Что обозначает сноска в Перечне документов со сроками хранения «после проведения ревизии»?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 02 / 2020

Вопрос

Что обозначает сноска в Перечне документов со сроками хранения «после проведения ревизии». Дело хранится 5 лет после ревизии или уничтожается после ревизии сразу, если до ревизии уже прошло 5 лет хранения?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Обратите внимание на эту статью закона об архивном деле:

Фрагмент документа

Статья 21.1 «Установление и исчисление сроков хранения архивных документов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов…

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством…

Перечни типовых управленческих документов (в т.ч. и пока действующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558) являются нормативными правовыми актами и имеют обязательный характер, поэтому и все примечания к установленным срокам хранения являются обязательными. Все примечания подчеркивают, что срок хранения начинает исчисляться после исполнения и истечения срока действия документов:

после прекращения действия;
после исполнения условий соглашения;
после исполнения обязательств;
после снятия с налогового учета;
при условии проведения проверки, ревизии;
при условии проведения внешней (аудиторской) проверки и т.п.

Подобные примечания чаще всего встречаются в разделах перечней, когда устанавливаются сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и отчетности. Именно первичные учетные документы и документы-основания к ним фиксируют факты совершения хозяйственной операции и являются основой для их отражения в бухгалтерском учете.

Поэтому, во-первых, храните документы в течение нормативного срока – 5 лет после завершения проверки, ревизии, если в перечне сделано такое уточнение срока. А во-вторых, посоветуйтесь с бухгалтером, потому что срок хранения первичных учетных документов может исчисляться как срок (год) последнего использования документов в бухгалтерском учете + 5 лет при условии завершения проверки, ревизии. Поясним на примере, что подразумевают заложенные в Перечне формулировки:

Пример 1

Организация приобрела какие-то основные средства (оборудование, здание и т.п.) и в течение всего срока, когда будет исчисляться амортизация, документы-основания будут выполнять свою функцию доказательства, будут продолжать свое действие и должны сохраняться, например, в течение 30 лет. А потом надо хранить еще плюс 5 лет после завершения налоговой проверки (и с 1 января следующего года их можно будет уничтожить). По крайней мере это имеет в виду Перечень документов со сроками хранения 2010 года, на смену которому мы ждем новый.

Если действовать «четко по написанному», то возникают вопросы, на которые мы попросили ответить аудитора, который знает практику работы:

Мнение эксперта

Дмитрий Ширяев, руководитель направления судебной практики аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Если ждать налоговой проверки и от этого отсчитывать 5 лет, то такая проверка может никогда не прийти либо прийти лет через 10. И все это время действительно нельзя уничтожать документ?

Формально (если буквально следовать тексту нормы) без прошедшей проверки соответствующие документы уничтожать нельзя. Но эту проблему может решить и сама организация, которой мешают те или иные документы.

О какой ревизии идет речь – может имеется в виду не налоговая проверка?

Сноски, указанные в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, упоминают о «проверке (ревизии)». При этом ревизии проводятся в целях бюджетного контроля (п. 2 ст. 267.1 БК РФ) и у большинства организаций их точно не будет. Ревизионные комиссии (ревизоры) АО и ООО (там, где они есть) проводят не ревизии, а проверки. Итак, проверка (но не ревизия) документов может быть проведена как внутренними контрольными органами, так и аудиторами (для ГУПов возможен именно этот вариант). Поэтому проверку можно сделать силами ревизоров общества или же заказать аудит. От даты получения результата проверки (отчета или заключения) будет отсчитываться срок на уничтожение.

Налоговая проверка проверяет конкретный период и/или налог. Если документ организации не относится к предмету проверки, то надо ждать той проверки, что его проверит, и только потом отсчитывать 5 лет хранения?

Как описывалось выше, организация может сама заказать проверку, т.к. нет указания на то, что проверяющими могут быть только государственные органы. В случаях же, когда юридическое лицо подлежит обязательному аудиту, проблемы непроведенной проверки вообще не будет, и от результата той или иной аудиторской проверки можно будет отсчитывать 5-летний срок для соответствующих документов.

Итак, каждая организация решает проблему ненужных документов по-своему. Как видите, в большинстве организаций проверка возможна по собственной инициативе своими силами либо приглашенными аудиторами. По итогам проверки можно будет получить анализ рисков, вытекающих из деятельности компании, а заодно – выполнить условие, обязательное для последующего уничтожения ненужных документов.