виде оплаты отпуска следует определять в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ: как день выплаты этих доходов, независимо от того, за какой месяц они начислены. Данная точка зрения прозвучала в письмах ФНС от 10.04.2009 г. № 3-5-04/407@ и Минфина от 06.03.2008 г. № 03-04-06-01/49. Отметим, что для суммы отпускных предусмотрен код дохода 2012 «Сумма отпускных выплат». Между тем, по мнению налоговиков, выплата за неиспользованный отпуск должна быть отражена с указанием кода 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС от 08.08.2008 г. № 3-5-04/380@).

Обратите внимание, что доходы в виде суточных, превышающих размеры, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, при заполнении разд. 3 Справки также следует отражать по коду 4800 «Иные доходы» (письмо Минфина от 06.10.2009 г. № 03-04-06-01/256).

Если арендатором является индивидуальный предприниматель, то при выплате дохода, согласно п. 1 ст. 226 НК РФ, он признается налоговым агентом. Соответственно, он обязан удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате (письмо ФНС от 30.04.2009 г. № 3-5-03/455@).

Налоговые агенты выдают физическим лицам на основе их заявлений справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога по форме № 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Отказ налогового агента представить Справку может быть обжалован в судебном порядке (письмо УФНС по г. Москве от 10.06.2009 г. № 20-14/3/059433@).

Пример 1

Реестр сведений о доходах физических лиц

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Оформим справку о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛ на Арбатову Елену Викторовну при условии, что:

• статус физического лица – резидент;
• доходы:
  • заработная плата (код дохода – 2000):
    • январь, февраль, март, апрель, май, июнь, июль, сентябрь, октябрь, ноябрь – по 12 600 руб. в месяц;
    • август: 600 руб.;
    • декабрь: 8 200 руб.;
  • отпускные выплаты (код дохода – 2012): август – 12 000 руб.;
  • пособие по временной нетрудоспособности (код дохода – 2300): декабрь – 4 000 руб.;
• стандартные налоговые вычеты:
  • «личный» на налогоплательщика (код вычета – 103);
  • «детский» на двух детей (код вычета – 108).