Вопрос о приведении названия службы делопроизводства в соответствие с ее предметной областью «делопроизводство», зоной ответственности и выполняемыми функциями поставлен очень верно. Но конкретные названия служб делопроизводства в настоящее время не устанавливаются ни в одном регламентирующем документе. Понятия «служба делопроизводства», «служба документационного обеспечения управления» используются в качестве родовых понятий.
И канцелярия, и отдел делопроизводства должны быть, как правило, самостоятельными структурными подразделениями организации, осуществляющими функцию по организации и ведению (или просто ведению) делопроизводства (п. 3 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти).
«Канцелярия» как название специального делопроизводственного структурного подразделения было закреплено в Генеральном регламенте Петра I (1720 г.) и существует до настоящего времени. В нормативно-методических документах по делопроизводству (Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) М., 1974; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) М., 1991) было закреплено, что наименование и структура службы делопроизводства устанавливаются в соответствии с их принадлежностью к определенной группе организаций и в зависимости прежде всего от двух важнейших критериев:
Пример 1
В министерствах и ведомствах создавалось управление делами; на предприятиях, в институтах и в других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, а в организациях, не имеющих службы делопроизводства, работу с документами должен был выполнять секретарь или другое специально назначенное лицо.
В акционерном обществе структура организации, выбор и утверждение типов и схем организационной структуры – это зона ответственности исполнительных органов. При отсутствии современных регламентирующих документов общегосударственного уровня рекомендуем подойти к вопросу выбора и закрепления названия службы делопроизводства с позиций соблюдения общих правил разработки организационной структуры.
Все руководители, а особенно вышестоящие, понимают, что каждое направление деятельности или функция организации должны быть закреплены за конкретным подразделением, службой, чтобы в организации были обеспечены ответственность за дело и управляемость. Во избежание дублирования функций осуществляется контроль за тем, чтобы для выполнения одной функции создавалась одна служба, а все процессы взаимодействия подразделений по выполняемым ими функциям были строго регламентированы с определением конкретных зон ответственности. Конечно, соблюдаются нормы управляемости, т.е. в управлении у каждой службы должно быть не более 6-7 объектов.
На этих основах строится организационная структура, при разработке которой обязательно соблюдаются иерархичность функций и подразделений и унификация наименований структурных единиц одного и того же уровня (даже при матричных, маркетинговых, «клиентских» и т.п. нелинейных оргструктурах).
Если за службой полностью закрепляется функция организации и ведения делопроизводства, которая является не основной, но относится к инфраструктурным функциям1, то служба должна называться так же, как и другие инфраструктурные подразделения, находящиеся на том же организационном уровне.
Пример 2
Если самостоятельную инфраструктурную функцию управления персоналом закрепляют в организации за Управлением кадрами, то находящиеся на том же уровне подразделения (например, подчиняющиеся первому лицу) называются Управление делами, Управление бухгалтерского учета, Юридическое управление, Управление ИТ-технологий и т.п.
В новой системе стандартов ИСО по управлению документами (Management System for Records; MSR) отражен именно такой современный подход к службе управления документами, которая отнесена к инфраструктурным службам организации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?
Как в протоколах оформлять реквизит «место составления или издания»? При оформлении протоколов в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях этот реквизит в отношении оформления протоколов назван «место заседания». Как необходимо оформлять: – населенный пункт (как определено в п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016) или – кабинет руководителя (в некоторых протоколах указывают полный адрес вплоть до кабинета)?
Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
