Одним из этапов жизненного цикла большинства документов является их уничтожение. Причины бывают разные:
В этой связи специалистам службы ДОУ и «родственных» профессий (таких, как архивное и библиотечное дело) приходится решать две противоположные задачи:
Первая из перечисленных задач связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.
Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. Желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления. Подобная работа, которую следует проводить в рамках программ защиты важнейших документов организации и обеспечения непрерывности деловой деятельности, значительно повышает шансы на успешное восстановление, если несчастье все-таки случится.
С древнейших времен известно, что самый надежный способ избавиться от информации — это уничтожить ее вместе с носителем.
Когда носитель дешевый, то так обычно и поступают, но не так-то просто решиться на уничтожение дорогостоящего пергамента (или жесткого компьютерного диска), который можно использовать еще раз.
«Делопроизводители» прошлых веков и тысячелетий для записи новой информации нередко повторно использовали носители информации, просто стирая то, что было написано ранее. Особенно постарались средневековые писцы, часто использовавшие «очищенные» древние рукописи. Казалось бы, античные тексты были потеряны навсегда. Однако «хитрые» потомки, используя новейшие достижения технического прогресса, нашли-таки способы восстановить некоторые из этих материалов.
Пример 1
|
В 1906 году в одном из греческих монастырей на страницах древнего пергамента тысячелетнего возраста, содержавшего византийские рисунки, были случайно обнаружены слабые следы более древнего математического текста. Расшифровка велась единственно возможным тогда способом — с помощью увеличительного стекла. Как выяснилось, была найдена византийская копия труда «О методе механического доказательства теорем», написанного Архимедом Сиракузским в 3 веке до нашей эры, считавшаяся безвозвратно утраченной. В 1920-е годы рукопись исчезла, и только в 1998 году снова появилась на аукционе, где была приобретена анонимным коллекционером за 2 миллиона долларов и передана в музей Балтимора для дальнейшего изучения. Задача стояла сложная, т.к. ученые хотели сохранить и позднейшие рисунки. Для восстановления текстов ученые используют флуоресценцию древних чернил в рентгеновских лучах. К настоящему моменту удалось выявить около 80 процентов текста, а полная расшифровка должна занять несколько лет и завершится в 2008 году. |
Мораль этой истории проста: если носитель не уничтожить, рано или поздно найдется способ извлечь ранее записанную информацию.
Для бумажных документов основными методами уничтожения на сегодняшний день являются:
Каждый из перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки, и используется в зависимости от сложившейся практики делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации.
Сжигание на протяжении многих лет было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода — он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации, и, в крайнем случае, можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования.
Есть у него, однако, и серьезные недостатки:
Химическая обработка приводит к размягчению бумаги и превращению ее в бумажную массу. Это надежный, но недешевый метод, и в настоящее время его используют в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении секретных документов шредированием.
У метода тоже есть свои недостатки:
Одно время этот метод был очень популярен в США. Вместе с другим мусором документы вывозились на свалку и закапывались. Подобная практика резко сократилась после того, как в ходе нескольких судебных разбирательств суд заставил их участников за свой счет выкопать, перебрать и представить относящиеся к делу документы. Дело в том, что, в соответствии с законами США, если документы, относящиеся к разбираемому судом вопросу, физически существуют и их можно извлечь, стороны и суд вправе требовать их предоставления, даже если соответствующие сроки хранения истекли. Как показал опыт, закопанные документы в большинстве случаев хорошо сохраняются.
Недостатки данного метода:
Шредирование — наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна (и даже возможность заработать, сдавая бумажную обрезь в макулатуру), «экологичность», достаточная надежность.
Организации или самостоятельно уничтожают документы, или пользуются услугами фирм, занимающихся переработкой вторичных отходов. И у того, и у другого вариантов есть свои плюсы и минусы.
Вариант 1: Самостоятельное уничтожение документов в шредере.
Главное достоинство — документы можно уничтожать поэтапно на своей территории, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в оперативной работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты и контролируется службой безопасности.
Недостатки метода:
Вариант 2: Услуги специализированных фирм.
Существуют два направления в организации работы таких фирм: оказание платных и бесплатных услуг.
При платном обслуживании после упаковки дел в короба фирма часто берет всю дальнейшую работу на себя; документы могут регулярно вывозиться в уже опечатанных коробах, и фирма гарантирует конфиденциальность их уничтожения.
Минусы:
Пример 2
|
В октябре 2004 года австралийская газета The Sunday Mail провела независимое расследование работы одной из фирм, предоставлявшей услуги по конфиденциальному уничтожению документации государственных органов власти, полиции, суда, медицинских и деловых бумаг. В ходе расследования журналисты установили, что документы из специальных коробов для конфиденциального уничтожения не шредировались на месте, а отвозились на перерабатывающий завод, их содержимое просто высыпали там на пол. Водители подписывали сертификаты об уничтожении, не убедившись в реальном уничтожении документов. В статье, опубликованной по результатам расследования, рассказывалось, что «…рабочие отбирали наиболее интересные документы, чтобы почитать их на досуге». Государственные органы отказались от услуги фирмы, которая не выполнила условия контракта на уничтожение документов. |
Ряд фирм, занимающихся переработкой вторсырья, предоставляет бесплатные услуги, в состав которых чаще всего входят:
Уничтожается сразу весь массив подготовленных документов (хотя это может занять и целый день), и следующий визит можно будет планировать через год. Прибыль эти фирмы получают, сдавая бумажную массу на переработку и получая деньги от Вторсырья.
Минусы:
Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.
Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.
Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.
Неумышленное шредирование хотя и встречается, но редко. Основная масса материалов уничтожается осознанно, в интересах обеспечения информационной безопасности, и, прежде всего, безопасности собственника документов. Восстановлением информации занимаются другие заинтересованные органы и лица.
Опыт показал, что восстановить шредированные документы возможно, и в этой области идет своя, незаметная для широкой публики, «гонка вооружений». С одной стороны, «реставраторы» активно применяют современную технику и программное обеспечение, с другой — для уничтожения применяются шредеры, режущие бумагу на все более мелкие кусочки, а для большей надежности бумажная «соломка» перемешивается и обрабатывается химическими составами.
Пример 3
|
4 ноября 1979 года в Иране было захвачено здание посольства США, 70 человек из числа дипломатов и сотрудников посольства были взяты в заложники. Наиболее секретные документы посольства были шредированы. Иранские женщины вручную восстановили большинство документов, подбирая полоску к полоске. По некоторым данным, было восстановлено более 80% документов, содержавших имена агентов американских спецслужб, планы по уничтожению исламской революции, методы подрывной работы. Часть документов была опубликована иранскими властями. К 1995 году было выпущено 80 томов. |
Наиболее амбициозным проектом по восстановлению уничтоженных бумажных документов является работа по восстановлению документов из архивов службы госбезопасности ГДР, известной как «Штази».
Пример 4
|
Осенью 1989 года немецкое правительство получило в наследство более 17 тысяч мешков с остатками документов службы госбезопасности ГДР. В мешки для мусора были сложены подготовленные для уничтожения документы, которые были либо разорваны, либо шредированы. «Штази» не успело окончательно уничтожить документы. В феврале 1995 году правительство Германии создало специальную архивную комиссию, которой было поручено организовать восстановление документов. По оценкам специалистов, всего в мешках находилось 33 миллиона страниц документов. Восстановление разорванных документов подобно складыванию мозаики: слоями, чтобы не разрушить возможную связь, обрывки вынимаются из мешков и выкладываются на рабочую поверхность. При первичной сортировке учитывается цвет бумаги, чем написан документ (карандаш, ручка, чернила, машинопись), и, наконец, содержание написанного (например, псевдонимы, регистрационные номера и т.п.). При известном везении, после такой сортировки удается восстановить многие страницы рукописи, или даже полный документ. Документы пострадали по-разному: некоторые были порваны 1–2 раза, большинство же — 20–30 раз. Рекорд побила страница формата А5 с важной информацией, которая в общей сложности была собрана из 98 маленьких частей. Это очень трудоемкая работа. Один сотрудник рабочей группы восстанавливает в среднем за рабочий день 10 листов. К июню 2003 было собрано и соединено в документы «всего лишь» около 520 тысяч листов из 245 мешков.
Опыт 8 лет работы показал, что для повышения эффективности необходимо использовать современные компьютерные технологии, тем более, что восстанавливать вручную шредированные документы еще сложнее. Правительством Германии в 2003 году был объявлен конкурс среди компаний, предоставляющих услуги в области восстановления документации. Требовалось предложить эффективный компьютерный метод восстановления документов, включающий поточное сканирование обрывков и последующую подборку подходящих друг к другу кусочков при помощи программного обеспечения. В конкурсе победили компания GdB (подразделение Lufthansa Systems) и берлинский Институт производственных установок и методики конструирования имени Фраунгофера (Fraunhofer-Institut, IPK). Консорциум предложил следующий план работ:
Осенью 2004 года, вследствие нехватки средств, проект фактически был заморожен. Хотя технически воссоздание документов возможно, стоимость все-таки настолько высока, что даже Германия не может себе этого позволить. Нужно также учесть, что восстановленные с таким трудом документы не дали стране ничего, кроме дополнительной политической напряженности. Да и «охотиться на ведьм» сегодня, спустя пятнадцать лет после событий, стало не так интересно. Итоги проекта пока не опубликованы, и с осени 2004 года пресса о нем не пишет. В последних сообщениях говорилось о возможной передаче документов и мешков с бумажной «стружкой» на хранение в федеральные архивы (если информация подтвердится, это будет первый в истории случай передачи шредированных документов на постоянное хранение). |
Немецкий опыт показывает, что, с одной стороны, шредирование является одним из надежных способов обеспечение информационной безопасности организации. Сотрудникам Штази удалось выиграть самое главное — время. С другой стороны, была подтверждена практическая возможность восстановления шредированных документов по цене примерно 20 — 100 долларов за лист, и продемонстрирована эффективность современных технологий.
Восстановить документы в больших масштабах также возможно, но на это требуются весьма значительные средства и время, а «процент успеха» вряд ли будет очень высок. По американским данным, даже при идеальных условиях вероятность восстановления документа, пропущенного через шредер того типа, что использовались в «Штази», составляет 90%. Если же используются современные шредеры для секретных документов, то вероятность успеха при применении имеющихся сегодня средств не превышает 10%.
Восстановление, даже в небольших объемах, обходится заказчику в кругленькую сумму, и прибегают к нему только в исключительных случаях.
Пример 5
|
Американская компания ChurchStreet () регулярно выполняет заказы адвокатских контор и частных сыскных агентств по программному восстановлению бумажных документов, пропущенных через шредер. Согласно стандартным расценкам фирмы восстановление одного кубического фута шредированных документов (примерно 100 страниц) стоит около 2 тысяч долларов, но при условии, если бумага измельчена за один проход, то есть превращена в тоненькие полоски — «лапшу». Для более тяжелого случая — «перекрестного измельчения», дополнительно рубящего лапшу на кусочки размером несколько миллиметров, — программа восстановления создана совсем недавно, и стоит эта услуга существенно больше — от 8 до 10 тысяч долларов за кубический фут. |
Вода — враг документов, и именно она чаще всего становится причиной головной боли для их собственников. К природным стихийным бедствиям — наводнениям, потопам, ливням, цунами — нужно добавить и техногенные катастрофы, такие, как прорывы канализации и отопления.
Пример 6
|
При наводнении в Саксонии (Германия) в августе 2002 года пострадали: 9 коммунальных архивов, 6 церковных архивов, 2 экономических архива, 1 университетский архив. Министерство юстиции Саксонии потеряло 12 км юридических документов, а 3 км поврежденных документов были спасены. Были утрачены семейные и исторические документы за 1890 — 1990 годы, а также документы о судебной реформе после объединения Германии. |
Вода не сразу разрушает документы и содержащуюся в них информацию. Основным фактором, от которого часто зависит успех спасательных работ, является время. Как правило, все решают первые 48 часов, а некоторые документы надо спасать немедленно. При больших масштабах бедствия появляется опасность повреждения документов плесенью, активно разрушающей влажную бумагу. Для намокших бумажных документов главным методом восстановления является сушка.
Если ее невозможно провести быстро, намокшие документы необходимо в течение 48 часов законсервировать, а именно, заморозить. Замораживание сейчас регулярно применяется при различного рода чрезвычайных происшествиях. Немецкие архивы применяли этот метод консервации при наводнениях 2002 и 2003 года; после наводнения в Праге были заморожены ценнейшие средневековые манускрипты. Можно использовать даже бытовые морозильные камеры — при затоплении библиотеки в одном из австралийских университетов в дело пошли даже охлаждаемые прилавки для продажи мороженого. Для больших объемов поврежденных документов используют рефрижераторы или арендуют морозильные камеры на промышленных предприятиях и продуктовых складах.
Пример 7
|
10 апреля 2003 года в Каменец-Подольском государственном городском архиве (Хмельницкая область Украины) огнем и водой были повреждены практически все документы одного из хранилищ, значительная их часть была утрачена безвозвратно. Пострадали пять ценнейших фондов, более 100 тысяч единиц хранения — история Подолья (территория трех нынешних областей) конца ХIII — начала ХХ веков. После пожара 43 тысячи поврежденных огнем и водой томов были помещены в морозильные камеры. Большую часть этих документов удалось сохранить. |
Опишем применяемые методы сушки документов.
Диффузионная сушка. Поврежденные водой документы прокладывают через каждые 10 — 15 листов бумагой с высокой впитывающей способностью. Для этой цели можно использовать фильтровальную или газетную бумагу, и даже салфетки и бумажные полотенца. Менять впитывающую бумагу нужно как можно чаще, не реже, чем через 5–6 часов. Метод не требует специального оборудования и может применяться «в полевых условиях». Он наиболее эффективен при небольшом количестве поврежденных материалов.
Недостатки:
Конвективная сушка (воздушная) — наиболее распространенный метод сушки книг и документов путем обдува их нагретым воздухом. Для усиления циркуляции воздуха можно использовать бытовые вентиляторы. Метод наиболее эффективен в тех случаях, когда повреждено небольшое количество документов, и степень их намокания не слишком велика. Конвективную сушку обычно сочетают с диффузионной. Метод недорогой, т.к. не требует специального дорогостоящего оборудования. Недостатки:
Вакуумная сушка — высокопроизводительный способ, создающий «мягкие» условия сушки для бумаги, кожи и других материалов. Мокрые книги высушиваются в вакуумной камере при относительно небольшом вакууме (3 — 4 мм рт. ст.) и подогреве до 60 — 80 °С.
Для сушки можно использовать промышленные камеры, которые есть на многих больших производствах. На первом этапе сушки материал прогревают до заданной температуры, затем давление снижают и удаляют пары воды через вакуумную систему. При необходимости цикл повторяют.
Промышленные камеры могут вместить до 2 — 2,5 т документов. Длительность сушки зависит от количества материалов и степени их намокания и составляет в среднем от 8 часов до 1 — 2 суток. Качество сушки при соблюдении технологических режимов — хорошее.
Недостатки:
Сублимационная сушка (сушка вымораживанием). Вакуумная сублимационная сушка признана в мировой практике консервации наилучшим на сегодняшний день способом восстановительной сушки. Замороженный до –30 °С материал высушивают при глубоком вакууме, в результате лед превращается непосредственно в пар. Это дает возможность эффективно восстанавливать даже документы, написанные нестойкими чернилами. Способ дорогостоящий, но дает блестящие результаты — коробление высушенной бумаги минимальное. За рубежом метод широко распространен, имеются мобильные и стационарные установки.
Пример 8
|
Недавно, при исследовании останков «Титаника», на поверхность был поднят чемодан с книгами и документами погибшего пассажира. Компания «Document Preprocessors», используя метод сублимационной сушки, успешно восстановила все материалы. |
За рубежом существует достаточно много частных фирм, предоставляющих подобные услуги. Они полностью берут на себя заботу о поврежденных документах: от эвакуации с места ЧП до полного восстановления и размещения на прежнем месте. Если собственник документов не хочет даже на время с ними расставаться (например, из соображений безопасности), фирмы имеют в своем расположении мобильные морозильные и сушильные камеры, с использованием которых можно производить восстановительные работы на месте. В нашей стране, к сожалению, пока таких фирм нет.
До конца сжечь плотно стоящие на полках или лежащие в связках или делах документы довольно сложно. Это объясняется тем, что кислорода в данном случае недостаточно для полного сгорания бумаги. После воздействия огня документы чаще всего обуглены по краям, сильно закопчены и задымлены. Кроме того, при тушении пожара очаг возгорания обильно заливается водой, и многие документы при этом намокают — известно, что при пожарах гораздо больше документов гибнет от воды, чем от огня.
Основным методом восстановления поврежденных огнем документов является обрезка всех обгоревших частей документа и укрепление основы документа специальной синтетической пленкой. Квалифицированно такую работу может провести только специалист-реставратор.
В случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации. Не стоит забывать и об использовании современной фото- и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут получить страховку и объясниться с налоговыми и другими контрольными органами по поводу отсутствующих документов.
При оценке ущерба стоит сразу рассмотреть возможность получения дубликатов документов из других организаций, из банков, в которых находятся расчетные счета, от партнеров и контрагентов по бизнесу, и даже из налоговой инспекции. Вероятно, часть документов проще и дешевле будет восстановить в виде дубликатов, чем предпринимать дорогостоящие операции по реставрации пострадавших бумаг. Организация должна самостоятельно решить эти вопросы, ориентируясь, прежде всего, на свои финансовые и технические возможности.
Стоит также помнить, что налоговые органы чаще всего не удовлетворяются получением справки о чрезвычайной ситуации и хотят видеть результаты работы по восстановлению утраченных документов. Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне — Федеральная служба по финансовым рынкам), вообще включила в свое «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» требование о восстановлении любого утраченного подлинника документа общества.
|
Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03–33/пс) 3.4. … В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. |
В данной статье мы затронули вопрос уничтожения только бумажных документов. Организация сохранения и надежного уничтожения электронных документов — задача еще более сложная и многогранная. К ее рассмотрению мы приступим уже в следующем году.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Состав работ, который традиционно выполняется в конце и начале года, в разных организациях отличается. Показываем, что входит в обязательную программу и что еще целесообразно сделать (сможете проверить себя по «чек-листу»). Где взять подсказки для наилучшего выполнения.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
