Допускается ли прошивка многостраничных документов при помощи люверсов?

Люверсы, цветные наклейки необычной формы с клеящей поверхностью, ленточки для скрепления всего сшива сейчас предпочитают в основном нотариусы для оформления копий документов. Возможно, это работает на подсознательном уровне и обеспечивает восприятие внешней формы нотариальных копий документов как более значимых и статусных объектов.

Какого-либо единого нормативного правого акта о «прошивке» многостраничных документов и их копий, о технике сшивания и об используемых материалах нет.

На страницах нашего журнала мы рассматривали данный вопрос и в теоретическом, и в практическом аспектах. Рекомендовали также исходить из прямых значений слов, которые используются в действующем законодательстве и нормативных правовых актах. Если в них говорится именно о сшивании или прошивании, а не просто о скреплении, то очевидно, что речь идет о применении ниток, концы которых заклеиваются бумажной наклейкой с оформленными на ней удостоверительной надписью и печатью. Соблюдение именно таких правил и составляет основы нашего делопроизводственного «ремесла».

Но в настоящее время считаем необходимым напомнить и о сроке хранения документа, который является одной из важнейших составляющих алгоритма управления документами, от которого зависит форма представления документа (бумажная или электронная) и который необходимо учитывать в процессе создания и оформления документа как материального объекта.

Во-первых, чем натуральнее материалы для сшивания (лен, хлопок) и чем проще техника сшивания, тем более они пригодны для документов временного свыше 10 лет и постоянного сроков хранения. Во-вторых, если сразу сшивать документы правильно, то в последующем в процессе архивно-технической обработки и подготовки документов к архивному хранению не придется изымать металлические (или даже пластмассовые) люверсы, а также скрепки и скобы от степлера, решать вопрос, что делать с узлами красивых ленточек, из-за которых корешок сформированного дела при переплете не будет ровным и т.п. Трудности при переплете документов дела возникают даже тогда, когда люверсы небольшого диаметра применяются для «оформления» отверстий, через которые потом многостраничный документ сшивается нитками. Середина корешка дела в этом случае будет более «толстой», чем верхняя и нижняя его части, кроме того, металлические люверсы будут окисляться и дадут отпечаток ржавчины на листах документа.

Поэтому люверсы (металлические или пластмассовые) допускается использовать для сшивания документов временного срока хранения до 10 лет включительно, которые не подлежат архивному хранению (в основном при сроке хранения 5 лет) или по отношению к которым разрешается частичная архивно-техническая обработка при подготовке к архивному хранению.