Если ваша организация не заказывает себе фирменные бланки для документов в типографии, то создать их можно, и совершенно бесплатно – собственными силами при помощи стандартного пакета офисных программ. В статье вы найдете пошаговый алгоритм действий в MS Word-2007, он поможет вам создать и потом коллективно использовать шаблоны фирменных бланков.
Преимущество шаблона в том, что рядовой исполнитель не сможет случайно или намеренно его изменить. Конечно, можно сохранить бланк организации в формате обычного документа и договориться с коллегами не вносить в него изменений, но, поверьте, просуществует такой документ недолго. Шаблоны как раз и придуманы для того, чтобы дать возможность пользователям на их основе создавать документы бесчисленное количество раз, при этом оставляя сам шаблон неизменным.
Шаг 1. Создаем новый документ
Если вы просто запускаете программу MS Word, то она автоматически открывается с уже созданным, но еще не сохраненным документом. Не стоит начинать работы по созданию фирменного бланка сразу. Прежде сохраните пока пустой файл, тогда у вас будет больше шансов восстановить результаты своей работы в случае сбоя (а с Word`ом такое случается).
Для этого выберите пункт верхнего меню, изображенный на Рисунке 1, а в открывшемся окне набейте с клавиатуры наименование нового шаблона в поле «Имя файла» и укажите место его сохранения.
Шаг 2. Задаем поля бланка
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предлагает следующие минимальные размеры полей: для левого, верхнего и нижнего – 20 мм, для правого – 10 мм.
Мы рекомендуем сделать левое поле немного шире и установить значение хотя бы в 25 мм. Это поле служит для сшивания документов и в будущем может быть помещено в переплет, поэтому несколько миллиметров про запас не будут лишними.
На Рисунке 2 (отмечено восклицательными знаками) показано, как Word затемняет зоны полей на экранных линейках вокруг листа документа.
Рисунок 1. Сохранение файла в качестве шаблона документов
Рисунок 2. Вставленный логотип
Шаг 3. Располагаем логотип (эмблему) компании
С самого начала следует определить, будет ли бланк угловым или продольным. Далее начинаем размещать реквизиты. В первую очередь располагаем на бланке графический объект – логотип или эмблему компании.
Вставка изображения, которое уже имеется на компьютере в виде отдельного файла, происходит очень просто. Для этого перейдите во вкладку «Вставка» в верхнем меню и нажмите на «Рисунок» (см. Рисунок 3), после чего в открывшемся окне выберите нужный файл и нажмите на «Вставить». Изображение окажется в документе.
Скорее всего, размер изображения придется скорректировать. Для этого нужно «кликнуть» по картинке. О том, что картинка выделена, подскажет прямоугольная рамка вокруг нее (см. Рисунок 2). При наведении «мыши» на углы рамки курсор превращается в диагональную стрелку. Управляя этой стрелкой с помощью левой кнопки «мыши», можно «растягивать» размер изображения. За зеленый кружок «на палочке» вверху рамки при помощи «мышки» можно поворачивать изображение.
Добившись нужного размера логотипа, располагаем его по центру или слева (в зависимости от того, какой у нас будет бланк – продольный или угловой). Если сразу вы не попадете в центр, то позже, после внесения текста, сможете уточнить положение логотипа, пододвинув его.
Если у молодой компании до сих пор нет своей эмблемы, а украсить бланк картинкой очень хочется, можно воспользоваться коллекциями MS Office. Для этого нужно перейти во...
