Сначала вспомним общие правила оформления документов и приложений к ним. Если документ изготавливается на двух и более страницах, то его страницы нумеруются, начиная со второй. ГОСТ Р 6.30-2003 при оформлении организационно-распорядительных документов устанавливает, что номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа документа.
Листы каждого приложения к документу нумеруются самостоятельно с соблюдением этих же правил.
Если подготовленный в бумажной форме и подписанный руководителем приказ с приложением к нему должен быть «включен» в СЭД (в управлении документами применяется термин capture, «захват» документа системой), т.е. он должен быть зарегистрирован в ней, то:
Такая технология в настоящее время внедрена в большинстве организаций, применяющих СЭД прежде всего в качестве инструмента реализации документооборота. В систему вносится информация об изданных документах, документы регистрируются, их электронные копии (или просто файлы без отметки об удостоверении копии) направляются на исполнение и контролируются. Карточки и файлы исполненных документов находятся на текущем оперативном хранении и впоследствии могут быть систематизированы для использования и поиска сведений о документах как фонд пользования электронных копий документов.
В связи с этим рекомендуем обратить внимание на приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства). Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (далее – Перечень) представляет собой минимальный набор полей той самой «входной» формы в СЭД (регистрационной карточки), правильное заполнение полей которой обеспечивает корректное включение информации о документе в систему.
Пункт 13 Перечня «количество листов основного документа» означает, что в данное поле должна вноситься информация об объеме изданного в вашей организации приказа.
Пункт 14 Перечня «отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)» предусматривает, что в СЭД вносятся сведения о количестве и объеме оформленных к нему приложений. И из названия данного поля следует, что приложения должны быть пронумерованы самостоятельно.
Пункт 21 Перечня «файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)» представляет собой название того поля регистрационной карточки, в которое должны быть помещены присоединяемые к ней сканированные электронные копии (образы, файлы) документов.
К сожалению, в пункте 14 Перечня требуется внесение информации об объеме приложений и не предусмотрена обязательность включения в систему наименований видов документов-приложений. А поиск документов с применением механизма «связанные документы», во-первых, должен обеспечить исчерпывающую полноту выявления информации, и во-вторых, в имени файла не всегда (и всегда не в полной мере) можно отразить наименование документа-приложения.
Ответ на данный вопрос можно завершить следующими рекомендациями:
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Допускается ли внесение изменений в приказ о внесении изменений, который вступит в силу 17 декабря 2025 года?
Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?
Прошу вас разъяснить следующие вопросы, ответы на которые необходимы для правильного формирования номенклатуры дел, а именно: 1. Относится ли «Распоряжение о проведении стажировки на рабочем месте сотрудника / о проведении стажировки на высоте….» к кадровым документам «По личному составу»? 2. Как определяются сроки хранения данных распоряжений?
Работаем с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровая служба забирала дело такого работника из архива и продолжала его вести. Как вносить данное дело в опись? Делить его или нет?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
