• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» октябрь 2010
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

  • Рейтинг 4.34
  • 25 комментариев
  • 29501 просмотр
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.


Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ­работе» – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Мнение
Свернуть
Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и ­трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки ­недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований ­вышеуказанных ­Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ­листа ­трудовой книжки (см. Пример 1).

Мнение
Свернуть
Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих ­сведения о ­работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ­страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Мнение
Свернуть
Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорно­контрольных органов, однако чисто технически ­удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ­трудовой книжке.

Пример 1
Свернуть
Мнение
Свернуть
Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы ­соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

К сведению
Свернуть

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07­564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов ­Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую ­книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное ­правонарушение в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Пример 2
Свернуть

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса ­Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким­то недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением ­Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью ­самого работника (п. 35 Правил).

Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел ­трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Мнение
Свернуть
Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально ­уполномоченного им лица и ­печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Мнение
Свернуть
Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая ­выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  32 голоса

25 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Анна, 29 мая 2012 13:36

А если записи о работе занесены в Раздел Сведения о награждения прошлыми работодателями (причем с 2003 года таких 11 записей) ? Мне как кадровику на новом месте работы сотрудника их все переписывать во вкладыш? имею я на это право?

+17

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (5 сообщений)
Татьяна, 19 июля 2012 11:50

меня интерисует тот же вопрос!Вам ответили на Ваш вопрос???

+0

Ответить
Анонимный гость, 22 августа 2012 10:55

а где ответы мне тоже интересно

+1

Ответить
pablo13579@rambler.ru, 7 мая 2013 12:06

Анна, просто зачеркните слово "награждениях" в поле где идёт полное наименование раздела "сведения о награждениях", и напишите рядом слово "работе", т.е. вы исправляете последнее слово в разделе на то, которое вам необходимо, что в итоге даёт изменение раздела, на тот который вам нужен.

-44

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Анонимный гость, 22 мая 2013 10:40

ни в коем случае так делать нельзя!!! Это грубейшая ошибка!

+13

Ответить
Анонимный гость, 13 февраля 2014 17:46

Ни в коем случае так зачеркивать нельзя!

+3

Ответить
Аксинья, 18 июня 2012 18:31

Можно ли вместо вшивания вкладыша не пришивать его где-либо к Трудовой книжке, а пристеплировать вкладыш к Трудовой книжке? Можно ли не использовать нитки, это долго и не каждый умеет, а использовать степлер для присоединения вкладыша к Трудовой книжке к самой Трудовой книжке? Законно ли это, соответствует ли это правилам РФ? Спасибо.

+17

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 17 ноября 2012 07:51

Степлером пользоваться нельзя, т.к при хранении металл окисляется и может повредить записи. В Правилах записано, только вшивать.

+8

Ответить
Аксинья, 18 июня 2012 18:42

Пожалуйста, ещё ответьте. Скажите, что делать работнику, если бывший работодатель отказывается выполнить/исправить/дополнить/проявить любезность и проч. всё, что он должен делать по оформлению вкладыша к Трудовой книжке? Как пример, то-то сделал этот бывший работодатель, а вот это не сделал(о вкладыше к Трудовой книжке) и отказывается делать, говорит, что, мол, у тебя всё итак нормально, ну и что с того, что у тебя не изменена фамилия, ну и что с того, что у тебя не пришит(и, даже, не пристеплирован!) вкладыш! Ведь, записи у тебя продолжаются с Трудовой книжки, а значит, всё нормально. Ну и что с того, что у тебя не проштампован "Вкладыш выдан, серия такая-то, номер такой-то", ну и что с того, что он у тебя написан от руки(или вообще не написан)! У тебя всё нормально, ничего делать мы не будем. И так далее. Это пример. Что делать работнику в таких случаях? Спасибо.

-2

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Дима, 15 мая 2013 18:48

Тоже интересует этот вопрос. У меня вкладыш был заполнен биржей труда, но печать они и штампы отказались ставить мол они не сохраняют трудовую у себя а значит и ничего ставить на ней не будут. А на работе после биржи тоже ничего ставить не хотят потому что они не выдавали вкладыш... Что делать?

+1

Ответить
Аксинья, 18 июня 2012 18:44

Простите, а когда поступят ответы? Очень хочется услышать на них ответ. Уважаемая редакция, когда поступят ответы? Спасибо.

+1

Ответить
Olga, 19 июня 2012 20:56

Добрый вечер! В раздел «Сведения о награждениях» внесена запись за № 17 "о приеме на работу" от 01.06.12г., при этом имеется вкладыш в трудовую книжку с записью о приеме от 23.04.12 и увольнением 27.05.12г. Подскажите пожалуйста, что делать? И является ли это нарушением?

-4

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Сергей, 4 июля 2012 05:41

Добрый день! Организация выдала вкладыш старого образца в 2008г., в настоящее время ликвидирована. Примут ли эти сведения в пенсионном фонде. Если нет , что делать? По новому месту работы могут выдать новый вкладыш и перенести старые записи? Спасибо!

+0

Ответить
Анонимный гость, 14 февраля 2013 12:03

Скажите пожалуйста можно выдать работнику трудовой вкладыш 2003 г.

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
ZavodnayaPtica, 13 февраля 2014 17:35

Можно. Нельзя вкладыш 2014 года сделать задним числом, т.к. они изготавливаются с сохранением соотношения номера и времени.

+0

Ответить
Надежда, 2 апреля 2013 17:25

меня тоже интересует вопрос от Анны от 29 мая 2012г. !Вам ответили на Ваш вопрос??? Если да то где прочитать ответ.

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Pauni, 7 мая 2013 12:10

Надежда, просто зачеркните слово "награждениях" в поле где идёт полное наименование раздела "сведения о награждениях", и напишите рядом слово "работе", т.е. вы исправляете последнее слово в разделе на то, которое вам необходимо, что в итоге даёт изменение раздела, на тот который вам нужен.

-44

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
thea, 24 июня 2014 16:47

Ну если вы хотите потом проблем с ПФ и не только, то продолжайте в том же духе. Это грубейшая ошибка, так делать нельзя.

+1

Ответить
transcom_2011@mail.ru, 5 сентября 2013 17:48

Если ошибка в номере вкладыша.Как исправить?

+5

Ответить
Анонимный гость, 25 ноября 2013 15:25

У нас в бюджетном учреждении нет штампа "ВЫДАН ВКЛАДЫШ",какого он должен быть размера?

+2

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
thea, 24 июня 2014 16:49

Штамп можно купить или сделать наборный. Мы наборный взяли, 4 строки, самый маленький. Правда, пришлось собирать надписи две строки подряд, - в трудовой на титульном мало места, иначе не влазит надпись.

+1

Ответить
Олеся, 12 марта 2014 18:17

Подскажи если в разделе Сведения о награждении были внесены ошибочно записи, причем первая запись продолжение из раздела Сведения о работе без нумерации и потом следом еще записи о принятии и увольнении с нумерацией согласно предыдущим записям 29,30. Как мне нормировать далее в сведении о награждении записи об отмене трех предыдущих записях?

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 13 марта 2014 19:00

Смотрите пример 2

+0

Ответить
Анонимный гость, 19 марта 2014 12:37

А если записи о работе занесены в Раздел Сведения о награждения прошлыми работодателями (причем с 2003 года таких 11 записей) ? Мне как кадровику на новом месте работы сотрудника их все переписывать во вкладыш? имею я на это право?

+0

Ответить
Анонимный гость, 30 июля 2014 09:06

спасибо очень хорошо написано все понятно

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Наши акции

Подписка на печатные версии журналов издательства по низким ценам -
в ООО "Дело-пресс".

Тел: +7 (495) 482-30-58.

Вопрос-Ответ


Архив раздела
Задать вопрос

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.