Руководитель может быть избран или назначен, утвержден в должности и принят на работу. Какие-то из этих действий взаимоисключающие, а какие-то следуют друг за другом и каждое документируется. Поэтому в разных документах могут совершенно обоснованно фигурировать разные термины в отношении одного и того же человека.
К сожалению, в законодательстве в ряде случаев мы сталкиваемся с путаницей в терминах. Поэтому еще надо разобраться, какой из них использовать в протоколе коллегиального органа, решении единоличного владельца бизнеса, приказе о приеме на работу и трудовой книжке. Предлагаем свои рекомендации.
В разных документах пишем разные термины?
В ст. 68 ТК РФ указано, что «прием» на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. И лучше придерживаться этой формулировки.
В утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 типовой форме такого приказа также используется термин «прием на работу». Напомним, что с 01.01.2013 унифицированные формы перестали быть обязательными к применению. Поэтому некоторые работодатели теперь используют в приказах и другие формулировки:
- «назначить»,
- «принять в штат»,
- «приступить к обязанностям»,
- «вступить в должность».
Термин же «избрать» редко встречается в приказах, т. к. приказ подписывается одним лицом без проведения процедуры голосования.
Иногда возникает вопрос – какую формулировку использовать в трудовой книжке 1, если в протоколе общего собрания участников указано «избрать», а в приказе «принять»?
Согласно абз. 3 п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320 и вступившего в силу с 01.09.2021) в графе 3 трудовой книжки делается запись о принятии или назначении. Но в Порядке не говорится, чем «принятие» отличается от «назначения». Эти термины используются как равнозначные 2.
В ч. 2 ст. 16 ТК РФ указано, что трудовой договор может заключаться на основании определенных процедур, например «избрания». Это означает, что сначала кандидата избирают, а уже потом принимают на работу. Приказ о приеме на работу директора всегда принимается на основании протокола (решения) об его избрании (назначении). Поэтому:
- Допустимо использовать в протоколе формулировку «избран», а в приказе и трудовой книжке – «принят».
- Но есть и другая точка зрения – запись в трудовой книжке должна соответствовать формулировке, содержащейся в документе, на основании которого она вносится. В этой связи следует отметить, что в графе 4 трудовой книжки допускается делать ссылку:
- или на решение уполномоченного органа об избрании (назначении),
- или на приказ о приеме на работу (согласно письму Роструда от 22.09.2010 № 2894-6-1).
Полагаем, что именно выбор такого документа должен быть определяющим для заполнения графы 3. К примеру:
- если в графе 4 решили сослаться на протокол, в котором указана формулировка «избрать», то и в трудовой книжке следует указать «избран»;
- если же ссылаемся на приказ, в котором указано «назначить», то более логичным будет использовать в трудовой книжке именно эту формулировку (Пример 1).
Мнение эксперта
Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»
Какой документ надо указывать в графе 4 трудовой книжки руководителя организации? В письме Роструда от 22.09.2010 № 2894-6-1 чиновники предлагают выбирать из 2 вариантов:
- протокол заседания общего собрания участников (акционеров), либо совета директоров общества, либо иное решение работодателя об избрании / назначении на должность;
- приказ руководителя организации о вступлении в должность.
Если выбирать из этих вариантов, то, на наш взгляд, в бумажной трудовой книжке лучше делать ссылку на приказ. Издавая его, руководитель тем самым также подтверждает, что с определенной даты приступил к выполнению своей трудовой функции.
Фактически приказ о вступлении в должность заменяет собой приказ о приеме на работу, тогда 2-й из них можно не издавать.
Еще обратите внимание: запись в трудовую книжку руководителя не должна вноситься ранее, чем эта организация будет зарегистрирована в Едином государственном реестре юридических лиц (это актуально для компаний на стадии создания).
